战略性地规划时间，所有领导都需要看看
2018/8/21 8:00:00 哈佛商业评论
汤姆·詹泰尔曾任通用电气(GE)高管达20年之久，之后他加入市值70亿美元的航空零部件供应商势必锐航空系统，担任CEO一职。詹泰尔参与了哈佛商学院的CEO时间研究，他和助理用13周追踪他自己的时间规划，并和领导本研究的迈克尔·波特和尼丁·诺利亚讨论了结果。
詹泰尔近期向《哈佛商业评论》英文版的丹尼尔·麦克金(Daniel McGinn)和哈佛商学院研究助理萨拉·希金斯讲述了他的发现，以及他试图改变的行为。以下为本次对话节选：
你在职业生涯早期如何学习管理时间？
詹泰尔：记得20世纪90年代时，我还是麦肯锡的顾问，当时我试着使用手动操作、特别繁琐的FranklinPlanner日历系统。这个系统太笨重了，装不进我的公文包。后来我开始用PalmPilot，再之后是黑莓，现在我用的是Outlook。在我的职业生涯中，时间管理工具的效率大幅提升了。
但我更多是从导师身上，特别是在GE时学到了如何管理时间。我观察在这方面游刃有余的领导者并效仿他们。我还记得当年在GE金融部门全球消费者金融的老板戴夫·尼森(DaveNissen)。他的时间很紧张，有太多工作，但他明确优先项目，大刀阔斧地砍掉不重要的任务。他每晚按时回家，而且休完所有年假。他太高效了。我一直都希望有和他一样的工作模式。
成为CEO后，上述方法对你来说有用吗？
一开始作用不大，因为我的职责范围要大得多。我领导GE的业务部门时，面前也有大量需求，但和上市公司CEO的工作量相比根本不是一个数量级。突然间你背负上了应付董事会、投资者和更多媒体的责任。他们耗费的时间太多了。新要求源源不断，你的日程表瞬间就被排得满满当当。
通过连续13周密切追踪自己的时间安排，你从中了解到了什么？
我详细记录了自己的时间规划，还和其他CEO做了比较，这非常有用。这次获得的有些洞见让我颇为惊讶。比如我和直接下属一对一交流的时间远比所有CEO的平均值低，而我之前对此完全没有概念。我跟本次研究负责人哈佛商学院教授迈克尔·波特和尼丁·诺利亚讨论我的结果时，就像在做一次非常紧张的绩效评估。他们很友善，但给我反馈时并没有客气。
为什么你和直接下属交流时间较少？
我倾向和更多人一起规划会议议程——我们有来自不同事业部和地点的与会者。所以我的确和直接下属有交流，只不过不是一对一谈话。我本计划每月都和所有直接下属开一对一会议，但他们和我都太忙了，所以我的助理经常因为更重要的事取消了这些会议。波特和诺利亚觉得，如果我和直接下属有更多一对一交流时间，就能委派更多任务，让他们负起更大责任。我们对此展开了积极的讨论，最终我决定不再取消一对一会议。接下来我们看看有没有效果吧。他们还建议，商务差旅是进行这些谈话的好机会。我们的总部位于威奇托，这个地方的航线有限，所以我们多数情况下都乘私人飞机出差——这段时间很适合进行一对一谈话。
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研究数据还说明了什么？
我们发现，我的会议基本在一或两个小时内结束。好消息是，我没有很多长达六或七个小时的会，而且我开长会的次数也少于CEO的平均值。但波特和诺利亚问了个好问题：为什么你要花一小时？难道不能在45分钟或更短时间内开完会吗？于是我们开始安排时长45分钟的会，比如从下午1:15到2:00。我们还继续要求我的助理在会议结束时间的前五分钟，进会议室告诉我们准备散会，避免拖延时间。我发现，CEO开会开太久的话，会影响到组织中所有人的时间安排。
数据表明，你花大量时间在电子邮件上。这是个问题吗？
波特、诺利亚和我谈了很多电子邮件的问题。我的确在这方面花了太多时间。电子邮件缺乏人情味，而且比较被动。CEO必须有亲和力和本真性，而电子邮件反映不出来这两点。波特教授和诺利亚院长在我就读哈佛商学院时教过我组织行为学，他们鼓励我和员工有更多一对一交流时间，并且多进行走动管理。这是我参与本研究的最大收获之一。我还必须有更多独处时间，思维和行动要更积极主动。我没有被安排工作的时间段太短了，不能对重大议题进行深度反思，所以一般我也就是看看收件箱。摆脱收件箱太困难了，但我还在努力，而且我在总部走动管理的时间变多了。
CEO真的需要大量独处时间吗？你在空闲的时候，比如开车、健身或等飞机，不会考虑公司事务吗？
我在开车或乘坐没有Wi-Fi的飞机时的确有反思的时间。专门用于思考的时间有重要价值。我在这些时间里确实想到很多新点子。更广泛地说，波特和诺利亚不只强调了反思时间，还建议预留时间发挥自发性，不要将日程安排过满。
你的助理不能帮你避免把日程排太满吗？
我从规划日程的流程中学到的一件事是，你的助理必须是战略合作伙伴。现在我试着定期和她坐在一起谈话，确保她知道我的优先项目有哪些。她还做了不少对我有帮助的小事。比如她屏蔽了我的日程安排，所以没人能在Outlook中看到我的时间表，发现我有半个小时的空闲，然后要求跟我开会。她将会议定在其他人的办公室，所以我必须走出自己的办公室。她还规定了我每天半个小时的午饭时间。这是个健康的习惯，所以我每顿饭都不会错过，还能找到人边吃饭边轻松地聊天。
说到健康习惯，波特和诺利亚责备你不健身了吗？
他们确实让我有些为难。我需要找时间健身，但之前从来没试过。我的锻炼时间只占个人时间的4%，比平均值低，而且老实说，有健身时间就很幸运了。他们还指出，我在个人爱好上花的时间不够。我现在唯一的爱好就是高尔夫球，多数情况下都和客户一起或在行业活动中玩。当然，我不反对花更多时间啦。
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你和客户相处的时间比CEO平均值多。这意味着你做出了什么牺牲？
我对客户的重视源于早年在GE工作的经历——GE的领导者花大量时间和客户沟通。在这方面，杰夫·伊梅尔特(Jeff Immelt)是个榜样，我从没见过做得比他更好的人。我们的行业有大量活动，比如协会例会、飞行表演等，每个人都在场，所以是社交的好机会。参加这些活动意味着你在总部的时间会比较少，必须将更多工作委派给团队，但这可能是件好事。
你对未来领导者有什么和时间管理有关的建议吗？
战略性地规划时间，因为这就是你的战略之一。你不能把这件事变成自下而上的被动过程。你必须自上而下地管理时间，而且绝不能委托他人。即便现在流行使用电子邮件，你也必须要求自己坚持面对面沟通，让别人看到你真实亲切的一面。
丹尼尔·麦克金 萨拉·希金斯| 文
刘筱薇 | 译 刘铮筝 | 校 钮键军|编辑
原文参见《哈佛商业评论》中文版2018年7月刊。点击“阅读原文”可进行查看。
《哈佛商业评论·时间管理》
编辑｜王婷tingwang@hbrchina.org
公众号ID：hbrchinese
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