你现有的“装备”能支持你不断升级吗？
2017/10/23 MBA智库
文 / 景红
来源 / 景红空间(ID：JinghongJoyce)
前几天公司一个小伙伴和我报怨，公司要求用思维导图做行业地图，他做得非常吃力，很浪费时间，我建议他下载一个好用的软件在手机上，就能轻松完成，他试了一下，说手机容量太小，根本下不了，说手机太老了，连抢红包都抢不过别人。
我和一些资深职场人士聊天，经常发现大家都有这种感觉，很多业务技能一般，效率一般的人都不注重工具的使用，或者使用工具非常笨拙。
工欲善其事必先利其器，打游戏都知道想要升级打怪，装备必不可少，武林高手有了屠龙宝刀方能少年得志，抱得美人归，家国天下俱在手中。可在工作和生活中，我们常忽略自己工具，宁愿用着过时的软硬件，陈旧的知识，幻想通过破烂装备送我们直上青云。
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工作是自己的责任，工具也是自己的责任。
很多人在工作中总认为工具是单位配的，出了问题是单位的，觉得自己不必负责。我经常看到我们公司也常有电脑崩溃了，找IT，然后一天什么也干不了，只能等IT重装电脑，然后，电脑里什么文件也没有了，还理直气壮，我的电脑重装了，文件全没有了。
其实工作永远是自己的责任，工具出了问题影响的是自己的时间效率，要早做预案，平时规范操作，学一些基本技能，尽量避免这种毁灭性事件的发生。
我以前也有过电脑崩溃，损失惨重的现象，今年年初，我的手机，电脑一夜之间全部被盗，更倒霉的买了新手机一周不到再次被盗.....如果是以前，我起码两三天时间基本是没法工作，文件更是最大的损失，财产安全也受威胁。但因为大部分文件在云端，有多重备份，多重加密，即使电脑手机物理性全部消失，还是没有影响第二天的正常工作。
记得心理学者武志红老师有次在机场丢了电脑，微博悬赏5万元，因为电脑中的文件都是心血。我自那时起就提醒自己做预案，有些事本来就很不愉快，不能再让自己处于更深的困境。
有人可能说，这个要多少钱啊，确实，要不断硬件升级，有些需要单位支持，有些需要自己支出，总是要用钱的，可花钱买时间，买装备，在游戏里你怎么办的？想要比别人强，就要付出代价啊，这种代价随着自己超车升级会很快收回。
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每个人工作中对工具的使用要求是不一样的，有不同的重点。
工作性质不同，有的对文字要求高，有的对表格要求高，有的对PPT要求高，有的对绘图软件要求高，有的对非电脑的其它工具要求高……
我经常听好多人对自己工作中用的常用软件也说这个不会，那个没听说过。我这个对电脑算是白痴的人居然还有很多人来问一些操作技巧，其实还主要是意识不足。职场中人的基本要求是一定要把自己工作中需要用到的工具运得娴熟。即使不常用，和工作相关的流行软件也应该知道如何去学习了解，在需要用到时迅速学习。即使到了管理层，不做基层的事，也不能太不接地气，这样也很容易被时代狠狠抛弃。
非专业大厨先有一套好菜刀修炼才能事半功倍，米其林大厨也是工具使用极熟练的高手，也许只有到武侠小说中才会有顶级扫地僧级别就可以一把钝刀都不要天下无敌的神话。
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任何效率的提升离不开工具的提升和工具使用。
了解了你的工作，起码要下死力气把最重要的基本工具升级到最合你用，软件用得比同事熟。
比如我经常出差，文字处理为主，对轻薄要求比较高，性能要求一般，以前也用过Mac，觉得不适合自己，办公软件很多与别人兼容有问题，现在我用的是微软Surfacepro4，好了很多。如果对性能要求高，移动重量要求低的有很多好选择，反正工具上要选自己称手的。
我打字一直比普通文字输入者快一些，因为我用的是五笔录入为主，拼音为辅。这下重字率就少，而且因为有两种输入法，就不会为不认识的字，或读不准的字打不出而花很多精力，当然也可能造成有时候错别字多。但这无形中节约了我大量时间。
