如何巧用Q群辅助管理？
2015/4/19 办公室主任
作者：韦生源 来源：秘书之友
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在现代信息技术飞速发展的今天，腾讯QQ可谓一枝独秀，在近十几年来大放异彩，普及到社会各个角落，拥有上亿用户，在线人数近2亿，成为网络上最常用的一种沟通交流工具。其中，QQ 群(以下简称Q 群)的广泛使用，为社会人际交往提供了极大的便利：它不仅用于朋友、同事与客户之间，而且在一个单位的上下级之间、员工内部交流中发挥着巨大作用。秘书若善加利用，可使之成为辅助管理的一种新型有效手段。
一、Q群特点及其与内部办公网的区别
Q 群在日常使用中，有着其他一些信息通讯工具所没有的优势与特点： 即时迅捷，跨越时空，7×24小时可用，并有各种离线延时交流功能； 成员交流自由、地位平等，群中气氛亲切；内容多样，文字、图像、声音、视频等多媒体并用，还可与手机等通讯工具结合应用。这些成为其适用于单位日常管理的有利条件。
一些有条件的单位，还专门设计开发或购买使用特种软件，建立起内部办公网，为单位实现网络信息化管理提供了便利。社会上通用的Q群与之相比，则显示出多方面的优势：
1.Q群民间色彩显著，成员交流更为自由、平等、随意；办公网中， 上下级行政工作关系色彩浓厚，交流更为规范、严肃、庄重。
2.Q群可自愿注册，建立群组，免费使用，节省成本；内部办公网则一般需要专门投入研究开发，或花费资金购买使用权，成本较高。
3.Q群在应用中可以随时得到腾讯公司提供的日常维护、功能更新，服务非常专业用户非常省事；办公网则需要专门的有偿维护更新，相对费力费时。
4.Q 群一般适用于对信息安全保密性要求不高的人群之间交流，尤其适用于人数规模有限(数人、数十人、数百人)的单位内部交流；办公网则应用于信息安全保密性要求相对较高的组织中，并可运用于大规模的组织内部。
这些原因，决定了Q群在社会上的实际应用范围要比办公网广泛得多， 因而深受大众喜爱。
二、利用Q群达到辅助管理的良好效果
秘书若能巧用Q群辅助领导与单位管理，可取得令人满意的效果。
1.利于拉近同事间的距离，密切上下级关系。一个单位的同事，经常利用内部Q群提供的平台沟通交流， 有利于拉近彼此间的距离。一个单位的领导，在Q群中与员工进行交流，可以随意聊天、探讨问题、发表意见、布置工作，虽不见面也能平易相处，有利于在下属中树立起平易近人的形象，密切彼此关系。
2.善用现代新交流工具是与时俱进的体现。Q群作为一种新的人际沟通交流工具，广受大众欢迎，上Q用Q已成为一种时尚。秘书在此方面不仅不应落后，而且要走在前列，经常有意识地上Q用Q，可以彰显秘书与时俱进的风貌。
3.可适应信息时代的管理要求。秘书在现实工作中，经常需要灵活运用各种手段和通过各种途径，辅助领导进行管理。而Q群作为一种新的辅助管理工具和途径，在现代这个信息社会，在传递沟通信息方面起着不可替代的作用。随着Q群应用功能的日益增强、完善，效用会越来越显著。
4.可大大提高办事效率。通过Q群，可以迅速快捷地完成很多工作任务的通知传达、布置安排、信息反馈、检查落实、资源共享等，如与其他办公自动化技术手段结合起来，就可以大大提升办事效率和管理水平， 从而收到省时、省力、省钱、省事的效果。
5.公私皆可，可全方位提供交流便利。Q群拥有不同于内部办公网的诸多便利：办公网一般不宜用于私人私事交流，而Q群在这方面没有限制， 既可以用于办理公务，也可用于私人事务交流，特别在同一单位相互熟悉的小范围人群中应用起来非常得心应手，有利于营造更加融洽的同事关系及和谐氛围。
6.特定情况下Q群可起到与专用办公网、传统信息手段相辅相成的作用。在一些单位，内容复杂、关系重大、安全保密性要求高的信息内容，可在内部办公网中交流沟通，也可使用传统的纸质文件等交流沟通；而那些内容相对简单、安全保密性要求不高、交流方式相对随便的信息内容，则可以通过Q群，达到便捷沟通的效果。
三、充分用好Q群的各种实用功能
秘书在使用Q群辅助管理时，应善于充分运用Q群的各种常见功能。
