机关公文写作十点体会(一位资深笔杆子的厚积薄发)
2021/1/13 12:15:00 办公室主任

     本人笔耕机关十年,从当初的一无所知到今天的“笔杆子”,其间经历了数不清的摸爬滚打。蓦然回首,体会颇多,故而在闲暇之余,一一拾来,以飨后来人。

     一、不怕吃苦

     写材料是名正言顺、众所周知的苦差事,老同志想甩手,新同志不愿干,人人想避之而不及。写材料主要有“四苦”:一是经常熬夜,没有其他同志自由;二是陪家人时间少;三是掉头发、伤身体,影响形象,甚至影响找对象;四是提拔不算快,被误认为是书呆子,“百无一用是书生”。

     难道因为苦,就不写材料了吗?不能。“吃得苦中苦,方为人上人”。特别对于年轻同志,建议最好从写材料做起。很多领导干部都是从写材料熬出来的,虽然过程很苦,但如果你把握好了,就是一辈子的财富,终身受用,而且也是你提拔的跳板。写材料有助于培养逻辑思维、全局思维,有助于提高思考谋划能力、语言表达能力,等等。试想,如果让你当领导干部,你头脑空空,连个思路都无法理清,就连下属报的材料都不知如何把关修改,还怎么当领导干部?所有这些,都可以通过写材料来弥补。

     依稀记得,那些年因为自己有自知之明,自认为个人口才不好,能力不强,所以毅然决然选择了写材料爬格子,从天黑熬到天明,从春天熬到冬天,周而复始,十分辛苦、清苦、痛苦,熬没了头发,熬没了青春。当然,也收获了很多,我一直认为,付出得越多,收获得就会越多,因为材料写得好,经常被上级盯着,从乡镇写到县里,再从县里写到市里,又从市里写到省里,或许这就是所谓的苦尽甘来吧。

     二、坚持学习

     学习,是写材料的源头活水。写好材料,必须坚持抓学习,想靠吃老本是行不通的,否者会“江郎才尽”。我见过一些写材料的同志,不爱学习,写出来的材料就很干瘪,跟不上时代,思想陈旧,内容也不鲜活,都是些老把式、陈词滥调。凡是爱学习、坚持学习的同志,写出来的材料,都是很鲜活、很新颖的。

     写好材料,到底需要学习什么呢?这里,重点说一说理论知识,主要有五种:一是总书记的重要讲话精神;二是国家的大政方针;三是国内国际新形势及热点事情;四是与你从事工作有关的政策;五是与你从事工作有关的领导讲话,等等。

     怎么学?贵在坚持。一是早晨看报纸。“磨刀不误砍柴工”,早上到办公室后,把当天的《人民日报》等报纸迅速看一遍,重点内容重点看,不是很重要的内容看标题就行。二是边写边研究政策、领导讲话。在写材料过程中,收集政策文件、领导讲话等,一边写一边研究,这也是学习的过程。三是晚上坚持看新闻联播,看看党史、马列主义著作等书籍。在学习的过程中,可以准备一个纸质的笔记本,记录精彩语句。学习是一个日积月累的过程,点点滴滴积累终究会成为江海。

     “腹有诗书气自华”,当你坚持学习后,你会发现自己有气质了,谈吐也优雅了,做事也自信了,写材料也顺手了,等等,这就是学习带来的好处。

     三、经常研究

     “学而不思则罔”。学习得再多,如果不加以思考研究的话,终究还是别人的。只有经过自己头脑思考研究过的知识,才真正是自己的。有的年轻同志很用功,把学到的知识一股脑地硬背下来,虽然精神可嘉,但不值得提倡。

     到底该怎么思考、该怎么研究呢?主要有途径有三种:一是把握核心要义。在反复研读的基础上准确把握这篇文章主要讲的是什么、要解决什么问题。二是前后比较分析。将这篇文章内容,与以往学到的类似知识进行对比,看哪些是新思想新观点,哪些是新要求新提法。三是联系工作消化。这篇文章提出的新思想、新观点、新要求或新提法,对你的工作有没有启发、帮助?如果有,该如何运用到工作中,怎么找到切入点、着力点?等等。

     有余力的同志,还可以写写读后感或是心得体会。我经常利用QQ空间写读后感,比如,今天大致学了哪些知识,有哪些新知识点,如何运用到工作中,等等。我想,写读后感,一方面是对一天学习、工作的回顾梳理,另一方面也是对学习内容的深化,更有助于加深知识记忆。我身边有的领导,习惯每天晚上躺床上后,利用十几分钟时间,把全天工作、学习等事情在脑海中过一遍,这也是一种加深记忆的好办法。总之,在深入思考研究的基础上,再注重下记忆的方法,就能更好地将所学的东西变成自己的知识。

