Excel表格的基本操作(精选39个技巧)
2017/4/7 职场实用心理学

    

     来源公众号:Excel精英培训(ID:excelpx-tete)作者:兰色幻想-赵志东 。EXCEL专业培训请联系微信:18539980003。本文经作者授权发布。

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     本篇是兰色从海量excel技巧中,精选出的最最最贴近实用的技巧,共39个,重新配图配文,希望对同学们能有帮助。(最新一次整理时间:2016年6月18日早)

     目 录

     技巧1、利用批注完成多列内容合并

     技巧2、筛选以1开始和以8开始的数字

     技巧3、一列数字前批量加汉字

     技巧4、单元格内强制换行技巧

     技巧5、锁定标题行

     技巧6、打印标题行

     技巧7、查找重复值

     技巧8、删除重复值

     技巧9、快速输入对号√

     技巧10、万元显示

     技巧11、隐藏0值

     技巧12、隐藏单元格所有值。

     技巧13、单元格中输入00001

     技巧14、按月填充日期

     技巧15、合并多个单元格内容

     技巧16、防止重复录入

     技巧17、公式转数值

     技巧18、小数变整数

     技巧19、快速插入多行

     技巧20、两列互换

     技巧21、批量设置求和公式

     技巧22、同时查看一个excel文件的两个工作表。

     技巧23:同时修改多个工作表

     技巧24:恢复未保存文件

     技巧25、给excel文件添加打开密码

     技巧26、快速关闭所有excel文件

     技巧27、制作下拉菜单

     技巧28、二级联动下拉

     技巧29、删除空白行

     技巧31、表格只能填写不能修改

     技巧32、文字跨列居中显示

     技巧33、批注添加图片

     技巧34、批量隐藏和显示批注

     技巧35、解决数字不能求和

     技巧36、隔行插入空行

     技巧37、快速调整最适合列宽

     技巧38、快速复制公式

     技巧39、合并单元格筛选

     技巧1、利用批注完成快速合并

     先插入一批注,然后复制多列数据,再选取批注按ctrl+v粘贴,然后再复制批注文字粘贴到表格中即可。

     (注意:很多同学粘贴批注无效,是因为要点选批注边缘来选取批注,不要让批注进入文字编辑状态。)

    

     技巧2、筛选以1开始和以8开始的数字

     在搜索框中输入1*,点确定。结果如下图

    

     再打开搜索窗口,在搜索框中输入8*,选取“将当前所选内容添加到筛选器"

    

     筛选后的结果:

    

     技巧3、一列数字前批量加汉字

     选取数字列,按ctrl+数字1打开单元格格式设置窗口 - 数字 - 自定义 ,右而框中输入代码:"编号:"000

    

     完成后效果:

    

     技巧4、单元格内强制换行

     在单元格中某个字符后按alt+回车键,即可强制把光标换到下一行中。

    

     技巧5、锁定标题行

     选取第2行,视图 - 冻结窗格 - 冻结首行(或选取第2行 - 冻结窗格)冻结后再向下翻看时标题行始终显示在最上面。

    

     技巧6、打印标题行

     如果想在打印时每一页都显示标题,页面布局 - 打印标题 - 首端标题行:选取要显示的行

    

     技巧7、查找重复值

     选取数据区域 - 开始 - 条件格式 - 突出显示单元格规则 - 重复值。

    

     显示效果:

    

     技巧8、删除重复值

     选取含重复值的单元格区域,数据 - 删除重复值。

    

     技巧9、快速输入对号√

     在excel中输入符号最快的方式就是利用 alt+数字 的方式,比如输入√,你可以:

     按alt不松,然后按小键盘的数字键: 41420

     技巧10、万元显示

     在一个空单元格输入10000(建议设置数字格式和边框) - 复制它 - 选择性粘贴 - 运算:除

    

     转换后

    

     技巧11、隐藏0值

     表格中的0值如果不想显示,可以通过:文件 - excel选项 - 高级 - 在具有零值的单元格

    

     技巧12、隐藏单元格所有值。

     如果要隐藏单元格的值,选取该区域,右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入三个分号 ;;;

    

     技巧13、单元格中输入00001

     如果在单元格中输入以0开头的数字,可以输入前把格式设置成文本格式,如果想固定位数(如5位)不足用0补齐,可以:

     选取该区域,右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入 00000

     输入1即可显示00001

    

