办公室“材料狗”如何提高效率少加班
2016/11/17 办公室主任

     编者按:小编刚看到这个标题,内心是抗拒的,毕竟自己也是搞材料的,怎能叫做”狗“呢。但是真的找不到一个更好的名词来代替,那就这样吧,自嘲也是一种苦中作乐的精神嘛。公务人员的“5+2”“白加黑”成为前段时间网络热议的话题,更难以理解的是公务员、事业组织等5类人没有加班费。作为搞材料的,不加班是不可能的,但通过提高效率少加班不失为明智的选择,这篇文章的出发点和意义就在于此。

     办公室“材料狗”如何提高效率少加班

     文丨瓦罐汤

     窗外灯火辉煌,办公室形单影只,墙上的钟表啪啪作响,泡上一壶提神的热茶,眼睛直勾勾的盯着电脑屏幕,绞尽脑汁,一言不发,久坐不动,飞速敲打着键盘,移动着光标,累了揉一揉朦胧的双眼,继续正襟危坐的爬着格子。

     这是办公室“材料狗”最真实的加班写照。

     既然坐在了“材料狗”这个椅子上,面对人少事多、临时性任务多等情况,加班加点似乎成了家常便饭。

     如何提高效率少加班,成为一个让人呵呵的目标。

     但是理想是美好的,想一想是可以的,万一实现了呢?

     笔者结合自己的认识,谈几点心得体会。

     1

     保持计划性

     大材料、小材料、工作总结、工作计划、调研报告,这个明天要,那个后天要,亲,人是那么少,事是那么多,这周肯定要加班了。

     呵呵,那可不一定,先列个计划统筹统筹,不要急于动手。

     找个像模像样的本子,放在一个显眼的位置,按照材料的轻重缓急,把需要完成的材料按照最迟交稿期限依次列明,同时标记自己计划的完成时间,把时间均衡开来,既要避免前几天忙得死去活来、后几天闲得无事可做的不均衡,又要避免把所有的事情都挤压在最后一天,适当留出一定的机动时间。

     当然,这个计划越详细越好,上午写什么,下午写什么,细致的规划可以起到更好的引导作用,还能时刻保持紧迫感,完成一项销号一项,不要眉毛胡子一把抓,确保有条不紊进行。

     2

     保持预见性

     凡事预则立,不预则废。

     所谓的预见性,是在做好日常工作的同时提前对下一步可能会写的材料进行考虑,把事情想早一些、想远一些。

     要分析大势

     平时留意新闻报道,看清客观形势,把握发展态势,掌握经济社会大事,对自上而下开展的一些活动、讲话提前进行学习和素材的整理。

     以“两学一做”为例,中央和省一级开展完动员会后,就可以提前着手准备了。

     要了解动态

     加强与上级单位的沟通交流,在方便和允许的情况下,了解近期会组织哪些会议,需要哪些汇报,上报什么材料,材料内容要求是什么,进而进行有前瞻性的准备。

     要参照惯例

     参照往年的工作惯例,一些常规性的材料是必不可少的,可以利用相对闲暇时间,提前做好材料的撰写。

     比如现在到了年底,本科室的工作总结、本单位的工作总结、党风廉洁建设总结、党建工作总结是必不可少的,现在就可以见缝插针地进行素材的梳理和准备了,避免年底大量工作带来的长期加班。

     3

     保持专注性

     在任务开展过程中,保持专注性能帮助你以更快的速度完成一份材料。

     尽量把桌面收拾的干干净净,保持空间井井有条,将可以分散注意力和与业务不相关的东西移除掉。

     尽量远离手机,把它调成振动放在一旁几个小时,远离社交媒体的各种讯息,减少不必要的精力耗费。

     尽量先完成最重要或者最困难的材料,把简单点的留在最后,即使最后筋疲力尽,也不会对质量造成多大影响。

     尽量腾出时间进行休息,不要一味的埋头写作,设置一个定时器,每隔一个小时休息一次,毕竟人的体能是有限的,大脑也是需要休息的,超负荷的工作只能影响工作的专注性和工作效率。

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