     四、善于模仿

     模仿,就是常说的“照葫芦画瓢”。初学写作者,往往都是比较迷茫,不知所措,有不少同志还依旧保留着上学期间写作的风格,写出来的公文多是靡靡之音,没有公文的样子,难登大雅之堂。我是理科出身,刚参加工作,就开始接触材料,十分茫然,手忙脚乱,不知写什么,不知从哪里下笔。后来经过领导指点,掌握了一个绝招,就是模仿。写之前,多找几篇类似的材料,然后把这些材料反复研读几遍,看看人家的思路、逻辑、层次、遣词造句时如何摆布的,为啥这样摆布,等等。在此基础上,套用他们的思路、结构、标题等内容,再把自己单位的工作充实到里面,就是一篇新的材料了。

     可能有的同志会问,这是不是抄袭?我可以明确地说,是抄袭。天下文章一大抄,看谁会抄不会抄。经过几个月甚至半年的抄袭之后,慢慢地就能领会公文写作之奥秘了,慢慢地就能摆脱抄袭、独立自主写作了。这里强调下,抄袭是有原则的,对于需要在网上发布或是在报刊上发表的材料,一般不要抄袭太多,如果你给领导写的署名文章,大部分是抄袭的,然后在网上或报刊上发表,别人看到了,会怎么想?对这类材料,尽可能原创。我说的模仿、抄袭,最终目的是帮助你迅速入门的,而不是让你走捷径、贪懒省事的。所以,要模仿,更要善于模仿。

     五、处处留心

     “处处留心皆学问”。对写材料的人来说,更需要处处留心。

     一是要留心领导的想法。利用汇报工作、开会、调研等时机,经常接近领导,了解领导对事情的看法,有什么想法,讲话是什么风格,喜欢用什么词句,等等。了解了这些,在以后写材料过程中,可以有针对性地按照领导风格来写,把领导的一些想法融到里面。当领导看到材料时,会有这种感觉,“你写的,正是我想的”,还会夸你是个有心人。

     二是要留心相关政策要求。对中央出台的政策、上级单位和本单位发的文件等,要第一时间了解、掌握,不要求学得多深,但最起码要知道有这个事情,如果单位业务科室发个文件,你作为写材料的秘书都不知道,在起草工作总结时就会闹笑话。

     三是要留心重要信息点。平时与同事聊天,参加会议,或者吃饭,都要注意捕捉有价值的信息点,当然这不是故意刺探情报。掌握了这些信息点,对你写材料谋篇布局、遣词造句等是有好处的。

     四是要留心好文章。平时看到好的文章,要尽可能地保留下来,或者把提纲记下来,经常温习,说不定哪天写材料就能用到。最好是建立一个资料库,许多“大手笔”都有一个资料库,分若干个类别,写材料时可以随时调出来参考。综上,大家要善于留心,但凡善于写材料的,都是有心之人。

     六、多多动笔

     要想快速提高公文写作水平,就要多动笔,在一定时间内要有一定数量的积累。写作好比游泳,理论学得再好,如果只是站在岸上不下水,不喝几口水,是永远学不会游泳的。

     一要自我加压写。我初学公文写作时,坚持每天都写,如果单位暂时没有写作任务,我就自己写点时政评论文章,篇幅不长,千字文,写过之后,往一些知名网站或报刊投稿,日积月累,写了几百篇评论文章,回过头看看,其中有许多文章质量很高,闪烁着思想性,也有很多金句。这几百篇评论写下来,对我提高写作水平发挥了很大作用。

     二是认认真真写。这里主要强调领导要求写的材料。对领导安排的任务,是必须要高标准完成的,哪怕加班加点都要写出来。好材料,是反复修改出来的;但写材料,往往都是被逼出来的。有时,领导交办的材料任务会比较多,不要怕,要咬紧牙关,背水一战,当你熬过了最艰苦的日子,迎接你的就是朝霞满天。

     三是抓住机会写。现在有不少年轻人害怕写材料,遇到材料就往后躲,这对于提高写作水平是不利的。我当初学习写作的时候,不管是不是职责内的材料,只要领导说了,我都认真接受,把写作当作挑战自己、提高自己的过程。甚至有的同事很同情地问我,“你怎么这么好讲话,不是你的任务为啥不推掉?”对此,我嘿嘿一笑。

     七、追求精品

     不少新同志容易犯这样的错误,就是把材料迅速写好了,也反复看了好几遍,自认为完美无瑕了,内心里也是美滋滋的,想着这回领导肯定会提出表扬,会高看自己一眼。怀揣着这样美好而又美妙的梦想,急匆匆地将材料报给领导。可惜,天有不测风云,领导看过之后,顿时雷霆万丈,“这是什么材料?太差了”。真是晴天霹雳啊!被狠狠地浇了一盆冷水。出现这样的错误,关键是因为缺乏精品意识。如何做到精品?

