你写的不是Email，是态度!
2013/11/6 环球人力资源智库
要写一封专业的Email, 记住两点：有礼貌、讲重点。一封美观、清楚、简单、明晰的商务Email，会有效地显示出你的专业素养，让客户对你不敢小觑。对方从你的文字中挑不出任何的毛病，你的Email 就成功了。
确保你发的Email第一时间被打开
起个好标题实在太重要了， 可以让你的Ema i l 免遭埋没。以“ 开会通知”为例， 想象一下， 一个职场人每天邮箱中会收到多少封邮件， 而其中又有多少的标题中带有“ 开会” 这个关键词。因此， 主题栏的撰写是不可以含糊其辞的， 有必要将正文的内容提纲挈领地展示在主题栏里。
1、精炼地说明主要内容，切忌使用模棱两可的标题， 也别用一些语气助词来表达， 比如“ 喂”。 要写一封专业的Email, 记住两点：有礼貌、讲重点。一封美观、清楚、简单、明晰的商务Email，会有效地显示出你的专业素养，让客户对你不敢小觑。对方从你的文字中挑不出任何的毛病，你的Email 就成功了。
2、提供与对方相关联的信息。通常邮件的收件人在看邮件的时候，只会关注一件事情— 这封邮件能为我提供什么? 想要别人愿意花时间来阅读你的邮件， 就要给他们提供值得阅读的理由。因此在写邮件标题的时候， 就要给对方提供与他自身相关联的信息， 这时你所写的邮件标题是在跟他们解释需要阅读的原因。站在对方的立场写邮件标题，就会相当吸引人。
3、加入公司名称或自己的姓名。在发送对外邮件的时候， 加入公司的名称;在发送对内邮件的时候， 加入自己的姓名， 可以有效地增加邮件的打开率。世界知名的调查公司丘比特研究公司( J u p i t e r R e s e a r c h ) 经过调研发现， 在邮件的主题中加入发件者的身份可以将邮件打开率提升28%。
4、不要在标题中直接使用收件人的姓名。个性化的电子邮件标题很重要， 但并不一定所有的个性化都适合。有些人认为在标题上加入收件人的姓名， 可以引起收件人的注意， 进而提升阅读率。然而事实上， 大部分的邮件I S P( 互联网服务提供商) 会将标题中含有用户姓名的邮件直接认定为垃圾邮件， 所以此方法还应慎用。
5、适当地在邮件标题上注明截止日期。如果你的邮件比较紧急， 想要让对方尽快看到， 就可以适当地在邮件中使用一些“ 紧急” 之类的字眼， 并注明截止日期。当然， 也可以适当地使用一些大写字母， 或者是特殊的标点符号， 如叹号等来对标题进行突出。但也要适度，没到那个程度最好不要随便使用。
6、发送之前注意检查最为关键的一点是， 在标题上千万不要出现错别字和不通顺的句子。不要光顾着检查正文中的错误， 而忘记在发送之前检查标题。再次思考：在收件箱中，它是否能够脱颖而出? 它看起来像不像垃圾邮件? 明确了这些之后， 再发出你的邮件。
TIPS
不同对象，不同写法。给不同的对象发邮件可不是一件容易的事情。让收件人愿意阅读你的邮件， 就必须针对不同的对象， 采取不同的写作方式。可以适当地将收件人进行初步分类， 在注意基本礼仪的前提下， 有针对性地打动不同发件人的心。
谨言慎行的人
他们对待陌生人一贯信奉“ 祸从口出”，有些的确是很有能力的，那些经历过的挫折和阅历就是他们最好的资本， 他们凭此在团队中保持着核心竞争力。对待这样的人， 在邮件中要先对其表示尊敬和肯定。他们有时候不一定会表现自己， 但却特别希望自己的团队重视自己， 尤其是关于工作发展方向方面的意见。想要让他们对你的邮件有所回应， 就需要拿出诚恳的态度来。
职场菜鸟
他们在办公室没有太多经验和阅历，对于自己的能力没有很大的自信。对于这样的人，在邮件中不要反复强调事情本身，而是要注重提高他们的信心。一旦他们觉得自己的意见被接受，他们就会将此当成职场中迈出的一大步，并对接下来的工作热情高亢。
