远程办公找不到同事,差点想报警?
2020/3/23 22:44:00 笔记侠

    

    

     内容来源:2020年2月4日、25日,微软举办的“大咖直播”栏目第1期、第8期。

     分享嘉宾:郑弘亦,微软大中华区现代办公事业部总经理;段旭东,微软(中国)现代化办公解决方案高级产品经理;王蓓,微软(中国)现代化办公解决方案高级产品经理。

     注:笔记侠作为合作方,经主办方和讲者审阅授权发布。

     高级笔记达人| 拾零责任编辑 | 智勇第4679篇深度好文:5013 字 | 12 分钟阅读

     组织管理

     本文优质度:★★★★★+ 口感:铁观音

     笔记君说:

     你以为的远程办公是965,可现实却是007。为什么会这样?

     因为远程办公模糊了上下班时间,不仅没有提高幸福感,反而增加了沧桑感。那么,我们如何才能提高远程办公的幸福感呢?第一,提高你的生产力;第二,提高你和老板、团队的信任关系。

     以下,Enjoy~

     一、远程办公,

     如何建立良好的互信合作?

     信任,是远程办公的基石。

     1.员工与管理者

     远程办公时,老板可能不清楚员工每天是不是真的上班了。而员工也很担心自己做了很多事,老板却不知道。所以,信任一定是双方的。

     那么,如何提高双方的信任关系?提升工作透明度。

    

     什么叫工作透明度?

     举个例子,我在OneNote 电子笔记本里专门建立了一个“工作计划”的笔记本,里面写了这个季度我要做哪几个重要的项目、进展如何,以及我需要什么样的帮助等等,然后把这个笔记本分享给我的老板。

     我还把一些工作事项做成了这个叫做check box的小列表,完成一项就打个勾。

     当我把这些工作记录下来时,我便可以更好地管理我的工作,老板也可以直观地看到我在干什么。

     那么,我们如何跟老板建立更好的合作?

     ① 沟通清楚工作目标和老板的期望值

     你要和老板沟通清楚你的工作目标,下一周、下个月你要干什么,以及老板对你的期望值又是什么。

     往往老板对你的期望值会比你的工作目标要高。所以,一定要沟通清楚。

     ② 保持定期的正式沟通

     我在上家公司工作的时候,我和老板(老板在新加坡)至少一周有一次正式的、面对面的沟通。

     老板会告诉我,他的重点是什么。我会告诉老板我的工作进展,我做了哪些事情来实现我的目标,我的困难是什么等等。

     在远程办公的时候,你要学会做好“向上管理”,与老板定好一个时间,严肃地聊这段时期的工作。一定频次的沟通,能够保证你和老板之间的信息是同步的。

     2.团队内部

     如何在团队内部建立信任关系?

     ① 让队友能快速“找到你”

     在办公室工作,同事一眼就能看到你有没有在座位上。而远程办公时,同事不知道你的状态,所以需要主动告知同事你的线上状态,同时要随时能被找到。

     举个例子,微软是用Teams作为平台工具,早晨9点我会把我的状态调成在线,下午6点工作结束,我就把我的状态调成离线。

     ② 让队友能了解你的日程和工作习惯

     在家办公的时候,很多人需要处理一些生活上的事情。但这时队友找不着你,就会怀疑你是不是开小差。

     在这种情况下,坦诚地把你碰到的困难或者你需要处理的事情与团队沟通,保持好一定的透明度,更容易获取大家的支持和谅解。

    

     我有一位同事就做得特别棒,他需要每天在固定的时间下班去接小孩,于是他就把这项日程写到了他的日程表,分享给团队所有人。

     这样,团队人员就不会在他接小孩的这段时间里找他。他通过这种方式提升自己的透明度,让我们能够很好地协作,而不产生猜疑。

     ③ 实时在线协同

     我推荐大家在远程操作时,要和团队在统一的平台上共同编辑一个Excel或PPT。

     你要尽可能地和团队伙伴保持比较紧密和信任的关系,这不仅有利于提升整体团队的战斗力,还能让你更好、更方便、更舒服地工作。

     3.团队之间

     除了个人与个人之间需要信任,团队和团队之间也需要保持信任。我向大家推荐2个方法。

     ① 了解彼此的目标、优先级和资源

     团队之间也有要定期的沟通,主要沟通3点:最近的目标和优先级、目前有哪些资源、大家需要做哪些事才能达到这个目标。

     通过这种互通有无的方式,双方就能形成更多的合力和默契,更好地开展工作。

     ② 统一的看板

     微软使用了一款名为“score card”的看板,在不涉及到部门机密的情况下,我们会将这些看板和KPI分享给兄弟团队,让他们知道我们团队目前在做这样一些事情,这样大家就会更好地形成一些合力。

     微软将这种商业智能报表的功能,直接嵌入到了Teams平台里面,大家可以在统一的平台上进行协作。

     二、远程办公,如何提升生产力?

