办公室管理心法：如何管好办公室？如何用高学历干部？如何用副职？如何做秘书？
2017/3/2 办公室主任
【作者简介】：刘向兵，管理学博士，研究员。现任中国人民大学党委常委、副校长。
【石评】：本文作者是石头职业生涯的第一位领导，曾长期担任单位办公室主任。石头现在对于办公室工作的认识、做法和习惯，很多都脱胎于那几年领导的指导和锻造，领导很多的教导，当时不甚理解，却历久弥新，越琢磨越有味道。这篇文章根据领导当时发言、讲话整理而成，我们一起来听听看，在他眼里，如何管理好办公室？如何使用管理高学历的干部？如何使用副职？如何做好秘书？
一、如何管理好办公室？
1、树立“以人为本”的思想：管理好一个部门，首在用好人才。主要领导的主要精力，应当放在做人的工作上，因为做好人的工作，是管理好一个部门的关键。对干部应当无论年龄、学历、资历，均应一视同仁的给予关心、体贴、善待。要真挚的而不是程式化地、做作地与他们交朋友，善于经常地了解他们的喜怒哀乐，利益追求。
2、要给部门树立好目标：共同的目标，共同的价值观，是部门发展的驱动力。主要领导要致力于树立部门的目标，建立好共同愿景，让人人都明白这个愿景，明白这个目标，鼓励大家一起去努力。
3、建立好督促大家学习、交流的机制：建立学习型组织，例行的会议制度、交流制度、研讨制度非常有效。员工或骨干在一起沟通工作进展，通报工作安排，交流工作心得，营造学习气氛，在此过程中也可形成许多好的工作思路和建议，有助于大家进一步明确共同愿景，明确工作责任重大，是崇高的事业，光荣的使命，不断增强凝聚力、战斗力。
4、要激励每个干部勇于自我负责、承担责任：一些高学历干部成就感强，责任心强，要给他们大胆地压担子，鼓励他们勇于自我负责、承担责任。有了错误、有了失误，也要积极鼓励，不要让他们因此消极或消沉，变得不敢负责。
5、要善于发现和归纳问题：任何事业、任何工作都是在矛盾中前进的，问题、矛盾经常会产生。如同物理学中的“理想状态”一样，现实生活中，实际工作中的“理想状态”也是不存在的。同物理学一样，理想状态只是为了科学研究的方便，为管理学研究的方便虚拟出来的一种最典型的至纯至善的状态。作为主要领导，一定要善于把握事物的趋势，善于发现问题，归纳问题，找到焦点，这样才能正视问题，解决问题。要经常保持这样的敏感性、判断力。这是领导人不同于一般群众的最大特点。什么时候变得麻木了、无所谓了，什么时候就难以再前进了。
6、要重视总结、善于总结：良好的总结是工作的一半，是成功的一半。适时的总结具有几大作用，一是明确已经做过的工作，总结工作的成败得失；二是凝聚员工的力量，使大家有明确方向，有共同的成就感、荣誉感；三是让上级领导明确本部门的成绩，认可工作进展，更好地支持本部门的工作。
二、如何使用管理高学历的干部？
1、对于高学历干部总体希望与要求：总体而言，我们对高学历干部有三个要求，即“三要”：起点要低，目标要高，发展要快。“三要”是密切联系的一个整体，最重要的是起点要低，在工作上要放下架子，从头做起，要忘掉自己的博士、硕士身份，从点点滴滴工作做起；同时目标要高，在目标追求上要牢记自己的博士、硕士身份，“志存高远”；做到前两点，或者把前两点结合好了，也就保证了“发展要快”的要求。
2、充分照顾多层次的追求：高学历干部的需要追求有多元化、多层次的特点，用马斯洛需求层次理论分析，他们属于特殊人群，即在较低层次的需求还没有满足的时候，往往可以同时有较高层次的需求，甚至可以更为看重自我实现的需求。因此，激励他们的手段也应多元化，既重视物质利益的满足，也重视精神追求的满足；要更多关注他们对精神愉悦、个人发展乃至社会认可的追求。
3、善用表扬和批评：表扬和批评都是工作手段、激励手段，该用当用。但在对待高学历干部时，有些特殊的要求，因为高学历干部成就意识强，自尊心强，自省意识强，所谓“响鼓不用重锤敲”，所以要把握：表扬一一不吝表扬：及时表扬，当面表扬，公开表扬，书面表扬；批评一一慎用批评：过后批评，私下批评、口头批评，或者把批评变成善意的提醒，或者以长者、好友的身份推心置腹地谈心，婉转地引导；有时不加批评，而给他们一个将功补过的机会，如交给有关任务，给一个台阶，效果反而更好。批评有“四忌”：一忌情况不明就发火；二忌当着众人就发火；三忌当事人不在时在别人面前批评之；四忌在就一件事批评人时联系到其他事情，捎带批评。
