@高校，你收集到的数据没有发挥价值，可能只是因为……
2019/8/9 19:06:11 麦可思研究
一个部门收集到的大量数据可以帮助其他部门实现工作目标，这是消除“数据孤岛”带来的好处。
你可以知道一名学生在某门课上回答课堂提问的次数，以及答案的准确率。
你可以知道一名学生每周出入图书馆的频率，偏爱借阅哪类书籍。
你可以知道一名学生日常用餐时间，以及开销大约是多少……
信息化时代，你会发现大学的各个职能部门能有意无意间“收集”到大量与学生学习、生活相关的数据。有些部门经过深入分析，发现自己工作中存在的问题并加以改进。有些部门通过简单的分析，用这些数据“讲”出一个与工作相关的有趣故事。有些部门则积累了大量数据，虽然目前没有使用，但希望日后能派上大用场。
你知道吗？如果能实现不同部门间的信息共享，将可能让这些数据变得更有价值。亚利桑那大学管理信息系统教授兼商业智能与分析中心主任苏达·拉姆正在进行一项研究，希望借助学生社交活动数据分析防止新生辍学。
“朋友圈”预测辍学危险系数
使用大数据监测有辍学危险的学生对高校而言并不是新鲜事。传统上，学校通过监测学生第一学期的学业成绩、家庭经济负担程度等识别哪些学生在大一结束后有较高的辍学风险。但是由于这些信息往往获得时间较晚，很难让其充分发挥作用。
研究表明，大多数大一新生都会在开学12周内作出是否退学的决定。拉姆认为，其实一些与社交和活动相关的指标(譬如不断缩小的朋友圈、较少的社交活动、日常学习生活不规律等)，虽然看上去不起眼，实际却能发挥很大作用。
众所周知，新生入校的前几个星期适应起来最困难。很多时候这种困难并非来自学业，而是源于不能很好地融入大学生活。因此如果在预测分析中只考查学业成绩是明显不够的。
在亚利桑那大学，学生在报到注册时会领到一张校园卡，出入宿舍、图书馆、实验室，用餐、购物付款等都需要使用。虽然校园卡并不是为了“跟踪”学生的社交活动而设计，但它就像嵌入传感器的卡片，能记录学生在校园中活动的确切地点和时间等信息，覆盖校园地点接近700个。
研究人员收集并分析了过去三年中近3万名新生数据，据此创建了展现学生间的交往及频率的大型社交网络地图。
例如，如果学生A多次与学生B同时同地使用校园卡，那么就认为两者之间存在社交互动。通过使用大规模的网络分析和机器学习技术将学生群体和个人的复杂行为模式拼凑在一起，可以看到学生的社交圈范围及关系强弱的变化，以及日常生活是否规律。
据悉，通过同时捕捉学生的学业成绩、财务援助、课外活动等大约800个数据点，研究人员对新生辍学率的预测准确率能够达到85%～90%，高于学校使用传统指标的预测准确率(73%)。每学期学校会将各学院高辍学风险学生名单的前20%与学院共享，方便各学院学术顾问及时提供支持与指导。
未来，学校还计划向学术顾问开放在线仪表盘，供他们实时查阅关键数据并评估学生辍学风险。
数据孤岛与破解之道
越来越多的学校意识到，一个部门收集到的大量数据可以帮助其他部门实现工作目标。但现实情况是，或是出于想保护本部门数据，或是不同部门间数据库不兼容，总之最终导致很多信息难以在校园内共享，形成数据孤岛，从而难以充分发挥其价值。
如何理解数据孤岛？简单说它分为逻辑性和物理性两种。前者指不同部门站在自己的角度对数据进行理解和定义，使得一些相同的数据被赋予不同的含义，无形中加大了跨部门数据合作的沟通成本。后者则是由于数据在不同部门相互独立存储、维护，彼此间相互孤立。如果还是很难判断你的学校是否存在数据孤岛问题，那么不妨先回答以下5个问题：
1.员工是否需要特殊权限才能访问所在部门的注册信息或其他部门的校园数据？
2.院系/部门领导是否经常在没有获取历史数据的情况下作出决策？
3.教师是否很难获得可能影响学生表现的行为或背景信息数据？
4.当新的报告中出现不好或是意料之外的数据时，校内各部门或组织通常是否会推诿责任？
5.是否校园中的主要部门都有自己独立的数据系统？
