4个方法,巧用简单分类,解决复杂问题
2022/9/15 21:32:43 笔记侠

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     《更新书堂》·第286篇

     内容来源 | 本文摘编自颉腾商业出品书籍《化繁为简》 罗蓓 著轮值主编 | 智勇 责编&值班编辑| 青羊第6961篇深度好文:4888 字 | 12 分钟阅读

     近日,苹果举办了2022年秋季新品发布会,发布了全新的iPhone 14系列、重塑的AirPodsPro以及三款新Apple Watch。

     虽然每年发布会都会有“果粉”吐槽,但无法否认苹果依然是全球追捧的电子产品,苹果公司仍然是业内那颗最闪亮的星。

     然而二十几年前,苹果公司的前途曾经一片黑暗。那时它的市场份额已经下跌到不足4%,公司高层甚至想把苹果公司卖出去,结果竟没有人敢接这个烫手山芋。

     最终,还是乔布斯出山,挽救了苹果。

     在《化繁为简》这本书一开篇,作者就用了苹果公司“起死回生”的故事,向读者阐述了“化繁为简”的重要性。

     本书作者罗蓓是“新东方功勋教师”、氢原子联合创始人。

     无论是当老师还是自己创业,化繁为简都为罗蓓提供了全新有效的思路和方法,让她在事业、家庭等纷繁复杂的事务中,集中有限资源解决关键问题,并获得了一个又一个成功。

     在信息大爆炸的今天,如果具备了化繁为简的能力,你将能在混沌中找出秩序,在海量信息背后抓住主要矛盾,让自己生活和工作的方方面面都更高效、更成功。

     一、什么是“化繁为简”?

     作者说:化繁为简是解决复杂问题的底层逻辑,其本质就是分类思维。

     正如当初苹果公司陷入困境时,乔布斯面对的问题纷繁复杂,帮助他化繁为简的正是分类思维。

     乔布斯发现苹果产品线实在太多、太杂,很多产品被稀里糊涂地开发出来,投入市场销售就像撞大运一样,谁也不知道能不能卖得好。于是,他利用分类思维,大刀阔斧地精简苹果产品线。

     乔布斯只用了两个坐标轴就解决了问题。

     横轴上是“消费级”和“专业级”,纵轴上是“台式”和“便携”。也就是说,乔布斯的分类维度只有两个:产品的专业程度和便携水平。这样,苹果公司庞杂的产品线终于清晰地被划分为四类:

     ·消费级台式产品

     ·消费级便携产品

     ·专业级台式产品

     ·专业级便携产品

    

     例如,这次新品发布会上的iPhone 14系列、AirPodsPro、Apple Watch都属于“消费级便携产品”,而很多设计师喜欢用的Mac一体机,就属于“专业级台式产品”。

     事实证明,乔布斯精简产品线、集中精力做精品的“分类思维”大获成功。

     直到乔布斯去世11年后的今天,苹果公司依然坚持了这种产品分类法则。

     就像作者说的:“化繁为简,已经超越了乔布斯的个人领导力,而沉淀为苹果公司的组织能力,推动苹果公司有成果、有效率地持续产出,这正是高效能组织的典范。”

     所以,如今那些聪明的人和组织都在化繁为简,利用简单分类,拨云见日,准确抓住海量信息背后的主要矛盾,将有限的资源集中起来解决真正关键的问题,这已经成为了通往成功的必经之路。

     二、无处不在,又无往不利的分类思维

     近几年来,随着新的营销行为、机遇和挑战的涌现,现今的市场已与十年前大不相同。

     分类思维是人的本能,它被用于我们生活中的方方面面,同时也是个干成事、干大事的利器。

     1.本能智慧的大用处

     从古至今,人类通过本能的分类智慧,不但规避了无数风险让自身存活下来,还能通过不断认识世界并推动科技发展。

     例如,人们很早就会把植物分为有毒和无毒来规避风险,把动物分为野兽和家养来达到保护自己和填饱肚子的目的。

     现在分类的维度变得越来越多。

     例如,当我们看到一个人,会本能地在大脑中给这个人分类:男人还是女人,美还是丑,年轻还是年老,同事还是朋友……这些都是分类的维度,也是我们在心里给这个人迅速定位的依据。

     而且,很多善用分类思维的牛人一直在改变着历史。

     分类学的鼻祖亚里士多德,他运用简单的分类法去研究复杂的物种,由此产出了涉及生物、物理、哲学等多领域的庞大的学术研究成果;