我对移动办公要求很高，经常出差，所以手机和带支架蓝牙键盘是随身带，在火车上也照样码字，飞机上再戴个Bose降噪耳机，整个世界都会安静下来，给自己的干扰也小很多。
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根据使用习惯，让工具帮助你聚焦于工作，少因为工具的不当分散注意力。
将电脑浏览器选成Chrome或其它广告少的，那种一闪一闪，如360之类就全删了吧，太影响注意力了，一会儿关一个广告网页视同流氓软件直接删了。
我的Surface上用的自带windows杀毒软件。总之，任何有一堆广告的尽量早杀早好。宁愿花钱，不卖自己的注意力。
知识信息管理笔记系统：Evernote同步快，提醒功能强，我常用它做闹钟，做读书笔记，平时写东西，做笔记用onenote,微信、讯飞语记。国产还有不少云笔记服务，网易云笔记、为知笔记原理差不多。
用的最多的邮箱直接和手机同步，随时可以查看，联系人、日程同步好，用好邮箱中的提醒功能，在手机上自动和日历同步。
软件APP以苹果原生为主，电脑软件以微软，Google出品为主，其它软件都要以能多平台切换为主，用熟练了，省很多麻烦。
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将常用的重复性工作简化
尽量减少重复性工作，提升效率。根据自己的习惯，设置一些模板和快捷方式，如邮箱是常用的几种回复，都做一个模板，直接调用。
手机上设置一些快速短语，比如自己的公司名，地址，家庭地址、邮件之类常用短语，如果在手机的通用——键盘——文本替换中设置简写替换，会快捷省力，更重要的是一劳永逸不会错。
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不断优化、简化自己的工具
无论是女人包中的餐巾纸，遮阳伞，还是男人的钱包，钥匙圈，以及男女都有的延伸的器官手机，耳机，逐步换成自己喜欢、质量高级、使用方便、设计精良的，让自己被喜欢的高级东西所包围。
逐步换掉那些反人类的工具，陈旧的电脑、过时的手机、不好用的钱包、粗劣的耳机、丑陋的钥匙扣、廉价的塑料杯、免费的购物袋......
少而精的工具可以让你感觉到生活的美好，工作的意义。当然更重要的是让自己配得起这些好东西，用高级货会让你有高级感，用低档货习惯了会认为自己只配用过时的便宜货。
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养成良好的保养，更新工具的习惯
在现代社会，工具的更新速度极快，不断会有更好的硬件软件出现，不一定要跟风用最高级最新的工具，做为现代人，一定要知道假于工具的重要性，争取不落伍。
儿时就曾经学过，人和动物最大的区别就是会使用工作，《荀子·劝学》中的名句：君子性非异也，善假于物也。可见从古至今，一个人会不会借力，会不会使用工具都是有极大差异的。
利用工具，如果只是限于我们已经熟悉的，拒绝更新提升，其实已经输在了进化的路上。我自己觉得以四年为限，要刷一遍自己的装备。看看是不是跟得上潮流，想想如果是位学生，大一入学时买的装备，毕业工作了还用这一套是不是有些跑不动了？
只有不断更新迭代自己的工具，才让自己与时俱进。
定期学习使用一些新的工具，尤其是软件，往往是代表了一种思想，一种潮流，一种方向。
大家也不防利用周末的时间，整理一下自己的装备，学习一些新的软件工具，提升装备，为你装个外挂，帮助人生开挂。
你有什么好的工具使用心得，和大家分享分享吧。
◎作者简介：景红，亚洲知名猎头公司仲望咨询总经理，在人力资源行业拥有15年以上的资深经验，LinkedIn专栏作家；微博@Joyce-景红
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