真正好的向上汇报,一定是简与精
2022/4/12 7:15:00 管理智慧

    

     在职场中,汇报是必备的能力,也是职场人必定经历的工作。很多人做工作汇报常常做成了“裹脚布”,不仅白费心血,更让汇报对象心生反感。所以正确的汇报方法,是每个职场人必须掌握的技能。

     作者:Ray先森

     编辑:梁京雨 / 美编:高婉珍

     来源:Ray先森(Rayzhang1993)

     1

     能成事的人很多

     擅长汇报的人很少

     向上汇报一直是职场中必不可少的一环,完成一件事情的终点不在于你解决它,而在于完成以后以高效、准确、精炼的形式汇报给你的上级。

     能成事的人很多,但是擅长汇报的人却很少。

     美国半导体巨头科磊公司CEO里克·华莱士曾经说:

     “

     一生之中,你只有两次是最孤独的,一次是死的时候,一次就是向上级汇报的时候。

     ”

     因为汇报是你与上级之间最常见的沟通方式。

     在盖洛普调查中发现,75%的员工离职是因为无法和上司处理好关系,所以掌握向上级汇报的正确姿势,会为自己的升职加薪、提升职业发展打下良好的基础。

     那么问题来了,如何做好汇报?

     首先,要了解你的上司,一次优秀的汇报基于你对上司的深入理解。

     需要了解什么?其实可以了解的有很多。

     领导的个人喜好、脾气性格、认知程度、过往履历、沟通习惯、信息接受类型(对方喜欢看文字信息,还是图片信息?听觉信息?动态视频信息?)等等。

     最核心最基本的一个认知是,你要了解上司对你的汇报最渴望的期待是什么。

     比如说,你的领导对结果比较重视,那你在汇报过程中就不要对工作细节说太多,而是直奔主题,说出领导想要的结果。

     一项针对高管的调研显示,高管们对下属汇报的期待符合“KISS”原则:

     Keep it short & simple,保持简短和精要。

     简短,是指汇报过程的简单明了,而不是长篇大论喋喋不休。

     精要,是指汇报结果要点名主题,而不是说了半天不提重点。

     虽然你的领导没有负责具体的业务,但是他们每天接收到的内外部信息却是员工的好几倍,他需要快速的分析判断,做出应对各种问题的正确决策,还需要平衡内外部资源将决策贯彻落实,以实现组织的目标。

     所以,其实上司每天无时无刻不面临高压挑战,时间更是有限,甚至争分夺秒。

     因此,快速、简洁、直达核心的汇报是管理者对每一位员工的期待。

     其次,上司之所以能成为上司,一般都有过人之处。

     那么他想要知道的不仅仅只是对现状的描述,他要的是你所遇到的问题、你的目标、解决方案和所需资源,以及为什么?

     并且希望你能提供可行性可落地的解决方案,而不是你等着他来解决。

     在这个基础上,也就是说:

     “

     我们不仅要先了解领导习惯接收信息的习惯,更要掌握如何打开正确汇报的方式。

     ”

     2

     能被领导夸好的汇报形式

     都是什么样的?

     可能很多小伙伴会说:

     “

     道理我都懂,看了也能明白,就是不知道怎么去做。

     ”

     那么,问题来了:

     “

     如何把这些理论具体化的去实施在汇报的过程中?

     ”

     在这里,可以借助一个结构化表达的工具:PREP汇报结构,虽然说不一定能让你看完就学会汇报完,但是它提供了一种简明扼要的汇报结构方式,可以让你在汇报中清晰找到一条你的路径。

     ●Position 核心结论

     在汇报事情之前,先列出核心的关键词或结论,尤其是跟目标一致的关键词,然后高度概括提炼成一句话,简单清晰的说明你的目标、方案提议和你想要的支持。

     ●Reason 佐证依据

     你的建议为什么重要?即阐述做出决定或确立目标的主要原因。

     通常,价值和收益这两个因素,是最能打动管理者的,就是你要提供让领导信服的条件。

     ●Evidence具体事例

     说服管理者最合理的办法是讲述事实和展现数据,这两者是缺一不可的,关键要点陈述的好坏直接决定了汇报的成败。

     ●Position 重申结论

     重申核心观点是常常被忽略的部分,作为汇报者,不要奢求管理者会始终与你保持一致的节奏。

     因此,不断的重申你的要点,会更好的让管理者认知到事情的重要性。

     好的向上汇报过程,一定是思路明晰、数据充足、有理有据的。不仅能让领导知道得更多,可以帮助上司做决策,管理上司的时间,同时为上司呈现问题和解决方案。

     而不是,领导听完你的汇报,一头雾水不知所云。

     3

     如何汇报坏消息

     才能让领导不生气?

     大家可能都遇到过这样的情况:

     一般的汇报可能相对来说还比较好处理,最让人头疼的是向领导汇报坏消息,毕竟大多数人都喜欢听好消息,谁愿意每天早上一到公司就听你来报告各种倒胃口的事情?

     所以,如何汇报坏消息,才能让领导不生气?

     不妨可以按照这3个步骤去完成:

     1.及时汇报,而不是等领导问

     汇报坏消息的第一原则是:主动在第一时间向上级汇报。

     如果说在你汇报之前,上司已经知道了这事情,那会被定义为你的失职以及不作为,会给上司带来一个恶意隐瞒、不负责任的印象,可想而知你的职业发展会受到很大影响。

     所以,好消息可以慢慢说,但是坏消息一定要快说,而且千万不要谎报瞒报,或者干脆不报。

     2.一定要注意传达坏消息的场合和时间点

     有必要的话最好是单独进行汇报,以免坏消息蔓延或者外泄造成更大的影响,或者在事情尚在萌芽的时候,就及时沟通汇报。

     这并不是说领导要面子,而是在很多时候领导的决策都是来自全面而详实的信息,信息单一而闭塞,自然也就很难拯救危机。

     3.带着解决问题的办法去汇报

     如果只是把一个烂摊子一股脑扔给上司,而没有解决方案,那么上司多半会觉得你没有解决实际问题的能力,说句不好听的:

     那要你又有什么用?

     有的人可能会觉得自己并不想刻意的隐瞒问题,只是想先把事情处理完再说,但你要知道,第一时间向上级如实汇报情况是你身为下属的职责之一。

     保持关注、保持警惕,在问题出现之前提前做好应对措施,而不是被动等待导致出现坏消息,这才是我们作为一个优秀下属最该思考的地方。

     写在最后

     职场上的沟通,是一个不断的信息交换,即不断汇报的过程。

     好的事情需要汇报,坏的事情也应该被传达。

     而我们身为一个职场人,应该学会如何把汇报这件事情尽量做的更加完美而不出错误,并且在汇报的过程中抓住“简与精”的精髓。

     只有这样,你才能对得起那熬过的无数个日日夜夜和做不完的PPT,让自己的努力不致于被一句轻飘飘的“辛苦了”所打发。(本文完)

     作者简介:Ray先森(Rayzhang1993),《预期思维:让自己的未来更值钱》作者,36氪、领英、BOSS直聘等多平台签约作者,专注和你分享职场工作及感悟,主要内容涉及:职场认知、个人成长、职业技能等方面内容。

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