1.多媒体(文字、符号、图片、声音、视频)信息交流手段：在一个功能开通较齐全的Q 群中，成员间除了使用文字形式沟通外，还可以同时使用多媒体手段交流，这样可以使得交流内容更为丰富多彩、形象生动、饶有趣味。
2.即时与延后沟通结合：Q群中开设有即时交流功能，可以随时上线， 进行文字、声音、视频等交流； 还可以使用留言、邮件、发送离线文件等延后沟通信息的方法，以适应不同场合情况下的交流需要。
3.邮件与文件传送：Q群中个体与群体电子邮箱的结合使用，在线传送与离线传送文件等方式的配合，颠覆了传统纸质载体传送信息的方式，加快了信息接送的时间与节奏，给人们的日常生活和管理服务工作带来了极大的便利。
4.资源共享：Q群免费提供大容量的文件共享服务功能，还可以在适当付费的情况下获得更大的群文件共享容量。这样，就可以方便地在Q群中建立起一个单位内部一般性文件资料的电子信息库，为文件资料的共享利用提供便利。
5.群中共同交流与个人(好友)私下联系相结合：Q群中除了群聊与私聊外，还提供了多种共同交流与个别交流的方式。这样，有的内容可以在群中公开发布，有的内容则通过单独形式沟通，非常适合于人际交流的不同需要。
6.群发信息取代手机单发信息：Q群中提供同时面向众多群成员发布同一信息的方式，而且可以与手机等联网信息工具相连接，直接往个人手机上传递信息，这超越了使用固定电话及手机进行话语通知的限制，大大便利了单位内部事项的全面快速传递，非常省事省时。
7.节假日中的慰问祝贺：在节假日到来时，单位的上下级之间、同事之间可通过Q 群，互相发送热情洋溢的文字性或多媒体内容的慰问祝福，不仅可以加强同事间的情感沟通，还可以增进单位内部的共同群体意识，提高团队合作精神。
此外， Q 群还提供其他许多实用功能，诸如隐身上网、网络硬盘、群相册、群论坛、讨论组、群投票、群签到等等。许多新的应用功能还在陆续开发，可为一个单位群体内部各类交流提供更多的选择途径。
四、对Q群加以有效管理和利用
秘书要想利用Q 群实施有效的辅助管理工作，就要重视Q群的日常管理， 积极参与群活动，学习和运用各种群功能，主动承担起负责管理单位内部Q群的责任，或协助单位做好Q 群的建设与维护使用工作。
1.组建单位专用Q群并共享其功能。单位Q群注册开通后，可以经单位领导同意或专门授权，要求单位相关成员加入群中，使之成为一个名副其实的内部专用群。当需要更换新Q 群时，还要注意及时通知成员转群； 对于申请入群者，必须严格审查资格；对于外单位人员，除非特别批准，不能随便加入。在单位领导的授权、支持与安排下，可将单位内部一些常见事务与活动内容放到Q群中，如让秘书将单位内部需要在一定范围内知晓的通知、共享文件资料等，通过群信息、群邮件、群文件夹等， 面向群成员发布与共享； 向单位成员告知使用Q 群的相关要求，以便大家认同、遵守和配合群里的工作。
2.做好Q 群的日常管理。Q 群须安排专人负责管理。要成为Q群管理员，应该具备较强的电脑、网络操作能力，并应有时间经常上网，最好是单位的值班人员。而秘书多具备这些条件，因此一般单位的Q群通常由秘书负责管理，或由秘书配合专门安排的Q 群管理员做好管理。这样有助于保证经常对Q群活动进行协调、监督、控制，并方便各种实际利用。
3.注意保持对Q 群的日常维护。担任Q群管理员的秘书，应负责经常对Q 群进行各种相关维护，以保证Q 群活动有序进行，各种功能得到有效应用。如定期对过期无用信息、垃圾信息(部分邮件、文件、图片、资料等)进行适当清理，进行各种防干扰的设置，对群功能及时更新、设置、开通，为群成员提供各种群应用功能服务，比如新功能项目的应用培训等。
4.加强信息安全管理。比如，对单位的群信息进行加密保管；对新加入群者进行审查授权；对放入群中共享的资料与信息进行必要的审核把关，防范潜在的泄密风险；对群中有价值的信息及时加以保存与下载备份； 对新开通的群功能进行安全评估。有条件的单位，可以通过付费方式，向腾讯公司购买更高级有效的信息安全管理服务项目。
(作者单位：广西经济管理干部学院)
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