学会如何办事（培训讲义）
2015/7/26 办公室主任
摘自：胡正平新浪博客
节选自：全市科级干部培训班文秘知识讲稿
任何机关都是办事机关，办事是机关的重要职能。我们讲为人民服务。这是我们党的根本宗旨。我认为就是为人民办事，办实事、办好事。办事是我们为人民服务的过程。办事也是干部素质重要表现。“会不会办事”是重要的工作能力。会办事，就是把好事办好，把难事办成，把不放心的事办放心；不会办事，就是把好事办砸，把简单事办复杂，把放心的事办得不放心。
根据我多年的实践体会，“办事”比“办文”要求高，难度大。办文一次不成功，还可以重写或反复修改，自己反复修改达不到要求，其他同志和领导还可以伸出援助之手；办事只能成功，不能失败，办成什么样就是什么样，别人补救来不及，办“砸了锅”是没有挽回余地的。因此，我们应下工夫探索办事的基本规律，力求做到：不论办任何事情，上级指示的、领导交办的，下级请求的、同事委托的，包括我们自己的私事，都是办得明明白白，不是稀里糊涂；都是雷厉风行，不是拖拖拉拉；都是严谨细致，不是粗枝大叶；都是有始有终，不是虎关蛇尾；都是严格有序，不是杂乱无章。这样才能受得起重托，担得起重任。
一、办事的原则
办事我看有四条原则。一是按法规办事。二是按程序办事。三是按规则办事。四是按职责办事。
一是按法规办事
现实生活中，不论是法律规定、纪律规定，还是其他规定，有时看起来与道德、人情相违背，但必须严格遵守，不能背道面而驰。实践一再证明，只要能够坚决按法规办事，许多难办的事情反而不难，许多矛盾反而好解决了。否则，就不能把事情办得很好，甚至还会办糟；或者虽然把一件事情办成了，但却把规矩给毁坏了。
这方面西方国家比较做的好。我看到一样一份资料。哈佛大学是一个叫哈佛的牧师把一块地皮和250本书赠给了当地的一所学校，最后这所学校发展成哈佛大学。对这250本书哈佛学院一直珍藏在哈佛楼的图书馆内，但是规定只能借阅不能带出馆外。一天深夜，一场大火烧毁了哈佛楼，在大火发生前，一名学生碰巧把哈佛牧师捐赠的《基督教针对魔鬼、世俗与肉欲的战争》这本书偷偷带出了馆外，打算在宿舍里阅读，第二天得知大火后，意识到这是唯一的一本，找到了校长，把书还给了学校。校长收下了书，感谢了他。然而下令开除了学生。这就是哈佛的理念，让校规看守哈佛的一切比让道德看守哈佛更安全有效。这是他们的行事态度----法理第一。
在办事的过程中，要时时提醒自己，始终把党的路线方针政策、国家的法律法令、军队条例条令、单位的规章制度作为工作的基本依据。不该办的事情坚决不能办。
还有我们经常遇到的事情，给考试提供方便。等等。这样违背原则的事情就不能办。我们也不要求人办违背原则的事情。
二是按程序办事
程序是科学，程序是规律，程序是经验的总结。按程序运转，分层次处理，是做好机关工作的重要一环。程序坚持得好，可以减少矛盾，提高办事效率，否则会贻害无穷。办文、办会要按程序去做，办事更要按程序去办。特别是一些重大问题、敏感问题，一定要慎重从事，该请示的要请示，该汇报的要汇报，该研究的要提交研究，不能擅作主张，随意处理。否则，就很难有好的效果。
三是按规则办事
游戏有游戏规则，办事有办事规则。规则就是大家共同遵守的具体规定。有的规则有明文规定，有的规则没有明文规定，是人们约定俗成的东西、常识性的东西。不论哪种规则，都是应该严格遵守的，否则，就很难把事情办圆满。按规则办事，就要对事情的规则清楚，否则，就会犯常识性的错误。古人讲：“入境问禁，入乡问俗，入门问讳。”只要稍微认真些，失误是完全可能避免的。
