90%的新晋管理者,都要面临这4个问题
2019/9/21 7:14:00芭芭拉·米切尔等 管理智慧

    

     版权声明:本文来源 摘编自《管理是个技术活》,不代表管理智慧立场。如果您认为标注与事实不符,请告知我们。

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     文 | 芭芭拉·米切尔、科妮莉亚·甘伦

     编辑 | 郝今歌

    

     无论你是一位新晋管理者,还是经验丰富的管理者,有时一些新的状况可能会让你不知所措,不知道该从何处着手,甚至不知道要问什么问题。比如,如何授权?如何实现有效沟通?如何进行时间管理?本文将以提出问题和给出答案的方式帮大家解惑。

     成为一名管理者是一件可喜可贺的事情,但同时你也承担了新的责任,你可能有很多问题,却没有对应答案。如果你认为在你的职业生涯中有几个优秀的管理人员,那么请思考他们为你做了哪些工作,可从以下问题的反思中探寻深刻的见解。

     一

     问题:我的前任管理者是一位深受搜有员工、同行和领导尊敬的管理者,但我可能会有不同的做事风格。诚然,我不想疏远员工,我将如何与我的员工有一个良好关系的开端?

     答案:成功的管理者会聘请优秀的员工,他们都具有各自的专长。当你开始新的工作时,了解你的员工才是重中之重。清楚他们的工作职责以及他们每个人的专长,并信任他们。

     一般来说,他们已经在你所管理的组织或其他地方工作了很久。你的团队成员一般对组织体系十分了解。如果他们已经在该组织工作了一段时间,那么他们知道的可能比聘用你的上司了解得还多,你可以请教你的同行,充分利用他们所提供的信息。

     作为管理者,不要停留在对员工进行微观管理的层面,而必须要关注他们的工作成果。

     如果从一开始就要求大家提供大量的信息,汇报工作,那么你需要向他们解释,这是为了更好地了解他们的工作和业绩,但不会一直这么做。

     作为管理者,不要随意重新分配员工的工作和职责。但是,当你了解每个员工的工作量时,可能就需要作出改变了。同时,你也要考虑到所有会因此受到影响的人。

     另外,不要随意更改程序和流程。管理者应听取员工的建议,毕竟他们才是落实工作的人。请记住,在你以前工作的组织中发挥作用的方法在新组织中也许并不适用。

     事实上,他们可能已经尝试了你曾提出的建议,但没有奏效。明智的做法是听取他们的意见,随意作出改变可能会使员工丧失信心,失去动力。

     最重要的是,让员工有时间适应新的领导管理方式。你要倾听他们的心声并使他们有时间调整适应,同时赢得他们的尊重和信任。

     二

     问题:我的新工作意味着我要管理曾经的同事和朋友。除了分配工作和监督项目进展外,我还需要评估他们的表现。有没有办法让他们知道情况已有所不同,我们必须改变合作方式?

     答案:你面临着艰难的工作。要改变职责并管理自己的朋友并不容易,但是成功地从同事变成上司也是完全可能的,一旦你决定改变,这一过程就会马上开始。

     你的组织选择你担任这个职务,是因为你已经展现了一位优秀管理者应具备的素质,包括激励他人的能力、良好的管理能力以及出色的沟通能力。

     你与团队成员的第一次会议至关重要,但你可能想让成员几天之后才知道会议的消息,直到你完全准备好。让他们适应你现在是他们的管理者,再让他们知道你对他们的期望。

     他们需要得到你的承诺,即你愿意以任何可能的方式来支持他们,并帮助他们走出困境,以便他们可以安心工作。你可能会因为与某些人的私人关系而感到不安,因为他们可能知道许多你不为人知的一面。

     与每个向你报告的人进行一对一会面,并表明你的期望。让他们知道你的部门目标以及你看到了他们为实现目标所作出的贡献。清楚地表明你重视每个人及其对组织的贡献,同时提醒他们现在你扮演的是另一个角色。

     在这些谈话中,对团队成员的想法保持专业和开放的态度。告知他们你会让他们对自己的工作负责,并且你会以任何可能的方式支持他们。让他们表达自己的担忧,并消除他们的焦虑。对每个人作出承诺,你和他们相处时都会保持公正和坦诚的态度。

     现在是时候弄清楚你新角色的另一个方面。现在你要为团队的业绩负责,你要承担很多额外的责任,参加许多额外的会议,所以你可能不能像之前那样参加午餐活动或下班后的活动。你当然不想切断与团队的所有非正式接触,但是你也不得不减少一些社交活动。

     可能有人无法处理新的关系,你将不得不作出艰难的决定,但这也正是管理者要做的。

     三

     问题:我认为我的组织会在会议上浪费大量的时间,我希望会议更加高效,该怎么做?