4、不断提高自身的素质：高学历干部的价值观与众不同。他们更为认可有较尚学识、有一定学术水平、品性高洁、为人谦和的领导，一旦认定，就会努力地为这样的领导去工作，去拼搏，所谓“士为知己者死”是也。同时，与他们交朋友，除了日常的交往方式，还要善于以文会友，以学会友。这一切，都决定了领导者一定要带头学习，不断提高自身的素质，不断学习，以能赶得上信息时代的浪潮，与高学历的干部对话、学习、交流，以不断推进部门的工作。
三、如何使用副职？
1、要科学分工，明确职责：科学分工，明确职责。责、权、利分明，才能调动副职的积极性，密切配合，共同推进工作。正职的工作要尽量超脱一些，让副职具体分工具体科室、具体工作；在有多个副职的情况下，给他们的分工尽量不要交叉重叠，以免产生矛盾或其他协调上的麻烦。
2、要“抓大放小”：“抓大放小”。“副职要有权，正职要有闲”。要放手让副职去工作，去开拓创新；正职有闲，才能更多地去做人的工作，做思想工作，才能思考，才能发现和归纳问题，才能掌握全局，推进全面工作。要善于授权，不必事必躬亲，不要陷入大量的日常性、事务性工作中去。
3、要加强交流、加强沟通，加强协调：交流、沟通、协调是管理中的重要措施，重要环节，特别是正职和副职之间的交流、沟通、协调，非常重要。要通过多种渠道，建立良性机制，推进交流、沟通、协调，才能带动工作，才能带领群众，共同前进。
4、要勇于为副职承担责任：工作千头万绪，缺点、问题在所难免，副职有些工作没有做好，领导有批评或有微辞，正职一定要勇于为副职承担责任，不居功，不诿过，成绩是大家的，问题是自己领导的责任，只有如此，才能做好领导工作，才能有威望，才能获得副职和群众的信任。当然，勇于承担责任并不是无原则的庇护。
四、如何做好秘书？
1、要忠诚、勤奋、谦和、周到、多思、慎言：秘书的素质，有全面性。诸多素质中，首在忠诚，即对事业忠诚，对领导忠诚；勤奋是第一要务，因为辛苦，因为事业在发展，有大量的工作要做，有大量的问题要处理；谦和，是品质要求，无论服务的领导有多大，职位有多高，作为秘书的谦和是必不可少的，要谦虚谨慎，对人和善，不可有骄娇二气；周到，生活上、工作上要周到；要多想，多替领导着想，多思考问题；慎言，是指在公众场合注意少说话，少发表议论，否则别人会以为是领导的意图；同时，也切忌以领导的好恶去判断其他干部群众，切忌把领导的主观判断带到自己的工作中。
2、要善于处理复杂问题：分清轻重缓急，“弹钢琴”，忙而不乱，学会处理矛盾。可以概括为“帮忙不越位”，“协助不协调”，“服务不指挥”。所谓“帮忙不越位”，是指秘书是给领导帮忙的，不能越位去代表领导去发号施令；“协助不协调”，是指在工作中更多起协助作用，协调的工作，有领导，有办公室等职能部门去做，自己不要去协调工作；“服务不指挥”，还是指要把握好身份，不要自己去指挥有关部门工作。
3、要处理好与所在部门、其他部门的关系：要处理好与自己所在部门、科室领导和同事的关系，明确自己的归属，自己的家。要有整体意识，不可脱离集体，更不可凌驾于集体之上。要注意处理好与其他部门的关系，善于通气、善于交流。
4、要善于忍受委屈：学会接受批评，忍得了委屈，学会面对来自各个方面的议论。任劳任怨是秘书综合素质的体现。在领导身边，领导对秘书很亲近，也很严格，喜怒哀乐有时不回避，特别是工作中的缺点，往往会严厉指出，要善于接受批评；有时，这些批评不一定正确，但也要善于忍受，善于排解。
5、要有良好的心理素质。良好的心理素质包括良好的心理承受能力，良好的心理调节能力，良好的自我认知能力，良好的人际关系。秘书工作的特殊性，要求秘书必须具有特殊的素质，必须是“特殊材料制成的”。
6、要“眼观六路，耳听八方”。秘书是领导的助手，收集信息，了解各方意见，把握有关动态，所以必须“眼观六路，耳听八方”，才能满足领导的工作需要。当然，要实事求是。不能道听途说，更不能信谣传谣，误导领导。
(本文根据作者部分发言、讲话整理而成)
原文标题：
四问办公室管理：一位领导的办公室工作心法【重磅必看】
来自微信公众号“办公室的秘密(bgsdmm)”
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