大家大概都还记得我国1993年申办奥运失败的故事。那次失败，虽然原因众多，但违反规则也是一个重要原因。在我们精心摄制的申奥宣传片里，有老人提着鸟笼闲逛的镜头，这的确是反映了老北京百姓生活的典型情景，却不知恰恰犯了一个世界性的大忌：保护动物。在外国人看来，把自由的鸟类关在笼子里是无情的伤害，再好的笼子也是伤害。这就破坏了环境保护的原则，投反对票的人自然就多起来。
四是按职责办事
按职责办事一个是要尽职、一个是不能越职。尽职就该自己办的事情办好，不能推托给别人。另一方面，要按级尽责、谨防“多管闲事”。也就是说，一级管好一级的事，一级尽好一级的责，不乱插手职责以外的事。我们办公室经常遇到这样的事情，“不要把一切问题都自己扛”。
二、如何把事办好
凡早也是要办，晚也是要办，一定要早办；
凡主动也是办，被动也是办，力争主动办；
凡也可以去办，也可以不办，尽可能地办；
凡冷淡也是办，热情也是办，要热情地办。
1、急事稳办
所谓争事稳办，是指越在紧急情况下，越要稳住心态，不能遇事急躁，处事毛糙，乱了章法，慌了手脚。越是处置紧急事情，越要追求办事的一次成功率。
遇事不慌，稳中求快，实现速度和效益的统一，是急事稳办的本质要求。这次党代会期间分团合影，会前没有安排。只安排在会议结束后所有代表同意合影。就是在大会结束的上午，一些代表团邀请张省长和代表团合影，省长决定和10个代表团都合个影。接到这个任务我感到很紧张。在代表开会的同时，一是通知大会联络员组织各自代表团的合影。二是在大会合影的席次表上加上在合影结束后分团合影的通知，并明确分团合影的顺序。三是划分集中地点，安排各团联络人员召集各代表团人员。这样我们很快完成了10个团，370多人的合影。
2、大事细办
天下大事，必作于细。重大问题，万无一失。机关干部在承办重大事情的时候，一定要心细如发，一丝不苟，确保周全。在重大问题上稀里糊涂办“砸了锅”，后果是不堪设想的。
人们常说，“吕端大事不糊涂”，这里的“不糊涂”，指的是吕端处置大事非常细致。吕端是宋太宗时的宰相，宋太宗病危后，内侍王继恩等人因嫉恨太子英明过人，就私下里同参加政事李昌龄等密谋废掉太子，另立楚王元佐为皇帝的继承人。吕端到宫禁中去探问皇帝的病情，发现太子不在皇帝身边，马上在笏上写上“病危”两个字，命令身边可靠的官员请太子立刻入宫伺候，使王继恩等人的阴谋一时难以得逞。在举行登基仪式时，皇位前垂着帘帏，接受群臣的拜贺。吕端平静地站在殿下，先不拜天子，而是请求天子卷起帘帏，他上前仔细看过，确认登基人是先皇确定的太子后，这才下台阶，带领君臣拜见天子，高呼万岁。吕端在处理大事上的精明做法，确实值得后人借鉴。
大事细办，就是要始终关注大事中的一切细节问题，防止1%的疏忽，导致100%的失败。同样的道理，大事都是关涉全局的重要事情，稍有不慎就会带来不可估量的损失。所以，我们在大是大非面前，头脑要非常清楚，想得要非常细致，做得非常周全，不能有半点的大意与疏忽。具体说道，在办理关乎国计民生问题，领导一直十分关注的问题，群众十分敏感的问题，群体性社会问题，等等。一定要有如临深渊、如履薄冰的谨慎态度，办得有根有椐，有章有法，有理有节，有始有终。在重大问题的承办上经受住了考验，方能受得起重托，但得起大任。
3、轻事重办
概括人们的办事方法，大致可分为两种，一种人是举重若轻，一种人是举轻若重，领导干部两种人都需要，比如，周恩来评价刘伯承和邓小平就这样说，刘伯承举轻若重，邓小平举重若轻。但是，文秘人员永远只需要一种工作方法——举轻若重，再小的事也要慎重处置。
要高度重视小事。做好一两件小事不难，做好一两天小事也不难，难得是一贯之，坚持不懈地把每一件小事做得精巧得休，万无一失。要在思想上有一个新的认识，要看到，小事有时并不“小”，它连着大事，做不好可能变成牵扯全局的大事。