     答案:你要学习如何管理会议,使它们不会浪费团队的时间和精力。以下介绍是关于使会议更加高效的一些方法:

     制定基本规则。比如“我们按时开始和结束会议”“每个人在会议上都有平等的发言权”“每个人单独发言”。在每个会议室张贴基本规则,直到它们成为组织文化的一部分。在开始每一个会议前都要回顾你们的基本规则。

     邀请合适的人参加会议。如果一个同事没有直接参与决策,或者没有独家信息,那就不要让他参加会议,但要让他知道原因。因为他很有可能为自己能够腾出时间去干别的工作而暗自窃喜。

     会议必须有一个议程,并为每个主题分配时间。提前把议程发给参会人员,让他们可以有备而来。安排一个计时员来帮助主持人把控进度。议程应该从最重要的话题开始。这样应该能帮助大家按时完成会议。

     如果你想要积极地参与其中,考虑让别人成为推动者。因为你很难在参与的同时还进行推动。

     指派记录员在商定的时间内撰写和分享会议记录。

     推动者应鼓励所有人参与讨论。如果你提前分享了会议议程,那么每个人都应该作好参与的准备。切记,内向的人通常不会主动发言(除非他们被点名询问,或者已经查询了被分享的信息)。但是绝对不要忽视他们,因为他们的见解可能会帮你找到一直在苦苦寻觅的解决方案。

     尝试一些新的会议形式。短期会议往往是高效且快速的。短期会议在制定一个决策时十分高效。但是,如果你有很多话题要讨论,这一形式就不会起作用。你也可以考虑举行一个“步行会议”。提前通知大家将举行步行会议,地点在办公楼附近或周围社区,并提醒他们穿着适合天气的衣服。人们行走时比坐着更有创造力。理想的参会人数是2到4人,这样更方便倾听彼此的想法。

     总之,做一些这样的改变,你的组织就可以使会议时间达到最优化。

     四

     问题:我似乎没有足够的时间完成所有的事情,我应该怎样做才能更好地利用时间呢?

     答案:不仅仅是管理者,时间管理对每个人来说都是一个挑战。但是管理者面临着更高更多样的要求。管理者的挑战在于应对和满足这些需求。

     首先,记录某几天的时间是如何度过的。这会给你一些启发:你什么情况下效率最高,什么情况下效率最低。你知道自己需要委派任务,除委派外,还要考虑下列事项:

     1.使用待办事项清单。列出所有需要完成的任务,这是一种很好的方式,可以让你在完成一项任务后,继续前行,并体验成就感。当你布置任务时,要具体且详细。如果你有重大的项目或任务,把它们切分成小任务。最后,将清单放在显眼的位置,不要让它混杂在你的书桌上。

     2.优先考虑某些任务。这样你就不会花太多的时间在那些看起来很紧急的事情上(比如接电话),而没有足够的时间在那些真正重要的事情上。例如:关心客户需求。

     3.保持你的工作空间整洁有序。不要让诸如待办清单一类的东西杂乱地堆放在桌子上。这样你能很快地找到那些重要文件。

     4.制定一个时间表,并尽可能坚持。例如,在一天的开始或结束时回复邮件,拨打电话。每天结束的时候花点时间整理你的工作空间,这样你就为第二天做好了准备。

     5.管理干扰事物。不要觉得一收到邮件或信息就必须回复。不是每个人都需要即刻关注。当有人在没有预约的情况下前来拜访时,你可以说自己正在处理一些重要的事情,询问他们可否在完成工作后再行接待。

     6.不要拖延。有时候,大型项目会让人望而生畏,所以你很容易把它们推到一边,直到你有一整天的时间来处理它们。问题是,这天似乎永远不会到来。如果你每天花少量的时间在大项目上,完成与之相关的任务,你就不会感到不知所措。

     7.避免承担太多。学会说“不”,这可能是最大的挑战,尤其是老板的要求。提供一个备选方案——例如一页的总结或多页的报告。解释为什么你不能参加那个会议,但是如果部门需要代表,你可以派人代替你。

     作为管理者和领导者,你能做的最重要的事情之一就是管理你的时间并充分利用它。你会取得更多的成就,人们终将会注意到你的。(本文完)

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