怎样写电子邮件更有效
2013/8/25 办公室主任

     怎样写电子邮件更有效

     本文来自 Heidi格物志 投稿。

     有效的会议并不能解决大部分的沟通问题，相反，电子邮件才是那低调但是着实影响着推动和沟通效率的罪魁祸首。但是，电子邮件却往往不可或缺，即使我们有大量的会议，面对面工作，人手一部电话，电子邮件依然非常重要。

     这是因为，电子邮件能够将事情书面化，沉淀声音，落实决策，能够不受人在不在场影响，能够更加广泛知会信息、征询建议。

     所以，发送有效的电子邮件，能够：

     提升我们的工作效率——让邮件更加有效得到反应，让事情更加有效得到推动；

     增强我们的影响力与专业性——邮件的覆盖面更加广泛，一封简介利落重点突出的邮件会让你的合作伙伴对你的印象更加好。

     一起来学习让邮件发送得更加有效吧!今天，就一位同事的Email做出了部分的建议，也分享出来，供各位拍砖。其实，我相信每个人都可以总结出这些显而易见的道理，只是：“知道容易做到难”。记录在此，也算自我备忘。

     几个重要的假设前提：

     很少有人愿意阅读长邮件——除非你告诉他不读会怎么样，赋予他责任。

     很少有人愿意无理由主动做什么事情——特别可做可不做时，除非价值观特别好，喜欢多管闲事。

     很少有人会仔细阅读你的邮件——千万不要发一封面向很多人的邮件，然后指望大家都在里面仔细阅读找出你期待他做什么事情。

     不好的邮件特征：

     写成散文，长而枯燥，又期待人去阅读——这是不现实的。

     重点不突出，反而依赖收件人去提取关键信息：时间、行动、目标。

     群发，导致邮件无针对性——《影响力》一书的观点时，如此会导致责任感被稀释和分散，发送的人越多，真正有价值的回应会越少。

     与此对应，好的电子邮件应该让收件人一眼就扫到重点：是什么，作为收件人，我需要在什么时间做什么。

     办公室邮件的作用，大概有以下几种(私人邮件不在其列)：

     通知事情发生——如项目发布通知与预发布通知，决定我们已经做了，写邮件只是通知你们，你们是否回应一点都不重要，但是只要没说没收到就好。

     征询意见——决定未正式做，或者只是有个想法，希望大家给出意见和建议，你们的回应与否，尤其是回应的质量对于事情的推动进度非常重要。

     纯粹分享——FYI型邮件(For your information),我觉得有趣或者有用的东西，发给各位参考，通常我会期待一个“谢谢”，但是没有也没关系。即使这种邮件不重要，也确保不要让大家读完才发现原来是FYI类型邮件，而是在一开始就说明白：分享某某某。

     要求确认和拍板——重要!一定要得到收件人，尤其是里面的关键人物的明确意见，否则事情无法开展，可能会造成延时和其他后果。

     邀约——一般是会议和讨论的邀约，会被收件人登记到备忘录里，建议此类邮件在标注清楚时间、地点、主题、内容的同时，使用OutLook的会议邀请系统发送。

     【说明】一般在工作里，“征询意见”和“要求确认拍板”的邮件会占多数。这两种邮件都需要针对性的技巧。在工作中，我发现有些同学容易把“要求确认和拍板”的邮件误发送成为“征询意见”的邮件。明明期限都到了，事情无法落实，一看原来是确认邮件无人响应，收件人不理解事情的重要程度，看似纷纷程观望状态，发送人又不给力去进行催促。所以到了点，发现决策无法达成。

     如果你要发送的邮件属于“要求确认和拍板”类型的，请先检查事情是否已经经过了几轮的公开讨论，确实已经到了确认阶段，其次，请在邮件里标明下一步的行动，若你们不确认，事情将会如何如何做等等。给出你希望得到最终答复的时间点。如有必要，请将你期望得到答复的人名附上，并强化指出。

     发送之前，你需要做什么：

     知道你的目标——知道你的邮件类型是什么，在什么时间、方式、达到什么样的目标，你必须得知道这封邮件你是期望得到如何的结果，如果不得到，会对你的工作造成什么影响

     筛选收件人——在收件人的名单里，有哪些人是你需要得到明确态度的(发邮件后立即跟踪他!)，有哪些人是你希望得到建议的(发邮件后立即征询他!)，有哪些人是无关紧要的参考者，有哪些人反而不发表意见比较好(否则你的群回邮件得到了来自无关紧要的人的反对意见，反而会让你束手无措，因为一旦有反对意见提出，你必须给予响应，因此事情无法推动!)

     【原则】精简名单，只发给关键人物，即那些会左右事情进程或能够给出有价值的建议的人。当然，在项目前期讨论阶段，你可以发给更多的人，前提是：你必须有足够的意见管理能力，不至于被各种意见左右。

     写清楚——没有人愿意读长邮件,除非是让人爱看不看的FYI型邮件。清楚不是指字体要放大，而是以下几点信息的快速传递：

     A. 这是什么事情？(What)

     B. 计划在什么时间做？以及原因。(Why and Plan)

     C. 作为接收方，我要做什么？(Action)

     D. 我要在什么时间做？(Deadline)

     E. 我如何不做会如何？我如果做了会有什么价值？

     更多技巧：

     避免在周一和周五发送重要邮件：否则你的邮件会被淹没在垃圾邮件里，有可能被忽视。

     邮件和口头、电话是好朋友：即使发送了邮件，也别忘记了口头或者电话方式告知重要人物，这会提升他对于邮件的响应速度。邮件其实作为正式文本和备忘信息。

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