要认真关注小事。在通常情况下，一项大任务在主要环节的部署安排上，领导抓得比较紧，大家都是很重视，而一些细微之处都得靠我们去完成。特别是可能影响全局的小细节、小环节、小事情、小部位，要格外重视，格外严谨，格外细致，不能侥幸地去“感觉”，该亲眼看的要到现场，该直接找本人的不能通过二传手，一丝一毫不能大意。
要耐心做好小事，小事并不等于简单，有些小事干起来非常麻烦，有时很小的一件事，需要返工好几次还办不利索。有时事情不来便罢，一来就挤在一起，这件需要办，那件也等着，理不个头绪，这个时候容易产生厌烦、浮躁怀疑。所以，特别需要耐心和恒心，要不厌其小，不厌其碎，不厌其烦，认真办好每一件小事。个别小事时间跨度大，久拖不决，要特别小心，不能忘事、漏事，始终关注发展变化，什么时间办到哪一步，心中有数，有头有尾，确保落实。
4、熟事生办
所谓熟事生办，就是把熟悉的事情当做不熟悉的事情来办，这是因为，机关工作不少都是常识性的，程序性的，年复一年，周而复始。许多事实证明，越是对自己很熟悉的事情，越容易产生麻痹心理。不少事情出纰漏，恰恰是因为对它太熟悉而掉以轻心所致。
俗语讲的“河里淹死会水的”、“小水沟里翻大船”，就是警告人们对熟悉的事情千万不要大意，大意就要出问题。
5、生事慎办
一个人不可能老是在自己熟悉的领域打转转，总要有工作岗位的转换，工作任务的转换。到达新的岗位，接受新的任务，必然会面对陌生的事物。而一个人无论多么聪明，多么有才华，他的知识和本领也是非常有限的；一个人无论经验多么丰富，在错综复杂的客观事物面前，对问题的认识和处理也难免失于偏颇。所以，涉足陌生的领域，处理陌生的事情，应谨慎从事，扎实行事，切忌自负轻率，鲁莽冒失。
自负是办事成功之大敌，面对没有从事过的事情，无论多么简单，你若自负自傲，必定自食若果。不能“大意失荆州”，不能盲目自负。
6、特事特办
“特事”指的是特别的事情，或者是新出现的问题，过去没有遇见过，或是不解决不行的问题，但现行的法规条文没有明确规范；或是几个部门职能有交叉的问题，但领导批示让你牵头解决，你解决后可能在人力、物力、财力诸方面要“吃些亏”，等等。也就是说，特事都是超常规的事情，按常规的办法办不了、办不好。这就需要在办事时灵活处置，用特别的措施、特别的手段来办理。
“特殊情况特殊处理”，是机关干部应把握的一条办事原则。不论有多少“特殊”的理由，也要先把事情办好再说，许多情况下都是“先办事后区分责任”、“先办事后完善制度”。“特事特办”的基本要求是原则性与灵活性高度统一。
还有一个古人特事特办的故事。相传北宋时，皇帝的亲戚中有人认为财产分配不公，轮番到皇帝面前告状，搅得皇帝寝食难安。丞相张齐贤见状对皇帝说：“这些纠纷我能解决，请陛下允许我来全权处理。”皇帝准奏。于是，张齐贤把告状的人都找到相府里，问道：“你们不是都认为对方的财产分得多，而自己分得少吗？”皇亲们回答说是的。张齐贤就让人把这些皇亲们的意思记录下来，并由本人签字画押。然后找来两名官员，分别将甲家的人带到乙家去，又把乙家的人带到甲家，人换地方而一切财产都不移动，只是分财产的文书作一交换。这样一来，双方都无话可说。皇亲闹财产纠纷的问题随即解决了。
7、有事快办
快就能够赢得主动。有事快办，就是办事要讲效率，不能拖拖拉拉。我国自古就有“今日事今日毕”的格言。刘伯承元帅曾提出，机关人员要“案无积卷”、“事不过夜”，他还把快速办事的要求具体化：第一，了解情况要快。以最快的速度了解情况，以最简洁的方法提出报告。报告要尽量使用图表，做到一目了然。第二，研究情况要快。参谋人员研究情况，不能慢条斯理，而应是生活在情况变化之中，随时随地进行研究，重要情况要及时上报。第三，计划、部署要快。要熟练而迅速地进行战役、战术计算，拟制出简明的战斗文书。第四，传达命令要快。要关于使用快速通信手段和尽可能现代化的指挥器材。第五，总结经验、捕捉占机要快。必须及时总结每一次战斗经验，研究敌情变化及其行动规律。当然，这些是针对军事机关的，但对其他机关，同样有着很强的指导意义。
