明明一早忙到晚，却感觉啥事也没做，怎么破？
2016/1/3 精读
精读君曰：
每天掌握一个概念，是没有复利效应的。
【一】
逛超市的时候，你是否有过这样的体验：
想买点水果，于是进超市看到漂亮的苹果时，你动了心。不一会儿，你的目光又扫到了旁边打折的香蕉上，于是决定再买点香蕉。这时候，原本只打算花十几分钟买水果的你，跑到远处拿了个小小的购物篮，装进了香蕉和一些苹果之后，发现苹果旁边还在卖进口的果酱，再想到早餐可以开始烤面包、夹果酱、喝牛奶，感觉真是营养又丰盛……
你的想法越来越多，想买的东西也越来越多，直到最后把购物篮换成了购物车，买了一大堆东西满心欢喜地回家。可到家后你才发现，原本只想花十几分钟做的事最后竟耗费了大半天的时间。
其实，这种体验和我们一天的工作也有着异曲同工之妙：
一早坐到办公室，打开电脑，水倒好，刚要开始搜些材料，就看到QQ弹出一个自己感兴趣的新闻。点进去看完，又看到几条相关的新闻，于是一个小时过去了，你还没开始搜材料。或者本想打开邮箱看两眼就去做今天最重要的事情，结果处理邮件不知不觉却花掉了一上午。
我们真的很忙吗？你是否思考过，时间到底都去哪儿了呢？最近，精读君读了《小强升职记》这本书之后发现，许多人的这种体验其实是因为掉入了时间的黑洞，也就是说，由于我们的注意力被许多相关的信息所吸引，导致消耗的时间在不知不觉中逐渐膨胀，最终影响了工作效率。
那么，我们要如何才能避免掉入时间的黑洞？今天，精读君就把《小强升职记》中的时间管理技巧结合自己的理解与大家分享一二。
【二】
首先要说的是著名的四象限法则，由管理学家史蒂芬科维提出，他把工作按照重要和紧急两方面的不同程度进行划分，分为了四个象限：重要而且紧急、重要但不紧急、不重要但紧急、不重要而且不紧急。
要想用好这个法则，首先就要评估一件事情的重要程度和紧迫程度。《小强升职记》的作者邹鑫认为，我们的价值观就是评估一件事情重要程度的标准，紧迫程度则是任务的时间底线。但价值观是一个说不清道不明的东西，用它作为标准来判断往往很难对阵下药。所以，精读君认为，判断一件事情是否正确且重要，唯一的原则就是它是否符合你当前的计划和目标。
如上图所示，我们可以把一天要做的事情全部写到一张纸上，然后按照轻重缓急分类，分成A，B，C，D四类。
A类：重要且紧迫的事情，比如你的各学科的期末考试内容复习，你明天要交的报告等。
B类：重要但不紧迫的事情，比如：学习一门外语，提升自己的人际关系，提高自己的演讲能力等。
C类：不重要但紧迫的事情。比如：突然接到电话，来了临时访客，出现紧急情况等。
D类：不重要不紧迫的事情。比如：读一本小说，看看报纸。
在每件你要做的事情后面写上相应的ABCD，这样就能分清楚事情的轻重缓急了。卓有成效的管理者一定会把要事放在第一位，按照事情的重要程度而不是压力的轻缓程度来决定优先次序。
但对于大多数人而言，处理紧急事件能让人感到充实、有成就。这就很容易让人沉溺于应付C类事务(紧急而非重要的事情)，却没有时间停下来问问自己，现在手头上所做的“紧急事件”是否值得耗费如此多的时间和精力。在C类事务上投入过多的精力，就无心处理真正重要的B类事务(重要但非紧急事务)。“嗜急”成瘾是一种消耗性行为，应警惕。
我们要集中精力于当急的要务，就得排除次要事务的牵绊，勇于向C类事务说“不”。对他人说“不”，有何技巧？请点击阅读微课为什么说不很难？怎样妥妥地拒绝？
此外，确定B类事务(重要但不紧急的事情)同样很关键，几乎所有的采购员都普遍认同与各商店老板建立良好关系，最有助于业绩发展。这应该属于B类活动。但调查发现，大多数采购员在这类活动中花费的时间不到5%。而他们却大多数的时间都花在D类不重要不紧急的事情)的行政性事务上。
因此，无论我们的身份是什么，大学生、普通职员甚至是家庭主妇，只要能确定自己的B类事务，而且立即采取行动，一样可以事半功倍。
【三】
第二个要跟大家分享的是衣柜整理法，其实也就是美国时间管理大师大卫?艾伦提出的GTD管理法，GTD是Getting Things Done的缩写，翻译过来就是“把事情做完”，它的核心理念就是，必须记录下要做的事，然后整理安排并自觉一一去执行。GTD的五个核心原则是：收集、整理、组织、回顾、执行。邹鑫把这种方法的五步骤类比成衣柜的整理：
精读君认为，GTD管理法中，“整理”和“组织”是一个需要特别注意的步骤。只要走好这两步，“回顾”和“执行”便轻而易举。
整理时，我们可以把事务按照“是否需要采取行动”来进行划分，简单来说，就是按照下图中黄色箭头的流程来进行。
