学会闭嘴后,我们开会效率高了一倍
2022/3/18 管理智慧

    

     开会在团队和组织中的作用毋庸置疑,高效能的会议能提高团队的工作水准,但是,一场无法解决目标问题、低效率的会议,不仅浪费时间和金钱,还会造成人员的能量耗损。文章作者详细分享了关于高效开会的方法,希望能对你有所帮助。

     作者:白睿(组织发展专家,《组织诊断》作者,OD讲师)

     编辑:何蒙蒙 / 美编:高婉珍

     来源:环球人力资源智库(GHRlib)

     谈起开会,想必大家都深有感触:

     “还以为回国有多忙,工作强度没有以前一半,大部分时间在开会,怀疑人生……”

     “下班不让回家,要开会汇报一天的工作进度;如果老板在开会,还得等着。”

     “开会和摸鱼,是我们打工人的主要生活方式”

     ……

     很多时候,本来没有特别明确的议题,还要开会解决;约好“碰一碰”思路的会议,却一拖再拖开了几个小时。工作一天,净是开会,KPI却是当天要结果。

     最近一次调研显示,公司的高管们近一半的时间都是在会议上度过的,而三成以上的会议最终都是浪费时间。

     换句话说,高管们每周有40个小时时间来工作的话,20多个小时是在开会,而10多个小时是在浪费;

     如果算上高管们的时薪,每个月的直接成本浪费却可见一斑。

     不禁感叹,为什么会出现文山会海呢?

     01

     会议模式,决定了会议效率

     如果不算会议上的沉默,冠冕堂皇的措辞,诡辩甩锅推卸责任,山头主义之间的炮轰,领导和稀泥不作为不决策……从会议本身来看,时间成本也非常的大。

     拿最常见的两种会议模式来说。

     1、传统会议(串行模式)

    

     串行会议是指在会议上,当一个人在会上发言,其他人都是静听的状态;

     尤其有一定行政职位的时候,不方便打断,当这个人总结能力较差的时候,那更是一场折磨。

     当这个人发言,其他人要表达意见的时候,仍然重复第一个人的状态。这种轮流发言的状态,非常浪费时间,同时会发现,很多有想法的人,因为这种情况,可能并没有完全贡献自己的观点。

     2、PPT表演会议

     还有很多会议需要准备PPT,那前期就成了大家一起看PPT、看一个人的表演;

     当汇报完,就是所有人对PPT挑错的时段,你一言,我一语,也形成不了完整的策略方案,反而让一个完整的思路变得凌乱无序。

    

     这样下来的结果就是,准备 PPT 费时费力,使用 PPT 也很低效,结束之后复现难度很高。

     那么问题来了,除了这两种模式,会还能怎么开呢?

     诶,今天就让你见识见识高效会议模式。

    

     02

     字节跳动

     沉默的会议,反而是高效的会议?

     以字节跳动的飞阅会,打破了传统会议的顽疾。

     这个会议模式的特点是没有 PPT,所有的内容记录在文档上,以文档进行协作。

     会议前面 20 分钟,就是所有人阅读文档和做批注,有什么问题、哪里需要补充,会议发起人直接在文档中作回复,可以随时@任何人来补充。

     阅读和批注环节结束后,在进行现场提问。

    

     字节的飞阅会一般分为四个步骤:

    

     1、文档撰写

     会议的发起人要创建会议文档,引导参会人集体共创,对文档的要求是一个word,文图结合也可以,但是要保证清晰、准确。

     2、静默阅读

     这是核心环节,有的时候整个会议室都是人都不说话,感觉有点奇怪,但是看到大家键盘如飞,能充分感受到每个人都坐在那里大脑飞速旋转。

     阅读中产生的疑问以评论形式提出,比如,目标设置的依据是?为什么会有这么多的花费?团队组建时间会不会太短?

     3、互动讨论

     对于简单的问题可以直接书面回复评论。如果实在不能简单作答,就要等一会儿进行的互动讨论。互动讨论环节会围绕文档的评论,从上往下一条一条过,如果大家没有其他问题,整个会议的讨论环节就结束。

     4、落实结论

     会后可以把讨论过程清晰的生成记录。将任务具体安排到某个人,并且明确截止日期,如果到期没有完成任务,机器人还会跳出来提醒。

     在便签和批注上写出自己的意见,或许比直接发言更让大家所接受。

     这与亚马逊公司的静默会很相似。

     03

     亚马逊

     面对面的沉默,效果也不错!

     贝索斯和他的高级主管团队开会,在讨论之前,他们会阅读打印好的备忘录,一声不吭。

     这些备忘录最长会有6页,而这段静默开场可能持续长达30分钟。

     在这段时间内,会议主持人和与会者会仔细阅读,并在纸上空白的地方做笔记。

     贝索斯说,这个会议模式有一个优点——保证了在座所有人的注意力。

     最重要的是,他们会在此期间高效地思考。

     “对新员工来说,这是一次奇怪的初次体验。他们完全不习惯跟高管们一同沉默地坐在屋子里然后自习。”

     大约15分钟后,会议直奔主题,进入讨论环节。

     会议结束前,用三个“W”——任务(what)、人员(who)、时间节点(when)完成对目标任务的分解。

     04

     留白,是一种高级技巧

     亚马逊和字节跳动都借助“留白静默”时段的思考,每个人都全神贯注地关注问题,想方设法解决问题,避免了无效提问和推诿扯皮现象的发生。

     同时,由于大家来自不同的部门或者不同的岗位,基于共同语境的信息共享,大大降低了沟通成本,促使参会者能够给出具有建设性的意见建议,让会议成为聚焦重点环节、解决关键问题的高效沟通方式。

     但静默会不能单纯理解为“文字版的小组讨论”。

     如果没有设计“怎么样才能把客户增长提升40%”这样的具体问题,和“增加新客户的数量、增加奖励力度、增加红包抽奖”这些靶向性的建议,大家就不知道研讨什么,也不知道该从哪些方面进行深入发散思维,或者反驳和否定哪些意见。

     在实际举办完静默会的研讨会后,很多人都会非常吃惊:“竟然能提出这么优秀的方案,是我一个人所不能完成的!”

     由此可见,互联网发展之下的在线工具可以改变组织的行为。

     组织的迭代往往是缓慢的,但工具的迭代其实可以很快;并且随着工具本身的迭代升级,员工和组织也不断提升。

     05

     最后

     对于高效会议的优化策略,还是可以继续深度进行的,因为会议的改造空间是非常大的。

     但无论是什么样的会议模式,获取信息、达成共识、提高效率,做出更准确、更易于执行的决策,依然是管理的追求,也是未来的方向。(全文完)

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