     技巧14、按月填充日期

     日期所在单元格向下拖动复制后,打开粘贴列表,选取“以月填充”

    

     技巧15、合并多个单元格内容

     把列宽调整成能容易合并后字符,然后选取合并的区域 - 开始 - 填充 - 两端对齐

    

     合并后:

    

     技巧16、防止重复录入

     选取要防止重复录入的单元格区域,数据 - 有效性 - 自定义 - 公式:

    

     如果重复录入,会提示错误并清除录入内容

    

     技巧17、公式转数值

     选取公式所在区域,复制 - 粘贴 - 粘贴为数值

    

     技巧18、小数变整数

     选取数字区域,ctrl+h打开替换窗口,查找 .* ,替换留空 然后点全部替换即可。

    

     技巧19、快速插入多行

     当你选取行并把光标放在右下角,按下shift键时,你会发现光标会变成如下图所示形状。

    

     这时你可以向拖拉

    

     你会发现你拖多少行,就会插入多少个空行。这种插入方法比选取一定数量的行再插入更加灵活。

     技巧20、两列互换

     在下面的表中,选取C列,光标放在边线处,按shift同时按下鼠标左键不松,拖动到B列前面,当B列前出现虚线时,松开鼠标左键即完成互换。

     放在边线

    

     按左键不松拖动到B列前

    

     完成

    

     技巧21、批量设置求和公式

     选取包括黄色行列的区域,按alt 和 = (按alt键不松再按等号)即可完成求和公式的输入。

    

     技巧22、同时查看一个excel文件的两个工作表

     视图 - 新建窗口

    

     设置重排窗口

    

     排列方式

    

     重排后效果

    

     技巧23:同时修改多个工作表

     按shift或ctrl键选取多个工作表,然后在一个表中输入内容或修改格式,所有选中的表都会同步输入或修改。这样就不必逐个表修改了。

     技巧24:恢复未保存文件

     打开路径:C:\Users\Administrator\AppData\Roaming\Microsoft\Excel\ ,在文件夹内会找到的未保存文件所在的文件夹,如下图所示。

    

     打开文件夹,未保存的文件就找到了。打开后另存就OK!

    

     为什么我测试没有恢复成功?你是怎么知道恢复文件的路径的?

     先看一个界面,看过你就明白了。

     文件 - excel选项 - 保存

    

     技巧25、给excel文件添加打开密码

     excel文件 - 信息 - 保护工作簿 - 用密码进行加密。

    

     技巧26、快速关闭所有excel文件

     按shift键不松,再点右上角关闭按钮,可以关键所有打开的excel文件。

    

     技巧27、制作下拉菜单

     例:如下图所示,要求在销售员一列设置可以选取的下拉菜单。

    

     分析:在excel里制作下拉菜单有好几种方法,我们这里是介绍用数据有效性设置下拉菜单,

     设置步骤:

     步骤1:选取销售员一列需要设置下拉菜单的单元格区域(这一步不能少),打开数据有效性窗口(excel2003版数据菜单 - 有效性,excel2007和2010版本 数据选项卡 - 数据有效性 - 数据有效性),在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。

    

     步骤2:在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容,有两种设置方法。

     1、直接输入法。在来源后的框里输入用“,”(英文逗号)连接的字符串:张一,吴汉青,刘能,将文胜,李大民

     2、引用单元格的内容法。如果销售员在单元格B4:B8区域里,在“来源”后输入或点框最后的折叠按钮选这个区域。如下图所示。

     进行如上设置后,我们就可以在销售员一列看到下拉菜单了。

     技巧28、二级联动下拉

     例:如下图所示,在手机列输入或选取苹果,型号下拉里会显示所有苹果手机的所有型号,如果手机列输入三星,在型号列下拉菜单显示所有三星的型号。

     手机列选苹果:

    

     手机列选取三星

    

     同学们应该明白什么是二级下拉联动菜单了,还等什么,我们一起开始制作吧。

     操作步骤:

     步骤1:设置数据源区域。就是把手机名称和型号整理成如下图格式备用,存放的位置随意。

    

     步骤2:批量定义名称。选取手机名称和型号区域后,打开指定名称窗口(excel2003版里,插入菜单 - 名称 - 指定,07和10版 公式选项卡 - 定义的名称组 - 根据所选内容创建),选取窗口上的“首行”复选框。如下图所示。