为了把待办事项清单整理地更具体可行，我们需要进一步审视清单，把当下不必要的事项扔进“垃圾”；诸如有兴趣的讲座传单、希望在大会提出的想法、电脑软件升级通知、想报名的课程等事项，由于还在酝酿，眼下尚且无需采取行动，可先放进“将来/也许清单”；而那些需要保留、累积成资料库的项目如营销资料库、学习英文资料库等就可以放入“参考资料清单”。
整理好这些事项后，可以再将它们重新归类，进入“组织”的步骤。比如，在整理委派他人的事件时，可以把“打电话给厂商索报价”等事务进一步归类至“等待清单”中，或是把那些无明确执行时间但“愈快愈好”的事项归类至“下一步行动清单”，如下图所示。
那么图中的④⑥⑦分别指的是什么呢？
“日程表中的行动提示”即有明确执行时间与日期的行动，如“下午4点~5点与主管开会”或是“周二打电话给A厂商询问报价”等，这些有明确执行时间的行动，可立即列入日程表，以免遗漏。
“项目清单”即无需写入执行细节，也无需依据轻重急缓排序的认为，也就是一个你所有未完成任务的“目录”，让你知道目前手上有哪些工作及各自的进度。
“项目的辅助资料”即用来收纳未执行项目的相关资料或文件。如，你想和A厂商进行某合作案，先将此事列入“项目清单”中，等某天实际要执行时(如，致电A厂商)，再将相关资料拿出来，协助完成任务。
按照这个步骤每天花5至10分钟把一天的工作任务整理归类后，不仅让“行动”的步骤一目了然，也增强了做事的条理性，工作效率便自然大大提升了。
【四】
四象限法则和GTD管理法为我们提供了一个高效利用时间的方法论，但执行起来并不容易。比如，如果你不懂得适时“放权”，就很容易被需要拒绝的C类事务以及需要委派给他人的事务所累。
经济学家帕累托提出一个二八定律，即80%的结果取决于20%的努力。关键在于分辨出哪些任务构成了你那20%的努力，从而专注于这些任务，并将其余的80%由别人处理，甚至推迟办理或放弃不做。因此，提高工作效率还要做好授权分责，勿将太多本该由下属完成的工作招揽到了自己身上，以至于永远在苦苦追赶工作进度。如何利用二八定律？请点击阅读微课大智有所不虑，大巧有所不为
对此，邹鑫在他的书中还提到一个猴子法则，把那些工作比喻为活蹦乱跳、随时可能跳到你身上的猴子。比如，你在走廊上碰到一位同事，他说：“我遇到麻烦了，能不能和你谈谈？”于是你开始关切地听他讲述。结果这个问题果然很麻烦，你听了半小时才弄清是怎么回事，而且还没法立刻给出建议，于是你说：“这个问题很复杂，让我仔细想想，回头咱们再谈谈。”
就在你倾听同事的讲述时，同事背上的猴子便悄悄向你的背上跨过来一只脚。听完同事的讲述，你表示要仔细想想再与其讨论。这时，猴子便完全转移到了你背上。同事又变成了监督者，也许还会不时跑来问你：“那件事你考虑得怎样了？”“我们什么时候再谈谈？”于是，你不知不觉便陷入了时间的黑洞。
虽然我们理应帮助遇到困难的同事，但也应该避免让他们把你当做他们猴子的收容站，到最后你被堆积如山的“别人的问题”所困扰，甚至没有时间照顾自己的猴子。
【五】
最后，精读君想提醒的是，一刻不停地赶进度固然重要，但为了更好地工作，适当的小憩也很重要。短暂的休息，是为了更好地出发。
在工作中，小憩充电有助于节省时间和减轻工作压力。四处走走，喝点水或做一些和工作无关的事放松一下，不仅可以降低企业的员工流失率，减少员工失误率，还可以让员工缓解疲劳和压力，不至于感到工作无聊。
20世纪20年代时，在费城的纺织厂里，研究员埃尔顿就发现，让必须站着工作一整天的工人每天小憩四次，可以提高纺织厂工人的工作效率，而且这办法还使工人的流失率降低了250%。相比金钱方面的刺激，这种可以提升工作效率的小憩，给员工带来的影响更积极。
如今，员工从站着工作，转变为整日坐在电脑前。如何让员工站起来四处走动，利用小憩时间改善工作节奏，就成了很多企业面临的挑战。1999年，康乃尔大学所做的一项研究发现，那些经常从电脑上接收到通知，告知应该休息一会儿，伸展一下四肢或坐直身体的雇员，其失误率会因此降低13%。
因此，不要害怕别人说你在工作中总是表现得懒，你可以大方地回答对方：“小憩是为了更好地工作。”当身体或精神给你发出信号，告诉你何时应该休息一会儿时，你要学会适应这些信号，并弄明白最佳的小憩时间，即多长的休息时间能让你把工作效率提到最高。
精读君又曰：
不在各种“时间黑洞”里蹉跎蹭蹬，才有可能事半功倍。
作者：精读君(微信/QQ公众号：精读)
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