时间日程表如何安排，才能发挥最大用处？
2019/10/28 7:05:00 秋叶大叔
大家好，我相信很多人都知道要排日程表，但日程表到底怎样排才合理？其实很多人不清楚。
所以我之前给了我们时间营助教可树一个挑战，假如可树现在给我做秘书，她应该如何安排我的日程？ 这个秘书测试，是强迫你用秘书思维去思考，如何给别人排日程，我们希望这个日程排完，除了你理解如何做一份完整日程表外，你也理解如何给自己排日程。 我们一开始给自己排日程，最大的问题是容易被事项的重要性紧急度干扰，导致我们的日程安排动作走形，所以我们才建议各位先试试换位思考。 下面各位看到我们排日程表的过程，请你一步步思考，假如是你，你会怎样安排领导的日程表？这种安排思路能否用在你自己的日程表？
——秋叶大叔
· 正 · 文 · 来 · 啦 ·
我的领导秋叶大叔，每天要响应的事情很多，非常的忙。有多忙呢？给你们看看他之前某天的原定安排：
1、早上4节课，8点上到11点50分
2、微博、朋友圈日常更新
3、回复学员群消息和各种私聊消息
4、跟微软通电话谈业务合作
5、写最新版本公司介绍
6、下午约2点半到4点接待时间管理司马腾老师
7、下午约4点到6点跟美丽修行谈合作
8、下午约6点到6点半跟公司开工作会议
9、晚上7点约香港朋友一起饭局
10、晚上9点到10点跟法国一位妈妈电话
哦对了，秋叶大叔还有很多临时突发事件，比如约了可树修改这篇分享文章，那就还要加多好几项：
11、跟可树反馈文章的问题
12、修改这篇分享文章
13、晚上10点秋叶大叔又临时在帮声音训练营改招生文案
每天的事情，不仅有事先计划好的相对固定的工作、还有临时安排的突发工作，大叔这一天要做的事情怎么这么多呀 
而我的工作之一，就是尝试帮秋叶大叔排日程。
我是如下这么操作的。
01了解领导的作息
日程表的安排，要尽量兼顾领导的作息习惯，争取让工作日程与他的精力周期匹配。 据了解，大叔每天的作息是这样的，还比较规律健康。
注意，这张还不是日程表，是作息表。当把作息表列出来后，可以清晰的看到，秋叶大叔的一天有多少时间可以分配给工作，方便安排。 剧透一个小秘密，秋叶大叔的午休时间基本上是一个幌子，我就没有怎么见过他午休。
02把工作清单合理分配到现有日程
怎么把这份工作清单，分配到表格里面呢？
假如你是秋叶大叔的秘书，会怎么填？动手试一试~
第①步，把刚性时间排进日程
即提前约好了几点开会、几点接待客人、几点讲课，这些时间通常是固定不变的，按时间走就好。
填完后，发现除了晚上的22:00-24:00还有空档，其他时间段都有安排。
在原有的计划中，还有4项工作未安排，是否应该全部堆到晚上时间段？够用吗？
另外，如果有些临时加入的事项，又应该排进哪？
未安排事项：
1、微博、朋友圈日常更新
2、回复学员群消息和各种私聊消息
3、跟微软通电话谈业务合作
4、写最新版本公司介绍
5、跟可树反馈文章的问题(临时加)
6、修改这篇分享文章(临时加)
7、晚上10点帮声音训练营改招生文案(临时加)
第②步，预估非刚性事情的大概用时，并插入到预留机动 有些事项，重要紧急度较高，难度较大，耗费的时间会比较多，就适合安排整块时间来做。例如“修改分享文章”，明天就要用，今天就必须改完。大概要耗用1小时的整块时间，适合安排在晚上的时间段。最后大叔告诉我他是11点30分开始修改，一直改到了12点。 有些事情，占用的时间不多，大概半小时内就可以完成，就可以利用碎片时间，或者挤出一块时间去做。例如“文章的反馈”“电话会议”“写公司介绍”这些，我是当面看着大叔是用午餐+午休时间完成的。 有些事情，不做也不会对工作产生严重的影响，可以拖延，也适合安排碎片时间来做，甚至干脆不做。例如“微博、朋友圈的更新”、“回复群消息”。