     李时珍采用分类思维,把《本草纲目》中的药物和药方分门别类做整理,让该书更容易检索,大大推动了当时中医药的发展;

     南丁格尔用分类可视化创造了“南丁格尔玫瑰图”,直观呈现了医疗卫生条件和士兵死亡率之间的联系,从而挽救了成千上万名士兵的生命……

    

     2.通往成功的底层思维

     近几年,“底层思维”“第一性原理”等概念火热起来,这其实折射出一个社会现实——很多人已经不再满足于学习方法和技能了,而是更想透过复杂的表象,去把握事物的本质,从而提升自我竞争力,更好地适应社会的高速发展。

     除了逻辑思维外,分类思维是底层思维的重要组成部分,它可以帮我们把工作生活里的很多复杂问题变简单。

     作者提到自己创业遇到瓶颈时,是分类思维使她理清了思路,找到了未来发展的方向。

     罗蓓做的是教培行业,在教培行业大改革的背景下,该如何让自己的事业走出寒冬、进一步发展呢?

     她先把出路分为两大类:一是在原有知识技能的基础上,做新的延展;二是踏入全新领域,重头开始。

     很快,她否定了第二条路,然后在第一条路的基础上继续分为两类:一是沿用既有优势,继续做考研考博培训;二是拓展自己的能力,进入企业培训领域。

     罗蓓经过分析得出,教培改革使考研考博赛道里挤满了老师,自己应该选择第二条路,在企业培训领域谋求发展。

     2021年,她创立的“氢原子”成功转型企业培训,很快就和太平人寿、蒙牛等企业建立了良好的合作关系,使公司找到了更好的出路,得到了进一步发展。

     3.在混沌中找到秩序

     如今,我们很多人的工作变得越来越繁杂:诸多事项同时推进,打不完的电话、回不完的邮件,还有那些做不完的“待完成清单”,真是让人有种斩不断理还乱的无力感。

     建立了分类思维,就可以帮你做好时间管理,抓住主要矛盾从而提高工作效率和业绩,让你在职场上忙而不乱。

     这其中比较有名的就是时间管理四象限分类法,以“重要程度”和“紧急程度”两个维度把事务分为四大类:(1)紧急又重要;(2)不紧急但重要;(3)紧急但不重要;(4)不紧急也不重要。

     我们大部分人会忙着处理第一象限里既紧急又重要的事务,但过于偏重会导致疲于应付和压力过大。同时,过于偏重第三、四象限的人,则会给人不负责任的印象,甚至有被炒鱿鱼的风险。

     正确的做法就是避免陷入第三、四象限的事务,以第二象限“不紧急但重要”的事务为主,并减少第一象限的事务。

    

     例如,你要为自己的职业做规划,包括你的使命、人际关系和长期目标等等,这些都属于第二象限的事务。

     有了规划,就有了明确的职业目标,再用这个目标去衡量和指导你的日常事务,就会帮你在繁杂的工作中按照重要程度找到秩序,同时向着你的目标稳步前进。

     三、培养分类思维的方法和技巧

     懂得了分类思维的本质和重要性后,就应该深入学习如何培养和应用分类思维。作者在书中介绍了许多方法,其中这4点特别实用。

     1.根据目标确定分类维度,不求大而全

     在分类思维中,分类的依据叫做分类维度。比方说把人分为男人和女人,分类维度就是性别。

     很多人在设定分类维度时喜欢追求大而全,但作者说:“有效分类是为了化繁为简,求质不求量。在很多场景里,我们要学会抓重点,抓主要矛盾,抓主要分类维度”。

     如何确定主要分类维度呢?就是依据你做这件事的目标。

     作者讲述了她在新东方教英语时的经历。罗蓓经常被学生问到“如何快速提高英语成绩”?罗蓓每次的回答都是“赶快背单词”。

     但她发现,很多学生一提背单词就想到背英语词典,立志“一定要把这本词典背下来,就像当初俞敏洪那样”。然而经常是背到D开头的单词就背不下去了,还有些人连B开头的单词都还没背完就放弃了。

     究其原因,是分类方法搞错了。

     学生们背单词的目的是为了考试得高分,而不是研究英语这门语言。基于考试的目标,就应该按照单词出现频率高低来分类。字典只是单纯按照字母顺序排列,太多低频词背了以后用不到,也就记不住了。

