看到这样的邮件你不想打人吗？
2016/9/9 LinkedIn

    

     几天前我收到一封邮件，内容大致如下：

     “xx老师您好，我是xxx，是新来的xx部门实习生，很高兴认识您。我入职不久有些关于xxx的问题不是很清楚需要向您请教【此处省略400字】”

     看在对方态度比较诚恳，我耐着性子继续往下看：

     “我现在负责xxx，需要一个xxx权限，我听说你有这个权限，不知道能否帮我开通一下？”

     我听说？？这种事情还有江湖传言呐？!!那江湖也是够无聊的……

    

     “我知道开通该权限需要提供xxx等信息，我尽量下周一提供给你，但是不能保证，因为xxx还没有走完我的入职流程。谢谢!”

     乍一看，邮件本身没有什么不妥，用语非常客气，甚至有点过分客气。

     但是不知为何，看到这封邮件你就是感觉不爽。

     尤其在忙得七荤八素之时，看到这种邮件就是一脸WTF，之后就抛在脑后不到对方见面提醒绝对想不起来。

     本文由LinkedIn原创，作者Sydnie，资深市场人。

    

     写邮件不是搞文学创作，其实只要遵循一个原则，你就不会写出让对方吐槽的邮件，那就是：

     不写自己知道的，而写对方需要知道的。

     在一些商务沟通技术类文学中，这种技法又被冠以“逻辑重心左移”，在做ppt时同样适用。

     说白了，就是要开门见山。

     有些人会纠结于什么是有用信息(可以肯定的是，完整描述自己的心路历程是绝对不必要的)。

     其实只要想清楚以下两个问题，你就能轻松地提纲挈领，达到用邮件清晰沟通的目的。

     一、你需要对方做什么？

     处理邮件的人不是你的基友或者闺蜜，他不需要知道你的生平履历， 他关心的只是把自己的本职工作做好。

     如何让收件人清晰get到你的需求？

    

     1. 重点突出

     一封邮件只写一件事。如果有很多件，请用bullet point，或者加粗标红。

     比起：“能否帮我盖章并提交xxx表？此外，我还需要xxx文件，另：xxx表盖章之后，能否给我扫描一份留底？”

     这种形式更加一目了然：

     “需要请您完成以下任务：

     1.给附件中xxx表盖章

     2.扫描盖章后表格，邮件返还我

     3.提交盖章后的xxx表

     另：准备xxx文件，我下班前找你取。”

     这样一来，帮你做事的人不用费太多脑细胞，就能按照123步骤完成任务。

     2. 点明“What’s next”

     我的boss有个不成文的规定：每次会后发一封会议纪要，每封会议纪要都要在结尾处加上“下一步行动”的计划。

     后来我深切体会到，没有“下一步行动”的开会都是耍流氓。

     因为开会的常态是：会上自说自话，你一嘴我一语，会后作鸟兽散，该干嘛干嘛。

     如果能够准确把会议内容转化为可执行计划，并且一封邮件将后续工作安排得有条不紊，时间长了老板也会觉得你统筹能力出众，是个做老板的好苗子呢。

    

     若想更加强调你要求对方进行的任务，你可以每次在标题加入不同标签，例如【FYI】，【需确认】，【请参考】等等。

     比如我给设计师发需求的时候，每次都在标题里标明【需求】，这样一来设计师从没漏看过我的需求。

     3. 让next变成顺手的事，最大化地予人便捷

     通常你写邮件是为了请求对方帮你做事，因此态度诚恳很重要。

     但是邮件开头提一句“您就顺手帮我做个xxx”并不代表这事是顺手能做的。

     把你想让对方做的事变成真正“顺手的事”，对方可能会更感激你。

     比如，我经常收到邮件，请求内推工作。

     很多人只发一个简历，邮件不写内容；还有人邮件内洋洋洒洒写一堆对职位的渴求和对公司的赞美，实际上有用的话不超过两句。

    

     看到这样的邮件，再优秀的候选人我都懒得帮Ta。

     但是如果这样写，我会更愿意帮Ta一把，因为我可以把邮件直接原样转发给HR部门：

     “我想申请贵公司市场经理职位。之前在xxx公司就职，拥有大量的市场合作、项目管理经验。具体内容见附件简历。”

     上述三点，都能使对方更容易地完成你想让TA完成的事。

     如果对方跟你并不熟，或者级别比你高很多，还需要解决第二个问题。

     二、 对方干嘛给你做？

     想象一位公司总监收到一位新入职实习生的邮件，邮件内先把总监赞美一番，然后诚惶诚恐提出请求，但是总监可能并不会爽，倒不是因为实习生的身份地位比自己低，而是因为：关我P事啊？？!!

     但是，如果你能找到对方做这事的理由，第一句话点明，对方一下子就找到做这件事的动机。

     “为了全面了解你之前带领的xxx项目……”

     “鉴于……”

     更立竿见影的技巧是，点明自己与对方利益关系人有关系(别多想)。

     当然不是让你掏出老板这张牌压制对方。但是，如果你让Ta认为老板同样在乎这件事，那么Ta一定会快马加鞭地帮你完成，生怕耽误任务。

    

     三、还有哪些注意的地方？

     综上所述，好邮件只需讲明白两件事：

     你需要对方做什么？

     对方干嘛给你做？

     当然，沟通停留在字面时，不管多客气都有被对方误解的风险。

     要想最精确传达想法，不如和对方见面聊聊。

     往往发邮件时想撕逼，见面就是拜把子好兄弟，各种问题也就迎刃而解啦~

     当然，写邮件要注意格式，比如邮件签名。

     拥有一个酷炫狂拽吊炸天的邮件签名，你的职业形象会得到大幅度up，回复率肯定大大增加啦。

    

     但是除了加粗加黑，邮件签名还能如何出彩？

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     本文由LinkedIn原创，作者Sydnie，资深市场人。

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