     远程办公时,很多人都在讨论工作状态。实际上,工作状态背后隐含着一个概念:生产力。

    

     ▲ 图片来自图虫创意

     生产力分为两种,一种是个人生产力,另一种是团队生产力。

     1.个人生产力

     ① 规律的作息时间

     在家工作和在公司工作的作息时间肯定不一样,在家工作不需要起早打卡。但如果想要保证好生产力,还是需要保持规律的作息时间。

     ② 良好的工作状态

     在公司时,周围人都在工作,这种氛围可能会对你产生正向的影响。同时,有时候老板会督促你,你的状态也会因此得到一些调整。在家办公,也需要找到自己的工作状态。

     ③ 单独的工作空间

     公司里有各种各样的设施,你可以专注地工作。在家办公,也需要有一个独立和安静的办公空间。

     ④ 获得家人的理解支持

     在家工作时,或多或少会受到家庭事务的影响,尤其是家里上有老下有小的工作者。这时候,就要跟家人沟通,获得家人的理解支持。

     ⑤ 熟练使用IT工具

     驾驭数字化工具的能力,就决定了你在远程工作时,能释放多大的生产力。在这里我给大家推荐一款免费的日程管理工具:Microsoft To-Do。通过对你自己的日程管理,能够极大提升生产力。

     ⑥ 对工作结果责任

     在没有老板监督的情况下,也要做好自己的工作,这是远程办公的信任基础。如果因为在家办公,就放松对自己的要求,最终就会通过工作结果反映出你的工作态度。

     ⑦ 安排好工作优先级

     我平均每天收到200多封电子邮件,每天要发出88封电子邮件,每天有7个左右的电话会议。如果我不能安排好自己的工作优先级,非常容易被打乱节奏。

    

     所以我的原则是:先做最重要的事情,而不是被紧急的事情拖着走。

     什么是最重要的事情呢?我认为是年末业绩考评的时候,老板能记得你的那几件大事情。

     做很多小事,不如做一两件拿得出手的大事,对业绩更有帮助。要先定义你的大事是什么,然后再把这个大事拆解成小事去做。

     2.团队生产力

     疫情期间,如果你的老板突然给你打电话,希望你能出具一个《如何远程办公》计划书,你打算怎么开始工作?如何快速展开跨部门讨论和协作?

     我给大家展示一下,我们是如何处理这个问题的,一共分为六个步骤。

    

     第一步,先在Teams里建立一个虚拟团队,把所有相关人员拉进来;

     第二步,发起团队会议,大家一起献计献策;

     第三步,会议结束以后,一定会有大量的事情需要去做,因为虽然会议结束了,讨论还要继续,所以还需要在同一个空间做会议记录;

     第四步,把所有人说的内容总结到一个PPT或者word文档里,大家在这个文档修改,进行文档协作;

     第五步,还要在同一个地方做持续讨论;

     第六步,通过在同一个地方协同编辑,大家打开的文档都是最新的,这样就不会产生信息差。

     最终,我们在 24小时内就把这件事情完成了。

     通过上面这个例子,我总结出了提升团队协作生产力的4个要点。

    

     ① 能够高效开展会议和讨论

     远程办公时,提倡大家要开小会、开短会。开会之前把日程表发出去,让每个人清楚地知道他需要做什么,这样就能让所有人保持专注,达到高效会议的目的。

     ② 能够快速地创建虚拟团队

     我们通常创建虚拟团队的方法是:拉群。但拉群只能解决沟通问题,无法解决协同问题。

     ③ 能够高效进行线上的协同

     我们经常会发现,虽然在一个群里,但是有许多不同版本的文档。这就需要有一个工具平台能够支持大家一起协同编辑。

     ④ 能够凝聚团队的力量士气

     可以借用工具和一些有创意的做法,让团队保持凝聚力。

     有时我们团队会一起开茶话会,不聊工作。大家都打开摄像头,可以看到有的同事在展示自家的宠物猫,有的同事在让儿子弹钢琴。

     我们为什么要做这件事情?因为我们在关心彼此,也想了解彼此的生活状态什么样,这些个人生活的交互会让我们增进感情联系。

     虽然我们不能在同一个办公室展开非常亲密的沟通,但是我们在远程依然能够进行很好的互动。所以,不管你是团队成员还是团队领导,不妨在远程办公期间,大家一起聊一聊家长里短。

     三、远程办公,如何管理团队?

     作为管理者,如何与员工形成远程的信任和亲近感,同时又能确保高效业绩呢?

