99%的职场人都没重视的邮件礼仪，这里说了
2016/12/30 职场实用心理学

    

     来源公众号：强尼君(id：QN_JOURNEY)。作者：强尼君，本文经作者授权发布。

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     微信QQ沟通谈好的一件事情，明明之前记得沟通的很多细节已经谈好了，最后出了问题找了大半天的语音和图文记录才整理好；

     接洽的重要项目或者客户信息，本来以为随手截图或复制粘贴信息给老板，他会记得，而结果并不是想象中的那样；

     跟进的项目出了问题，到了追究责任的时候，这时候发现自己缺少了很多说明情况的证据；

     遇到以上这些问题的时候，你有没有思考过，是你的某些环节没做，或者没做好？

    

     而以上的这些问题，实际上在职场中可以通过邮件的方式来适当解决，可对于写邮件，大多数职场人是否会注意下面这些邮件礼仪？

     一、主题清晰，用词规矩

     主题，往往是绝大多数人对于邮件的第一印象。邮件的内容及其重要性，在主题上可以展现得淋漓尽致。

     1、标题要简洁、干练

     2、标题要符合邮件正文内容

     3、标题绝对不可以空，除非是给自己发的。

     4、标题可适当使用标点符号进行强化信息的重要性，譬如感叹号等。

     5、若在多次回复过程中，讨论事情发生变化，要及时更换邮件标题。

     二、谦虚客气，用好措辞

     俗话说，“礼多人不怪”。尤其对生活在号称礼仪之邦的我们而言，更是如此。要在邮件中尽量表现得礼貌客气一些，这样即便处理事情有所不周，也能够增加对方宽恕你的可能性。

     1、区别好上下级关系

     倘若是高管，在措辞上，多用您来称呼对方，切不要直呼大名。如果是同事或者下属，为了不让邮件显得生分，尽量不要使用明显区别关系的你、我等词语。

     2、开头和结尾的套路要把握好

     对于开头，如果你和收件人很熟，可以用"Dear XX"。否则，尽量用"Hi"，就可以了。

     此外，结尾用些"best regards"，或者祝好、一切顺利等词就行。

    

     三、正文通顺，逻辑恰当

     正文是邮件的核心内容，搞定邮件内容是很重要的事情。

     1、将所有内容一次说清

     考虑好如何将自己所有的内容组织在一封邮件中。不要等发出去邮件之后，继续补充更新邮件。

     2、正文叙述流畅，逻辑性强。

     如果正文很长，建议采用麦肯锡的结构化思维，结论先行。其次，对于具体的多事项说明，建议采用1、2、3、4条理性地去总结。

    

     3、合理对正文内容进行强调

     对正文通篇强调，等于没有强调。因此，在对正文书写的时候，一定要注意克制自己强调的欲望。只选择你认为最重要的地方进行强调即可。强调方式有很多，加粗、加文字背景色等。

     4.慎用表情

     邮件代表商务，慎重使用表情。往往一个表情，会让整个气氛轻佻起来。当然，如果很有必要这么做，也是可以的。这里只是说慎用而已。

     5.避免错别字

     这是对人最起码的尊重问题。并且，在发出邮件之前，要再三检查一下，以保证万无一失。

     四、关于附件

     有时候，工作的需要，不得不在邮件中上传附件。但，你必须要记住：

     1、附件不要过大

     比如outlook最大的文件大小为50M，但是不是说只有文件超过50M你才想其他方式解决。

     一般情况下，邮件附件不要超过2M，当然适当大一些是可以的。必要时，可以考虑用云盘来代替附件直接放在邮件中。

    

     2、有附件，必须要在正文指出。

     倘若有附件，一定要告知收件人，有附件的存在。比如：如附件，是XXX。

     此外，如果是百度云代替附件，请写好具体的链接和密码在上面。最后，还要注意附件名字要符合主题和正文的内容。

     五、邮件回复

     你是否觉得发送邮件比回复邮件要轻松。其实不然，回复邮件依旧有许多要注意的地方。

     1、及时性回复对方邮件

     一定要及时反馈，一般不要超过2个小时。如不能及时，要说明下原因。记住，及时反馈信息，是对发送邮件的人的尊重。

     2、回复文字不要太少

     其实，内容上文字过少，也会给人不尊重的感觉。所以，最好能控制在10个字以上。

     3、回复和回复全部的区别

     不要将这两个混淆!!回复只是给发送给你邮件的那个人进行回复，而回复全部则不然。回复全部，是将邮件中相关干系人，都进行通知回复。

     如果搞不清楚这两个区别，很可能你会将自己的邮件错发到CEO那里。

     4、控制回复邮件的量

     如果你发现，一件事情你发了多次邮件都没有解决，那就考虑开个会或当面进行沟通协商。等协商结束，再进行相关邮件的备忘等操作。

    

     六、关于其他

     除了上面讲的五个方面，还有一些微小的细节需要说明一下：

     1.发送，或者抄送的时候，要注意职位的先后顺序。比如说你不能将一个普通职员放在CXO之前。

     2.主送人是必须进行回复的，而抄送人则没有义务强制性回复。

     3.跨部门合作时，一定要记得将相关领导抄送好。

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