     所以,分类方法其实没有绝对的优劣之分,主要还是取决于我们想达到的目标。

     2.用“便利贴”法进行任务管理

     如今的职场上,工作沟通信息越来越繁杂,人们为此付出的时间成本也越来越多。尤其是职场新人,常常会迷失在海量的信息往来中,反倒容易忽略一些重要的业务邮件和微信。

     作者在做入职培训时,总是会教授一种有效的“便利贴”法。

     首先,要对通讯录中的联系人进行科学分类,把重要客户、重要领导、重要合作伙伴单独分组,这样就可以优先查看他们发过来的信息,并优先进行处理。

     其次,这些重要分组人员发来的工作信息,都要放在自己的任务清单里,以免这些重要的工作被淹没在琐碎事务之中。

     最后,在不同颜色的便利贴上写下不同重要等级的工作。

     例如,你可以用蓝色便利贴来标示正常任务,用黄色便利贴来标示紧急任务,用红色便利贴来标示更加重要且紧急的任务。

     然后把不同颜色的便利贴都贴到电脑屏幕的两侧,哪个任务完成了就把哪张便利贴取下来,否则就一直贴在那里。

     这样的操作,能够简单直观地提醒你还有多少任务没有完成,并帮助你根据任务的轻重缓急及时调整自己的工作进度。

    

     3.用分类法管理电脑文件的技巧

     对一个工作时间比较长的上班族来说,电脑里越积越多的文件着实让人头疼。有时候忙起来一时之间找不到文件路径,特别容易耽误事儿。

     两个技巧,帮你在面对几万份文件的时候,也能迅速掌握分类秘诀。

     ① 建立文件夹的技巧

     首先,文件夹不要建在系统盘上。因为系统盘的空间有限,而且一旦电脑出现异常,往往需要格式化系统盘,这样文件也存在丢失的风险。

     需要注意的是,很多人为了图省事经常把文件存在桌面上,其实桌面默认存储位置就在系统盘。

     其次,文件夹的深度2-3级为宜。如果文件夹只有1级,所有文件都在一个文件夹里,文件多了就不好找了。大多数情况下,2-3级是比较适合的深度。

     例如,“公司logo”这个文件夹里,又会有几个2级文件夹,比如,矢量文件、纯图文件、反白文件等。

     这样即便是刚入职的新人需要使用公司logo时,就算不知道什么是矢量文件,什么是反白文件,也可以根据需求快速找到文件位置。

     另外,文件夹层级也不能太深,如果达到4级、5级甚至更多,那么整个文件夹就会变得像迷宫一样复杂。

     ② 给文件命名的技巧

     文件名要能够清晰地反映出文件包含的内容,否则一份一份打开文件确认就太浪费时间了。

     我们要根据自己的工作性质和特点,对文件命名有个统一的规范。

     作者就经常用这几个要素来命名文件:日期、内容主题、作者名字、版本号。日期和内容主题很好理解,这里主要说一下作者名字和版本号。

     标注作者名字主要是因为涉及多人协作项目时,同一个文件可能很多人都在修改,这个时候就要区分作者,以免在文件传来传去的过程中出现混乱。

     标注版号是为了应对一些长期重要的工作文件,这些文件往往要持续修订好几个月,甚至好几年。改来改去,有时候文件制作人都会分不清哪个才是最新版本。所以标注好版本号,就能够给我们清晰的指引了。

    

     4.分清主次的TOP3思维

     在职场上,我们经常会听到有人抱怨说,每天都忙忙碌碌,可一天下来好像又没干成啥。

     这就是因为缺乏分类思维,没有分清主次。

     针对这种情况,作者提出了“TOP3思维”,即遇到问题的时候只考虑最重要或者占资源比重最大的三件事情。

     有一次作者公司开会讨论集体旅游计划,按照“TOP3思维”,就应该先把旅游的时间地点、活动规模、活动主题这最重要的三个主论题定下来,再去讨论分论题,也就是那些细枝末节。

     可当时的会议上,大家并没有这种分类意识,在主论题还没有达成共识时,就困在细节里争论不休。

     比如旅游的时间和地点都还没确定,大家却先就谁做晚会主持人而争论不休,最后可能非但主持人没定好,反而错过了订机票酒店的最佳时机。

     所以一个有效的策略会一定要区分主论题和分论题。先集中精力把主论题讨论清楚,然后再一层一层地推进。

     总之,化繁为简听起来容易,做起来却非常难。

     乔布斯就有一句名言:简洁比复杂更难。

     你必须付出很大的努力,用足够清晰的思维,才能化繁为简。但这个投入是非常值得的,一旦你达到这样的境界,最终你就能创造奇迹。

     *文章为作者独立观点,不代表笔记侠立场。

    

    

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