    

     步骤3:设置数据有效性。选取型号列,打开数据有效性窗口(打开方法见昨天的教程),在来源中输入=indirect(D5)

    

     进行如下设置后,二级联动菜单设置完成。

     技巧29、删除空白行

     选取A列区域 - ctrl+g打开定位窗口 - 空值 - 删除整行

    

     技巧30、表格只能填写不能修改

    

     操作步骤

     步骤1:按ctrl键,选取所有黄色的区域,然后按ctrl+1(数字1)打开“单元格格式”窗口,在锁定选项卡中,去掉“锁定”前面的勾选。

    

     步骤2:保护工作表。excel2003版工具菜单 - 保护 - 保护工作表。excel2010版审阅选项卡 - 保护工作表。

     按上述步骤操作后,你试着修改黄色区域单元格:ok。你试着在黄色之外的区域修改或插入行/列,就会弹出如下图所示的提示。

    

     技巧31、文字跨列居中显示

     如果你不想合并单元格,又想让文字跨列显示。可以选取多列 - 右键设置单元格格式 - 对齐 - 水平对齐 - 跨列居中。

    

     显示后效果

    

     技巧32、批注添加图片

     在制作产品介绍表或员工信息表时,常需要添加产品图片和员工照片,这时用批注插入图片是最好的选择。

     选取批注 - 右键“设置批注格式” - 颜色 - 填充效果 - 图片 -选择图片

    

     选择图片窗口

    

     设置完成效果:

    

     技巧33、批量隐藏和显示批注

     打开审阅选项卡,点击“显示所有批注”

    

     技巧34、解决数字不能求和

     数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。

     下面的方法可以帮你快速转换成可以计算的数字

     选取数字区域,第一个单元格一定是包括数字的,而且单元格左上方有绿三角,选取后打开绿三角,点转换为数字。如下图所示

    

     技巧35、隔行插入空行

     隔行插入是一个古老但又不断有人提问的话题,网上已有很多相关的教程,今天兰色录了一段动画,演示隔行插入的步骤。

     下面的演示分为两部分:

     1、隔行插入空行

     2、分类前插入空行

     注:演示过程中打开定位窗口的组合键是 ctrl + g

    

     技巧36、快速调整最适合列宽

     选取多行或多行,双击其中一列的边线,你会发现所有行或列调整为最适合的列宽/行高。

    

     技巧37、快速复制公式

     双击单元格右下角,你会发现公式已复制到表格的最后面。

    

     技巧38、合并单元格筛选

     含合并单元格表格

    

     如果直接筛选会出现下面的情况。(只筛选出第一条)

    

     如果想实现正确的筛选结果,需要对表格A列动一下手术。

     第一步:复制A列到E列。

    

     第二步:取消A列合并

    

     第三步:选取A列,CTRL+G定位 - 空值,在编辑栏中输入=A2,再按CTRL+Enter完成填充

    

     第四步:复制A列,粘贴成数值(公式转换成数值)

    

     第五步:用格式刷把E列的格式刷到A列,恢复A列的合并格式。

    

     “手术”完成后,就可以正常筛选了,如下图所示。

    

     技巧39、自动到期提醒

     原表:

    

     要求:

     离到期日30天内行填充红色,60天内填充黄色。

     效果:

    

     还可以修改G2:G3的期间,提醒色会自动更新

    

     怎么样?很好玩,也很实用吧。还等什么,跟兰色一起学吧!

     操作步骤:

     步骤1、添加到期天数列,计算出离还款还有多少天。

     公式 =D2-TODAY()

    

     步骤2、添加辅助表,可以用来动态调整提醒的天数。

    

     15表示15天内,45表示45天内。

     步骤3、选取表格(标题行不选),开始 - 条件格式 - 新建规则。然后进行如下设置:

     类型:使用公式确定.......

     设置格式框中输入公式=$E2<$G$2(按E列到期日判断,所在E前要加$)

     点格式按钮,设置填充色为红色。

    

     步骤4、按步骤3方法,再添加一个规则。公式为=$E2<$G$3,格式设置为黄色。

     步骤5、开始 - 条件格式 - 管理规则,在规则管理窗口中,把30天内规则提升到最上面。

    

    设置完成!

     能看到最后的同学说明你是很爱学习的同学,点最下面的大姆指鼓励一下你自已吧!

    

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