有事快办，说到底是培养一种雷厉风行的作风。一事当前，立刻去做，毫不犹豫。对今天要办好的事情，要抓紧落实，决不拖到明天；对有时限要求的工作，正常时间完不成的，要加班加点，坚决按时完成任务；对那些时限要求宽松一点的工作，也要快节奏进行，以争取主动。要努力做到：信息不在我手里梗塞，文件不在我手里积压，事情不在手里延误，工作不在我手里中断。
8、私事兼办
所谓私事兼办，也就是要统筹兼顾地把个人的私事办好。为什么要提这个问题？以前在思想观念上存在一些偏差，提倡大公无私，公而忘私，就羞于言私，个人的私事摆不到桌面上。实际上这是一种极端的认识。
一个人的成功基石有三块：单位有个好领导，家中有个好伴侣，个人有个好身体。把家里的事情好了，就会减少家庭矛盾。整天和老婆闹矛盾，也干部好工作。
就人生所面对的问题来讲，主要是“两务”，一是俗务，二是事务。俗务是指油盐粮柴、吃住行医、生老病死等涉及个人生计的家务活动。所谓事务就是家务活动以外的各种社会实践活动，具体来讲是我们的本职业务工作。
人生在世，谁也不可超凡脱俗，首先面临的是俗务缠身。办好俗务，是办好事务的基础和前提。古人讲，陋室不扫，何以扫天下？马克思主义者认为，人们首先搞好衣食住行等，然后才能从事其他社会活动。所以，我们一定不要小看私事在人生长河中的地位作用，私事办好了，对事业是促进，办不好就是障碍。
三、善于沟通
办事的过程就是沟通的过程。只有通过有效的沟通，才能达到思想上的一致、工作上的同步。在党政机关事业成功的人都是成功的高手。办公室工作的工作需要做的最多的事情就是沟通。
沟通三个原则，主动沟通，亲自沟通，第一时间沟通。
书面沟通。重要的事情要重视书面沟通。
会议沟通。建立例会制度，定期沟通。
口头沟通。会听话，听话听音。会说话，多说鼓励的话。学会赞美别人。
学会拒绝。“拒绝”也是办事的内容。当别人对你有所希求而你办不到时，你不得不拒绝他。拒绝是一种艺术。拒绝是很难堪的，不得已要拒绝的时候，我们要学会拒绝方法。这里是台湾星云大师关于拒绝的经验。
一、不要立刻就拒绝：立刻拒绝，会让人觉得你是一个冷漠无情的人，甚至觉得你对他有成见。
二、不要轻易地拒绝：有时候轻易地拒绝别人，会失去许多帮助别人，获得友谊的机会。
三、不要盛怒下拒绝：盛怒之下拒绝别人，容易在语言上伤害别人，让人觉得你一点同情心都没有。
四、不要随便地拒绝：太随便地拒绝，别人会觉得你并不重视他，容易造成反感。
五、不要无情地拒绝：无情地拒绝就是表情冷漠，语气严峻，毫无通融的余地，会令人很难堪，甚至反目成仇。
六、不要傲慢地拒绝：一个盛气凌人、态度傲慢不恭的人，任谁也不会喜欢亲近他。何况当他有求于你，而你以傲慢的态度拒绝，别人更是不能接受。
七、要能婉转地拒绝：真正有不得已的苦衷时，如能委婉地说明，以婉转的态度拒绝，别人还是会感动于你的诚恳。
八、要有笑容的拒绝：拒绝的时候，要能面带微笑，态度要庄重，让别人感受到你对他的尊重、礼貌，就算被你拒绝了，也能欣然接受。
九、要有代替的拒绝：你跟我要求的这一点我帮不上忙，我用另外一个方法来帮助你，这样一来，他还是会很感谢你的。
十、要有出路的拒绝：拒绝的同时，如果能提供其他的方法，帮他想出另外一条出路，实际上还是帮了他的忙。
十一、要有帮助的拒绝：也就是说你虽然拒绝了，但却在其他方面给他一些帮助，这是一种慈悲而有智能的拒绝。
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