第③步，利用好碎片时间
时间不够用，那就把碎片时间利用起来!例如：
上午的课间休息时间，可以发微博、发朋友圈、回复群消息中午吃饭的时候，可以把可树叫上，边吃饭边反馈文章问题等餐的时候，可以打电话跟微软谈业务合作事宜吃完饭的午休时间，可以先把公司介绍快速写了，写完再休息 把日程排好后，满满当当特别有成就感，你也是这么排的吗？
03时间被拖延了怎么办
可是，帮领导排好日程后，发现了个新的问题——找领导的人很多，时间不可控怎么办？
例如：原预约是14：30-16：00接待客人，可由于塞车等原因晚到，聊到了16：20还没结束，要让他一直拖下去吗？
出现这种情况，原因在于日程排得太满，没有预留空档时间。一旦有意外出现了变动，后面的就全都被牵动，调整起来也很痛苦。
日程安排要预留出空档时间，例如接待客人预约的时间是一个半小时，那就再多留出15分钟，14:30-16:15用于接待客人。
万一客人拖延了，我作为秘书就要出来打断，委婉提醒：“领导，不好意思，您5分钟后还有个会议，现在必须得结束了。”
如果没有拖延，多个几分钟的空档也没关系，还可以上个厕所、喝杯茶、休息一下或者给下一项工作做准备，也挺好。
04事情被打断、被干扰怎么办
帮领导安排日程，有时候还会遇到这样的情况：
有突发事情，例如有人突然拜访，有个紧急文件要马上处理。但这些都不在计划之中，没有安排相应的处理时间怎么办？
除了给工作之间留出衔接的空档时间，还应该直接留些空档时间，空着不安排。
如果留出了空档时间，就可以把事情往里面挤。例如一天8小时，可以给留2小时的空档。不要舍不得、不要怕时间没有好好利用。每天好好利用2个小时就够了，其他的6个小时都是辅助性的，完成工作量的事情，它的轻重缓急没有那么重要。
空档留出来后，时间就有弹性了，再也不怕计划赶不上变化：
有突发的事情，往里面挤；
工作状态不佳，事情没有完成，也可以往里面挤；
有人突然拜访，看看日程表的空档时间，让对方几点到几点来。
如果当天真的很忙留不出空档，就按照事情的紧急重要度，进行延期处理。
05时间多出来怎么办
领导是个超级忙的人，但有天效率特高，也没有突发事情的打断干扰，工作完成得很顺，结果多出2个小时空档怎么办？
——得有事情往里面填 日程是可以调整的，把一些长线的事情，或者明天的安排提前来做，明天也可以喘一口气。 “领导，如果你现在有空，要不有几件事你先处理一下？” 反正我不担心秋叶大叔，只要一有大段时间空白，他肯定在群里聊天，聊着聊着就把一篇推文写出来了，这样的事情见过多次，整个IP营的朋友都知道他的套路了! 把“我为秋叶大叔排行程”的过程拆解一下，是这样的几个步骤： 【1】了解领导的作息【2】列出计划内的任务清单【3】把刚性时间排进日程【4】预估非刚性事情的大概用时【5】把非刚性事情插入预留机动【6】利用好碎片时间 这个日程表安排，对你是否有启发，你自己的日程会安排了吗？来列列你明天的日程安排吧。
如果你也想让时间日程表得到有效利用，不妨可以来看下这本新书《时间管理7堂课》
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下一期也是今年最后一期(12月14日-明年1月11日)，明年春节早，估计开年后第一期都放在3月初启动了。
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