办公室主任办会“绝招”，难怪领导这么信任（原创）
2018/9/29 8:18:00 办公室主任
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谈起办会，有人觉得挺简单，不过尔尔；有人觉得不好整，坑坑洼洼挺多，一不留神就出纰漏。其实，老笔头觉得，办会除了按流程按规矩走外，如果在这几个地方特别留心一下，就能办得更圆满、更成功。
01
沟通是前提
在机关工作，沟通很重要。沟通好了，工作可能就很顺畅，反之，则处处被动、事事受阻。对于办会这项涉及众多人和事的工作来讲，更是如此。如果是涉及上级的会议，你要与上级业务部门沟通；如果是本级组织的会议，你要与领导、相关部门、基层单位沟通，哪个环节出问题都会造成不好的影响。具体讲，有三个方面需要把握好：
一是对上沟通要及时。如果是同步参加上级组织的电视电话会议，接到通知后，要及时与业务部门沟通，这个会议上级有哪些领导参加、时长多少、有哪些需要注意的地方。了解这些，方便向本单位领导汇报，这是机关工作人员应有的素养。曾经有个地方参加上级电视电话会议，由于沟通不及时，原定的时间到了，会议却迟迟不开始，与会人员在会场多等了半个小时，后来打电话了解，原来上级这个会临时加了个议程，不需要下级单位参加，业务部门嫌麻烦也没通知，但是对于下级承办会议的人来说，这就是由于沟通不够而发生的情况。
如果是本级承办的会议，承办人员要及时向领导请示会议议程、参会人员等事项，特别是相关与会领导要汇报好。有个单位一次组织会议，在请示相关领导是否参加时，碰巧一个副局长出差了，而且回来时间与开会时间有点吻合，就是说参加也能赶上，这就需要及时向其沟通。然而，承办科室想当然觉得领导不在就没安排座位，导致那个领导到会场时很尴尬。
需要注意的是，对于涉及主要领导的会议，不能满足一次汇报就完事，要及时提醒。比如，两天后的会议你当时说了，到当天最好还是给秘书提个醒，或者找机会给领导提示下，其他与会领导，如果方便，发个信息提醒下，会显得更周到。
二是同级沟通要经常。在机关办会，也不能光闷头干，停留于脑子里打转转。比如，会议室有时会遇上几个部门都要用，这就需要协调时间和地方，如果办会时不与相关主管部门沟通好，可能就会遇到突发情况。而且，现在临时性工作比较多，有的会上午还没定下来，下午可能就要开，这样原定的会议场所可能会临时被占用，所以保持经常沟通是必要的。具体操作时，可以提前几天预订好，然后会前一天确认一下，会议当天再检查一遍，这样才能万无一失。
三是对下沟通要周全。这方面，有的办会人员容易忽视，感觉领导很重要，把精力都放这上面了，不注意对下的沟通。从实际看，对下沟通也很重要，比如，参会人员能不能来，有没有请假的，预订会议发言的有没有情况，这些都要搞准。曾经有个单位开全体职工大会，结果由于机关对基层各车间人数没把握清楚，导致开会的时候人来多了，现场闹哄哄的，秩序比较混乱，领导也比较生气，后来还是临时协调其他分会场才完事。大家可能觉得这个不好把握，因为实际情况中，有时来的人多、有时来的人少都是存在的，但是这恰恰说明沟通的重要性。
02
细节是基础
我们常讲，细节决定成败。其实，办会过程就很好地体现了这一点。日常与一些粉丝交流，不少人都说到细节的重要性。比如，领导座位顺序怎么排，有上级领导和机关人员参加时又怎么排，文件资料怎么放，与会人员按什么顺序就坐，会场话筒效果怎么样，在哪放几个话筒，会场灯光怎么调，开哪些灯，这都是有讲究的。有个单位筹备党委扩大会，在悬挂横幅时，由于布料老旧，部分地方看得有皱纹，不够舒展，承办人员感觉看着不美观，用吹风机仔细吹了一遍，结果效果就挺好。还有个单位在参加上级电视电话会议时，机关人员在调试投影仪时，没有考虑视觉角度，整体有点偏高，结果领导参会时，仰头才能看清画面，事后承办人员因此被猛批了一顿。
考虑细节时，还要注意及时与上级最新要求对接，比如，现在上下改作风力度大，一般会场都不放鲜花、不摆文具，这都需要提醒与会人员自己准备；同时要结合领导风格来考虑，比如，在安排照相摄像时，有的领导对这些不是很感冒，这时就要适度进行，注意抓拍，而且时机把握好，对于一些涉密程度高的会议，取完景后要抓紧离开，这都有相关的要求。
03
推演是重点
电视剧《我的前半生》贺涵在对罗子君讲解职场攻略时，有这样一句话比较经典：“实战之前，必须预演，以排除一切意外的可能”，老笔头觉得，把它用在办会的准备过程很恰当。就是你对会议的整个过程要进行推演，特别是筹办大型会议时，比如，有几个单位要发言，通过推演掌握时间；又如，如果中间有表彰环节，涉及领导颁奖，要排练流程，谁先上、谁后上，音乐什么时候起；再如，涉及台上台下要互动的，动员大会要喊口号、党内选举会议要唱票投票的，这些都应提前过一遍，否则极有可能出意外情况。
有一位粉丝讲过，他们搞换届选举时，在现场表决总监票人、总计票人选过程中，领导问“同意的请举手、不同意的请举手、弃权的请举手”，承办人员没有及时安排人统计人数，没有现场报告情况，造成中间冷场，以致领导唱了“独角戏”，因为这个事，他们领导讲了好一阵子。其实，这就是没提前推演流程导致的，像这种会议，负责人应拿着主持词，模仿领导角色将整个过程逐步预演，这样才能发现问题、改正不足。
还有一次某个单位搞业务讲座，带部分下属单位机关干部，内容是观看某专家的授课录像，结果现场看时录音效果非常差，从头到尾听不清，而且时间还挺长，搞得有人意见挺大，后来录像也没放完就草草结束。分析这个案例，其实很容易避免，只要承办人员提前听下录像效果，就能采取补救措施。
因此，不要老想当然感觉差不多，必须深入进去想、深入情况推，准备充分，才能确保会议顺利。
04
统筹是保证
工作离不开统筹，承办会议更是如此。对于筹备会议的负责人来讲，前期要抓分工，中期要抓检查，后期要抓统筹。有的容易陷入具体事务，只顾部分忘了全局、只看个体不管整体，很容易冒泡出情况。后期怎么统筹，就是说要合理调配力量，哪里推进得慢了，就得加强人手；哪里遇到困难了，就得协力解决，负责人是整个会议的组织者，必须胸有全局，对可能出现的情况要有预案、对一些重要的细节要心里有数。
比如，老笔头以前有个朋友，在某单位综合部门工作，一次单位开党委全会，他之前虽然也进行了分工，但由于个人精力都投入到领导材料的撰写中，期间对其他会务统筹不够，他们负责材料打印的是个新手，在与单位文印室沟通时出了点情况，以致开会前一天材料还没打印出来，结果急得团团转。个人虽然文笔很好，但却因此在单位领导那里形象大打折扣。
老笔头觉得，负责筹划大型会议，牵头人必须跳出会议看会议，把精力放在分工、督导和统筹落实上，手里随时带个本子，把重要事项一一记录，不托底的也要标出来，随时掌握整个会议筹备进程，确保各项工作有序推进、有效落实。
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