     我有3点建议:

     第一,建立团队共同价值观。

     微软在年后第一天推出了长达半年的Teams产品的免费试用,协助我们的企业客户在疫情期间展开远程办公。这个过程,其实比一起唱歌、吃饭更能提高团队的集体荣誉感,拉近大家的心。

     而在这个过程当中,团队成员的表现,真实反映了管理者自己的表现。

     第二点,做好目标和过程管理。

     以结果为导向,同时也重视过程。微软的管理强调以结果为导向,这点其实对于远程管理非常有利。但是,如果要确保结果不让人失望,同样需要重视过程管理。

    

     过程管理的关键在于沟通的质量。管理者要与员工保持一定的沟通频率,帮助员工清楚每个任务的Why、What、How。

     Why:管理者要交代清楚工作任务的背景,为什么这个工作重要。

     What:管理者要帮助员工定义什么是成功,目标是什么。

     How:管理者要指导员工如何展开工作,如何制定优先级。

     比如我和我的团队,单周我会与团队每个成员有一个小时的1对1沟通;双周则与团队一起进行例会,为了确保会议的质量,每次会前我们都会用Ofiice365、OneNote等工具准备好谈话的内容。谈话结束后,一定要有落实到具体的行动方案。

     第3点,建立员工的相互反馈机制。

     中国人的性格比较内敛,有时候不好意思向别人要反馈,也不好意思给别人提意见。我的远程管理理念是:有啥说啥,本来距离就已经给沟通增加了难度,如果还拐弯抹角,就更不利于大家相互理解。

     员工要敢于问领导对自己有没有什么期望,有没有需要改进的地方。老板也要愿意分享反馈。

     四、远程办公,

     如何远距离搞定客户实现销售业绩?

     远程办公期间,我们在第二季度拿下了一笔200万美金的订单。能拿下这么一大笔订单,离不开这2点:

     1.与客户建立信任

     在做这张订单的时候,客户问过我一个问题:“我们这个项目有超过十几家厂商都在给我们提供方案,你怎么让我相信,你是最了解我们方案的厂商?并且让我相信,你能给我们提供最优的解决方案?”

     我说:“我们跟您的项目组进行了大概一年多的交互,这一年多累计有超过120场的会议,120多个版本的方案。虽然我们不是每周或者每个月都来到您的公司跟您沟通,但是,我相信,跟您的项目团队这一年交互的100多场会议、120多个版本的方案,充分说明了我们是最了解你们需求的厂商。”

     除了要充分了解客户需求,还要和客户交互协同。这样,他们也可以知道整个项目的进展,清晰地了解我们每一步做了什么,将要做什么。大家步调一致,有一个共同的目标,信任自然而然也就建立了。

    

     ▲ 图片来自图虫创意

     2.组建虚拟团队

     这么大一个订单,我自己肯定做不到。于是,我们组建了一个虚拟协作团队,囊括了不同部门、不同级别的员工,他们都可以参与到团队的沟通和客户的项目中。我们利用Microsoft Teams 平台进行了很多的交互。

     Teams不仅是一个协作交互的工具,还是一个平台化的产品,它可以集成很多第三方的应用。

     我以这个客户为例,我们不仅在Teams上集成了沟通协作系统,还把销售系统、商机推荐系统也集成到Teams上。大家除了可以及时协作,还可以了解到哪些部门在参与这个项目、项目的进展以及未来发展。

     也就是说,通过Teams这一个协同工具,大家可以了解到整个项目的管理,并且做到有效整合。

     五、远程办公,

     如何保证信息和数据安全?

     安全是远程办公的“红线”。但很多人对于信息安全只是知道,但平时却不注意。这里给大家两个小建议:

     1.对数据安全保持敏感度

     所谓敏感度,就是当你发布内容的时候,问自己,这个内容能不能在这里发?这么发合适吗?

     信息一旦发出去,可能就收不回来了,可能会被人恶意截取、转发、评论,所以你需要保持对信息的敏感度。

    

     ▲ 图片来自图虫创意

     2.使用IT推荐的合规安全的沟通渠道

     微软使用的是Microsoft365的套包,我们有安全的移动办公解决方案,有像Teams这样的安全工具以及专门的安全协同文档等等。

     举个例子,我们有一个客户,它有几万名员工分布在全球各地,通过使用微软的 office365和Teams的解决方案,让几万名员工在全球各地展开协同办公,节约了45%的成本。

     总结一下,我们讲了关于远程办公的3个主要问题:信任、生产力和管理。

     要解决信任问题,就要提升自己的工作透明度,你在做什么、目标是什么、什么时候有时间等等,都要透明给老板和团队伙伴;

     要解决生产力问题,就要管理好自己的作息时间、工作状态、工作目标,以及获得家人的理解和支持;

     要解决管理问题,管理者要建立团队的共同价值观、做好目标和过程管理和反馈机制。

     最后,我用《论语·卫灵公》中的一句话来结束分享:“工欲善其事,必先利其器。”

     谢谢大家!

     *文章为作者独立观点,不代表笔记侠立场。

    

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