自主性强的人
有一种人不经常发言， 既不是职场菜鸟， 也不是谨小慎微， 而是太过于有主见。他们之所以不经常说话，是因为不屑于跟别人进行交流。比如在一些群体转发的邮件中， 他们从来不会回复， 因为觉得没有价值。在跟这样的人发邮件的时候， 不要有太多废话。邮件内容要有一定的深意， 比如整个项目的发展目标、阶段进展等，要努力让他们在阅读的过程中产生共鸣，调动积极性，参与进来。
有年龄差距的人
通常人们都愿意亲近跟自己年龄相仿的人， 然后是阅历相似的人， 最后才是价值观相近的人。给这样的人写邮件时，要注重建立起彼此的信任、共识以及责任感， 不要用自己单方面的思维来告诉别人应该怎么做， 注意阐述事实本身，慢慢与对方建立信任。
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用传统信件风格写商务Email
掌握商务Ema i l 的书写是职场的必修课， 但并非一件容易的事情。通常认为， 商务Ema i l 的撰写风格可以比照传统的信件， 有一些相对熟识的客户之间可以不用严格按照固定模式撰写。但因为商务Ema i l 比较正式， 因此采用较为严肃的风格更好。尤其是第一次接触时，会给人留下一个专业的好印象。
商务Email 的行文一定要简单、精炼。简单来说，分“格式”和“内容”两部分。
1、 格式：美观+ 清楚
要让自己的邮件内容显得清晰， 一个最简单的办法就是分出段落。每段只说一件事情。如果一件事情没有办法在一个自然段里说清楚， 就可以再分解成几段。千万不要让客户来为你断句， 去分析你究竟有几层意思。
美观就是将字体设置好， 中文一般是宋体五号，英文可以设置成西欧字体。
2、 内容：简单+ 明晰
写每一封商务Ema i l，不管是为了联系业务， 还是已经有了合作项目， 总是要让对方分清楚信息和行动。那就是要让对方从你的邮件中了解到， 哪些是他需要知道的信息， 哪些是他接下来应该采取的行动。
比如邮件开始打过招呼， 就开始直接叙述事实：这个项目进展得怎么样，出现了什么问题，原料价格近期上涨等。这样人家一看， 就知道发生了什么事。这就是你要让对方清楚的信息， 接下来就是应该提出对策。
你可以列出几个选项， 来帮助他解决发生的问题， 让对方在取舍之后可以尽快做出决定。如果其中的一个方案是你希望对方采用的， 就将你希望的理由写得更详细更合理。这其实是一种诱导，但注意不要做得太明显。在商务Ema i l中千万不要自作聪明， 直接指示对方怎么做，以免引起对方不快。
当然， 在职场中此类问题很多， 也很复杂， 但让客户自己做选择是第一原则。这要反复斟酌才能拿捏好分寸， 还需要在职场中慢慢修炼。
商务Email两大忌
1. 要礼貌但不要过分客气
商务Ema i l 可以直接叙述， 没必要拐弯抹角，搞过分客气那一套。过分客气的心态其实隐隐表示着你有求于人，这样一来就会让你的立场完全暴露在对方的面前，这种沟通是不平等的。
为了避免造成日后业务上的不平等起点，商务Ema il 中只需要保持得体就足够了。那些寒暄的客套话也不要太多，简单的招呼就可以， 多了也没什么实际作用，人家也不见得领情。有些人在商务Email中的客套话写得让人鸡皮疙瘩掉一地，这完全没必要。
2 . 别随便在Email 中道歉
在出现问题的情况下，除非真是你的责任，不然不要随便道歉。因为道歉，意味着你犯了错误，犯了错就要承担相应的责任。因此，如果责任不在你，就不要随便道歉以显示所谓的“ 诚意”。即便你真的犯了错误，也不要反复道歉，只需承担相关责任即可。真正可以显示出你诚意的，应该是接下来的补救措施，以及你的建设性意见，而不是反复道歉。
来源：人人猎头
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