     一要反复修改。好文章都是改出来的。初稿写好后,不要着急,不要沾沾自喜,要多捂一捂,多推敲推敲,看看有没有表述不完整、内容与标题不相适应、漏掉重点内容等错误。好的文章,一般都修改5遍以上。

     二要多征求意见。有时,自己写的材料,自己反复看了多遍,还是很难发现不足,这就是所谓的“当局者迷,旁观者清”。建议多征求下同事、甚至内行朋友的意见,有的同志可能脸皮薄、不好意思,这不是啥丑事,要有不耻下问的精神。根据征求到意见,加以修改完善。

     三要对照精品改。找一找写的好的类似材料,看看人家怎么写的,有没有值得学习借鉴的地方,比如标题、措辞等。当你对照精品找准差距、补齐短板后,即便达不到精品的层次,但起码离精品就不远了。好比你立志当科学家,经过艰苦努力,没有当上科学家,只是当上了高级工程师,这已经也很好了。

     八、注重技巧

     写材料,既需要笨功夫,也需要巧功夫。巧功夫,就是要把握方法技巧。善于运用方法技巧,往往可以起到“四两拨千斤”的效果。

     比如,写工作总结。要先充分收集素材,然后把素材研究透,在此基础上梳理哪些是重点工作,哪些不是重点工作,再参考以往工作总结谋篇布局,进行合并同类项。可以采取“五三”法则,分五大块,每块细分三小点,每点先写措施,然后写成效。当然也可以采取“六四”等法则,根据材料需要而定。

     还比如,写领导讲话稿。要体现出新意,有针对性,不能废话连篇、解决不了实际问题。很多精彩的领导讲话稿,都是有思想、有观点、短小精辟的。写领导讲话稿之前,要把握好领导的风格,这很关键,如果不符合领导风格,写得再精彩也枉然。有的领导讲话喜欢举例子,有的则喜欢引经据典,因不同领导而定。

     再比如,写经验信息。要把握上级的需求点、关注点,这样被采用的可能性就大。写的时候,角度要切小,立意要独特,选材要新颖,语言要高度凝练,能用三个字表达的,绝不用五个字。要形成一套完整的经验做法,外地可学习、可复制。总之,每种文体都有不同的技巧,写多了自然就能心领神会、融会贯通了。这里就不一一赘述了,大家可结合实践来理解、领悟、把握。

     九、心态要好

     写材料是个苦活、累活,没有好的心态是不行的。当你费了九牛二虎之力写了一篇材料,报到领导那里,领导不满意,还批评你不用心,这个时候你满心委屈,还不能跟外人说,只能自己默默承受。而且这样的事情,会经常发生。如果心理素质不好,真的会得抑郁症。还有,如果你的材料写得非常好,领导就会对你形成依赖,依赖的直接后果就是暂时影响你提拔,因为领导离不开你,所以你只能继续爬格子,而那些不写材料的人往往被提拔得比较快。更有甚至,当你写了很多年材料时,领导和同事会认为你只会能力不全面、只会写材料、组织协调能力也不行,等等,所以提拔又得靠边站。这些都需要有好的心态去应对。

     其实,写材料的人,不能老想着去提拔,而是要立足当下,把眼前工作做好。这样想,当写的材料被领导采用,领导在大会上读着你写的材料,你在下面听着,心里不也美滋滋的吗?最起码自己的思想自己的想法被转化为推动工作的措施了,这也是实现自身价值的好途径。还有,当你写的经验信息或建议信息,被上级采用或领导批示,也是很自豪的事,也能体现个人以文辅助的价值。更何况,凡是材料写得好的人,前期提拔可能会慢些,但是后劲大,后期提拔是很快的。同志们,保持好心态,继续努力吧!

     十、加强锻炼

     写材料是脑力活,也是体力活。很多大笔杆子,由于长期写作,头发白了,头发没了,血压高了,腰间盘也突出了,年纪轻轻就成了小老头。所以,大家写材料时,要注意劳逸结合,加强身体锻炼。身体是革命的本钱,如果身体搞坏了,写材料还有什么意义呢?可能有人会问,写材料时间紧,没有时间去锻炼,可以理解。

     有几个好的习惯跟大家分享下:一是戒烟。很多同志习惯叼着香烟写材料,这样对身体伤害很大,还美其名曰是提神,提神的话,完全可以喝茶叶茶,尽量不要抽烟。二是不要酗酒。平时有应酬的时候,不要喝太多酒,也是很伤身体的。三是多健身。不忙的时候,抓紧去跑跑步,或者去健身房锻炼锻炼。最好是每天晚上下班都能慢跑一会,或者快走一个小时。还有的人喜欢游泳,游泳也是不错的选择。总之,要重视锻炼、坚持锻炼。

     以上十点体会,只是个人不全面的一些看法,希望能够给大家起带来启发和帮助。

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