怎样写报告，才能获得老板的认可与赞同？
2016/11/10 精读

     【一】

     职场上最让人头疼的事之一就是写报告。试想写报告时，你是否：

     面对一堆资料，常常烦躁不堪以致无从提笔？

     又或是，写好的报告总觉得质量不高，却又不知如何修订？

    

     这样的经历职场新人大多体会过，但许多职场老炮也不例外。事实上，报告也是一种沟通方式。除了考察你的归纳总结能力；更重要的是，你需要通过报告的形式，将议题的相关内容强有力地传达给报告的接受者——或领导、或同事，甚至你还需要用这份报告说服对方，让其赞同你的观点。

     不可否认，这并非易事。那么，如何又快又好地写出一篇高质量的报告呢？

     【二】

     写报告有何原则？

     最理想的报告输出状态是在听众或读者听完或读完后，接受者能与发表者拥有相同的问题意识，并赞同其主张，甚至同样对结果感到兴奋。

     对此，麦肯锡专家认为，为了使报告达到上述的效果，在着手整合报告信息之前，有两点需要注意：

     ①坚持“从议题开始”这个策略。当报告的内容以“要找出什么问题的答案”为导向时，可以直接提升接受者的问题意识，同时让接受者的理解度大幅提升；

     ②报告应删除分散人们注意力或信息模糊不清的东西。因为议题越模糊，接受者的注意力就会分散，从而理解度也会随之下降，那么自然就偏离了我们的目标。

     简而言之，在信息思考，也就是整理报告阶段，我们应以“本质性”、“简单性”这两个角度入手。此外，一份报告的优劣还取决于故事线的完整与图表要素的齐全。那么，如何推敲故事线与琢磨图表呢？

     【三】

     如何推敲故事线？

     一般而言，按照“是否完整传达依循议题的信息”的观点推敲故事线的结构，有三个程序：

     程序①：确认逻辑结构

     即是否能以清楚的基本结构完成整理。具体而言，需要确认好使用哪一种结构可以理顺逻辑(更多关于“并列‘为什么’”与“空、雨、伞”故事模板内容，请点击阅读怎么跟老板汇报工作，会让他觉得“这个下属很不错”？)，并确保故事线的前提没有瓦解。

     程序②：琢磨流程

     优秀的报告，不是指“从一团混乱中浮现出一幅图画”，而是指“从一个议题陆续扩展出关键的次要议题后，在不迷失流程方向的情况下，思考也跟着扩展开来”。所以琢磨流程阶段，你要探究议题顺序是否有不妥的地方，以及是否有需要加强的地方。

     程序③：准备“电梯演讲”

     准备“电梯演讲”是推敲故事线的最后确认事项。所谓电梯演讲，就是“假设与CEO共乘一部电梯时，你是否能在下电梯之前的时间内，简洁地说明负责项目的摘要”。这项技巧在于以20至30秒左右的时间，整合并传达复杂的报告摘要。

     具体来说，如果报告的逻辑结构采用“并列‘为什么’”，那么电梯演讲中你只需要传达所根据的“WHY”；若采用的是“空、雨、伞”结构，则只要分别传达“空”(课题是什么)，“雨”(对课题的认识)，“伞”(问题的答案是什么)的结论即可。

    

     【四】

     如何检验图表？

     一般而言，图表的基本构造包含信息、标题、论据这三项要素。而优异的图表则要满足以下三个条件：

     ①具备依循议题的信息

     ②(论据部分)向纵向及横向的扩展应具有意义

     ③论据支持信息

    

     为了满足优秀图表应具备的三项条件，检验图表时你要对应进行以下三项工作：

     1、彻底落实“一图表一信息”原则，即确认每个图表是否真的只包含一个信息，以及该信息是否正确地与次要议题联结；

     2、推敲纵向与横向的比较轴，即确认在纵向与横向的扩展中，存在与验证议题联结的显著关联；

     3、统一信息与分析的表达，即图表的论据支持信息是否可用明确验证该议题的信息。其中的一项是重新检视轴的刻度。例如观察某商品的使用顾客数与营业额的相关关系时，在大多数的情况下“8020法则”都会成立，但实际调查后你会发现有的市场是“仅1%至2%的消费者构成了八成的营业额”，这样情况下，你就需要在轴的刻度上加以标注，以给人深刻的分析印象。

     今天的拆书中，精读君为大家解读了如何整合信息完成一份有质量的报告。最后，精读君与大家分享知乎一位读友的观点作为结束语：

     当你努力做好了工作，你只是完成了一半；另外一半，就需要通过报告来展示了。

    

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