若这5个问题里，你有3个及以上的答案为“是”，那么你的学校的确存在数据孤岛问题。此时作为学校管理层的你就需要反思到底如何储存和使用数据。
《大学商业》网站提出了三种消除数据孤岛的途径，或许从中你能有所启发。
◎ 创造对话机会
每所大学数据孤岛长期存在的原因各不相同，印第安纳大学东南分校把其归因于各部门、院系负责人很少有机会直接交流。
为了解决这个问题，现在学校校监办公室每月组织召开学术委员会会议，为学术事务主任、所有的院长和副教务长创造讨论数据的机会。每次会议，学校院校研究办公室主任罗纳德·塞弗蒂斯都会为参会人员提供一份数据报告，例如最近的毕业生调查数据或在校生保留趋势数据。每次会议上聚焦少量的、容易理解的数据，能让与会各级领导更好地了解数据收集方法或某些调查问题的含义。
虽然截至目前学术委员会只组织召开过几次交流会议，但各位院长已经开始更深入地了解可用的数据，以及这些数据如何影响整个校园治理中的决策。
◎ 让数据公开
有些人可能会认为，数据是学校的保密信息。查阅数据并据此作出工作上的决策是学校管理层的“特权”。但巴尔的摩的考平州立大学却看到，正是由此带来的数据孤岛问题，让学校普通教职员工在开展工作时无法作出明智决策。现在，该大学开始使用毕博分析系统让学校的数据变得“大众化”，将所有可公开的信息在中央仪表板上向所有员工开放。
学校校长玛丽亚·汤普森表示，普通的教职员工可以每天与管理层同时查看“相同的数据”，这让上至校级领导，下至普通员工有共同的讨论点，有助于更好地沟通，从而实现帮助学生取得成功这个共同的目标。
仪表板由学校信息技术部门根据焦点小组的意见定制。信息技术治理委员会还为这个项目制定了指导原则，例如：
●强调数据仅用于支持决策，而不用于惩罚性或评估教职员工的措施。
●确保数据可以跨院系访问。
●为院长和系主任提供所有学生分析报告的访问权限。
●允许教师在其院长/系主任的授权下访问数据。
◎借助现有技术
一些大学未能实现数据共享的原因是，不知该从何处获得共享数据。其实大学目前正在使用的技术有可以“分享”的功能。
在天普大学福克斯商学院，管理者使用一款客户关系管理工具Salesforce帮助自己管理、跟踪、共享从学生个人电子表格中获取的往年招生录取信息。如果有问题，任何获得授权的教职员工都能查阅信息，了解学生的情况。
学院还使用IBM人工智能引擎Watson接触合适的潜在生源群体并估计其是否会回应。“回应者”的信息会被反馈至Salesforce以及其他协同作业工具，以便日后进行数据分析。学院表示，现在能比以往收到更有价值的招生信息，而且学院工作人员还积极对希望追踪的数据提出建议。
安全!隐私!
随着信息化的不断推进，相信大学获取数据的渠道将会越来越多。但更多的数据也就意味着更多的数据安全问题。同时，大学在使用数据时也面临如何保护学生隐私的压力。尤其当学校希望通过学生随身携带的校园卡来收集学生活动数据时，更容易让学生担心被记录下的时间、地点侵犯到自己的生活隐私，从而引起争议。
所以在此类问题上如何确保数据使用尺度以及如何与学生达成共识，这些都是高校希望从数据分析中获利时预先需要思考并解决好的问题。
主要参考文献：
[1] Nancy, Jackson. Connecting data silos in higher ed[EB/OL]. University Business, 2018-03-21.
[2] Alexis, Blue. Researcher Looks at 'Digital Traces' to Help Students[EB/OL]. UANews, 2018-03-07.
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作者 | 麦可思 郭坤
编辑 | 麦可思研究
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