办会那些事儿：“谱曲”“唱戏”“弹琴”
2016/4/13 办公室主任
会务工作是会议活动中的重要组成部分，是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。做好会务工作，必须认真抓好会前、会中、会后三个环节。
把握三要点，谱好会前“曲”
会前准备工作是否充分，是决定会议是否成功的关键环节。确保会前准备工作严谨细致，超前主动，不出纰漏，必须紧紧把握三个要点：
制订方案。会前准备工作涉及面广，任务繁重，涉及调查研究、安排议题、准备文件、会议接待、布置会场、会议编组等多项工作。要求会议工作人员必须制订详细的计划，考虑和安排好方方面面的问题。一般对大型会议或规格较高的会议，应成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，若有室外活动还应成立交通秩序管理组。对小型会议，也要成立秘书组或会务组。不论会议规格高低、规模大小，都要将每一项任务、每一个细小的环节、每一项具体工作的责任明确到人。
分工落实。会前准备工作具有很强的时限性，要求在会议召开之前全部圆满完成。因此，会议筹备方案确定后，各工作小组要根据任务分工，抓好落实。秘书组提前确定会议议程，印制好领导讲话、会议文件、典型材料等；会务组应提前落实好日程安排、行程路线、会标制作等工作。宣传组要提前组织好摄影摄像人员和录音、记录人员，保证会议期间及时到位；后勤组要提前将参会人员的姓名、职务、性别、民族掌握准确，安排好食宿等。另外，后勤组应根据其他工作组的预算和意见，及时提供各项后勤保障，安全保卫组要根据会议规格高低，做好会场及代表驻地的安全保卫工作。
会前检查。这是落实计划、保证开好会议的重要一步。对于重要会议，要在会前多次反复检查，及时发现并解决问题，做到防患于未然。会前检查分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，其中，现场检查是主要形式。会前检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等。大中型会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位，会议播放唱片的检查等。对落实不到位或衔接不够的及时督促，做好协调，确保不出纰漏。
搞好三服务，唱好会中“戏”
会中是从会议签到至会议结束时的这一段时间。在这一阶段，作为会议服务的主要工作，从地点上可分为场前服务、场内服务、场外服务三个部分。
场前服务。主要包括会议的签到和材料分发、引导入座等工作。对规模较大、时间较长的会议，要制订场前服务活动方案，明确工作人员。包括签到负责人、材料分发负责人、引导入座负责人等；对小型会议、时间较短的会议和大型会议中的每次分会，也要进行会议签到工作，以便准确统计到会人数，使主持人掌握情况。
签到时，一般采取与会人员在事先准备好的签到薄上签名的形式，有时也采用发放入场证、签到卡的办法，或在事先报的名单上圈到，在签到时一并分发会议文件和材料。大中型会议，要成立文件分发处，负责会议文件的分发工作，将会议所需的文件材料及时、准确地分发到与会人员手中。分发文件要注意编号、登记、按组分发，须会后收回的文件，要在文件上注明“会后收回”字样和收文人姓名、收文时间，为清退工作创造便利条件。对于属于国家机密的文件材料，更应严格登记，及时收回，以免泄密。参会人员进场时，一般由工作人员引导入座，特别要注意引导主席台就座人员入座。
场内服务。主要包括会议记录、录音、摄影摄像以及其他会场服务。对大中型会议或重要会议，由于会场较大，人数较多，需拍摄照片、录音、录像，以便留存。同时，在主席台下设立“值班席”，以便处理临时事项，联系内外、传递信息。如：向有关部门转送领导同志批办的文件，有关部门的紧急情况要转达与会人员，传递信件、电报等。在这项工作中，会议工作人员要掌握分寸，谨慎行事，不要干扰会议的正常进行。会议进行中，可能发生一些临时变动，如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其他特殊情况，会议工作人员要及时向领导请示，并根据领导的指示采取应急措施，妥善处理。
场外服务。主要包括场外安全保卫，预防突发性事件发生，维护会场秩序；落实与会人员的食宿安排，根据实际情况作出临时性调整；设立医疗室，搞好医疗服务；备好车辆，方便与会人员外出等。
会中服务内容繁杂琐细，是在情况不断发生变化中的服务，要求工作人员必须认真负责，细致周密。要树立全局意识，把会中服务工作看成是既有分工，又有合作，并且处于运动状态的有机统一体。工作人员既要各负其责，又要密切协作，主动配合，步调一致地进行工作，充分发挥整个服务系统的作用。各工作环节之间要明确负责领导，统一指挥，统一协调。尤其对一些大型会议，工作人员数量很多，而且来自不同地区不同部门，更要做到统一领导，严格纪律，一切行动听指挥。重大问题应由领导做出决定，工作人员不可自作主张、各行其是。要树立保密意识。一些重要的会议涉密较多，会议工作人员要增强保密意识，事事处处都不疏忽大意，防止泄露机密。
坚持三件事，弹好会后“琴”
会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环。主要是抓好三件事：
善后服务。善后服务的主要内容有组织与会人员离会、整理会议记录、起草会议纪要、撰写会议简报、发布会议新闻等。在组织与会人员离会时，要详细了解与会人员返回原单位的时间和交通工具，协助购买飞机票、车票或提供其他服务等。对个别因工作需要暂留的代表，在住宿等方面妥善安置，不使他们产生“会散茶凉”之感。对会议的记录、简报、新闻发布工作，要明确专人负责，做好全程记录。根据需要，及时起草会议纪要，或印发领导讲话。对会议记录、领导讲话、会议纪要、会议简报、会议新闻等材料的印发工作，要坚持领导审批制度，确保会议记录、报道等内容真实准确、简明扼要、符合行文程序。
会后总结。每次会议结束后，要召集会务工作人员认真总结经验，寻找工作差距，讨论下步意见，使以后办理同类会议时有所借鉴。在坚持每会必总结的同时，要适当对会务有功人员和有关部门进行表彰奖励，对在会务工作中未能尽职尽责的同志提出适当的批评，如有严重失误或玩忽职守的情况，则追究有关人员的责任，使全体会议工作人员汲取教训。
会后督查。其目的是对会议决定事项办理情况进行检查和督促，确保会议精神落到实处，防止有关单位推诿扯皮。为了确保每次会议都能达到有安排、有落实、有效果，应从三个方面做起：一是明确督办人员。一般由党委办、政府办督查室同志兼任，也可根据工作需要从有关部门抽调。明确分工，在某一阶段专职专责。二是健全登记制度，建立督查台账，逐项列出检查催办的事项，下发督办通知单，包括督办内容、督办人、督办日期、被督单位、办理情况、联系人及电话等内容。由督办人员根据实际情况定期记载督办事项的进展情况，定期印发督办通报，一并纳入年度目标管理。三是建立汇报制度。每次会议决定事项督办结果要通过口头汇报、书面汇报、专题报告等多种方式向领导汇报，确保每次会议开时成功，开后见效。
(文章摘自《秘书工作》杂志2005年第2期。原题目：《抓好三个环节 提高办会水平》；作者：李培彦)
注：本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo)，任何媒介转载均须注明来源，否则追究法律责任。
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