一份高效的时间管理清单
2017/9/18 LinkedIn
基本上每天后台都会收到一条类似于这样的提问：
李奕，你怎么能一个人做这么多事? 怎么做的时间管理啊？
每次看到这样的问题，我油然而生的从来不是自豪之心，而是羞愧之情 ：因为其实我真的是重度拖延症患者，很多事情我就是拖着拖着，然后就不做了。
而且环顾一下朋友圈，比我忙比我美比我效率高的人太多了!
但是某天我想通了，99.9%的人都觉得自己是拖延症患者。所以其实患病是常态，积极寻求对战方法就行了。
这样一说我这么许多年下来，久病成医，也是有一套理论可以拿出来说一说的。说好了今天这篇文章要短平快。接招吧。
一、两分钟管理法
刚好我的好朋友Olivia这两天在接受入职训练，他们公司的培训官大力推荐了一本书叫做Getting Things Done，作者是David Allen，用来训练他们在工作中快速搞定任务。
我挺好奇就把这本书借来看，其实内容挺简单的，我觉得全书最有价值的就是这张流程图。
感兴趣的小伙伴可以点开大图，自己跟着这个流程图走一遍，条理很清晰。
这整个流程图当中呢，对我最有用的一点又是这一条：这件事可以两分钟做完吗?可以，要等，现在就做!
这个原则够简单的了吧？两分钟以内可以搞定的事情，不要拖，立刻做。
不做的结果就是你花三十秒，把这件事记到备忘录上，然后一天当中可能就积攒了十几件这样两分钟以内的小事。在这种情况下积少成多可不是好事，这只会进一步增加你的心理压力，两分钟变成了半个小时，最后很有可能一件也做不成。
那么我是怎么利用这个原则的呢？举几个实战经历。
一封邮件进来，我发现需要转发给经理获得批准。两分钟之内可以搞定？ok，邮件写好，这个to-do就变成manager的了。
微信上朋友A问我可不可以介绍认识朋友B，我说行，让我先问一下B。两分钟之内发条微信肯定够了？
说不定对方还立刻给回复。两分钟牵一个线，立刻搞定。要是当时不做的话之后我很可能会忘，那么朋友A还会觉得我不靠谱。
每天早上面对一天的to-do list，先把那些最简单的两分钟以内的挑出来做掉。
搞定。给客户打电话确认会议时间? 搞定。群发一封活动邮件?搞定。填一个反馈表格? 搞定。
于是才过去十分钟，我的list已经少了一半。这简直太爽了!虽然某种意义上这是幻觉(毕竟剩下的一半要花远远不止十分钟)，但确实可以给我打一针鸡血，让我更好地迎接下面的挑战。
最后呢想要提醒一下大家用这个方法也要有策略，否则会有副作用。
如果你随时随地都在查邮件，来一封就花两分钟回复一封，那你的正常工作节奏就会一直被打断。那么用这个两分钟大法就得不偿失了。
更好的做法是每隔一段时间再去查一次邮箱/微信，然后用两分钟大法一次性处理掉一堆小任务，这样既不打断你正常工作的思路，也能提高效率。
二、万能日历管理法
这个方法我在第一次听到的时候就觉得特神，我记得当时还写了条信息给大家分享，今天拿出来重温一遍。
核心观点很简单：就是你管理的不应该是待办事项和to-do list，而应该是时间。
重复一遍：管理时间，而不是待办事项。
所以一件事情出现了，你把它扔到你那个已经很长很长的待办事项列表上去是没用的，你可能根本就不会去做。
如果要确定你会做，那就把这件事情放到你的日历上，定好时间去做。
分享这个方法的人说: “哪怕是再小的事情，我也会放到日历上。比如2点给保险公司打电话，5点去买给女朋友的礼物，晚上7点洗衣服。自从用了日历管理法之后，我再也没有长的看不见尽头的to-do list了。”
要是一件事情都没法进入你的日历，那么要么就是不够重要，那就别做了；要么就是你太忙了，实在挤不出时间，那这件事你也不该做。
用日历时间管理法，可以保证你该做的事情都做到，也不超负荷运行。
三、每天一张纸to-do大法
这是我大学期间最忙的那段时间，用了一个学期的办法。工作之后每次项目特别忙的时候，也会让此法重出江湖。
每天睡前，我会拿一张巴掌大的小纸条(就是那种背单词会用的index card)，先在脑海里过一遍第二天要做的事情，然后把所有事情按时间顺序写在纸条上。
其实这就是一个手写纸质版的日历，但对我却有奇效。第二天我会把这张纸放在手机背面随身携带，然后全天按这张纸行事。印象颇深的是某天我把这张纸弄丢了，然后瞬间有种不知所措的感觉!
我觉得之所以这个方法对我有效，有两个原因：
一是因为前一天晚上让我做好第二天的规划，其实是一个沉静下来思考的过程。把要做的事情一件件按时间写下来，写着写着就觉得没那么焦躁了。
二是因为每一件事情都已经上了日历(同上一条万能日历法则)，那么白天我就不用再去想这个时间要做什么，照着纸上的安排按部就班行动就ok了。这样等于释放了脑容量，其实是非常减轻压力的。
不太忙的时候我靠手机日历和记忆力就可以搞定生活，特别忙的时候我就会开始用这张纸给自己做一个静心+减负的小工具。
四、n天打卡大法
最后这一条呢，其实超出了最直接意义上的时间管理范畴了。我们跳出日历和待办事项的条条框框，从更高一层看：如何达到一个目标？毕竟时间管理不是目的只是手段，最终还是希望我们可以活得更好不是?
我自己其实特别喜欢“30天早起”“28天HIIT”这类的打卡记录法。正是因为时间都不算特别长，让你觉得可以看到尽头，所以激励效果会更加好。
大三那年春天我想自学画画，于是就买了彩色铅笔，四月份每天抽半小时画了一幅，虽然最后也没学成出师啥的，好歹让我的宿舍墙上多了一点颜色。
还有很多健身项目也是，我自己最喜欢的YouTube健身教练Cassey Ho推出她自己的健身教程，就是以28天为一个周期，鼓励大家对比28天前后身体的巨大变化。
都说21天就能养成一个新习惯，deadline就是生产力：其实我觉得7天也好，30天、100天也好，如果设定一个清晰的目标，并且给自己时间限制，那成功的几率就是会大大的提高。
本文作者李奕，工作日是麦肯锡咨询师、周末是能打枪开飞机的户外姑娘。转载自微信公众号李奕在哪儿(id：whereisyi)。
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