《我的机关生涯》：工作到位别越位
2023/2/12 11:13:46 办公室主任
小编按：我出版《机关的机关》这20多年来，经常遇到朋友问我同样一个问题：你是怎样写出这本书的？我也回复着同样一句话：这是我近40年机关工作感悟的归纳提炼总结。应粉丝的要求，本平台陆续推发《我的机关生涯》追忆，相信朋友们看了以后，会对什么是机关的“机关”有更深入了解。
《我的机关生涯》连载10：工作到位别越位
1997年半年党委扩大会议说话间就到了。我作为组织处副处长兼部党委秘书，协调、筹备、承办会议是职责所系，必须提前动脑思考。我给自己定的行事原则是：领导来不及考虑的问题要能提前想到，领导想到的问题要能具体细化，领导担心的问题要能提前预见，领导希望解决的问题要能有办法破解。
这次半年党委扩大会议的地点，我向金处长汇报了自己的思考，建议把会议地点安排在驻京的下属单位炮研所召开。并说了我的理由：一是炮研所招待所新建不久，住宿和会场条件不错，可给与会人员提供舒适的开会环境；二是半年党委扩大会有所属单位的经验介绍议程，炮研所是重点发言单位，安排到炮研所开会，有点现场会的性质，与会人员不仅听他们会上讲，而且还能借机实地看一看，一举两得；三是在炮研所召开会议，所机关还能够在会务服务方面给予一些协助，可以弥补处理人手较少，忙不过来的问题。金处长觉得这个办法好，不仅同意了这次的建议，还对我说：如果这次会议开得成功，我们可以形成惯例，以后每年的两次党委扩大会，不一定都是在北京召开，我们可以轮流安排在下属单位召开，一次一个单位，开会不仅是在会场里听会，走出去、看一看，开阔一下眼界，也是一种收获。
征得金处长同意，我及时起草了筹备召开党委扩大会议的呈批件，政治部领导和部首长都同意我们的建议。打这以后，我们部的党委扩大会议地点，真的形成了在直属单位轮流召开的惯例。直到我10多年后下去任职了，这一惯例还是没有停止。我到宣化炮院任政治部主任的第一年，部组织处就把部党委扩大会议的地址定在了宣化，我回到了防化学院任职，组织处又把党委扩大会议的地点安排在了防化学院。我开玩笑对接任我的组织处长说，我这老处长成了为你们打工的了。他笑笑说，这规矩是您提议的，您不能有牢骚。
话说那次在炮研所召开党委扩大会，让我跌了个不小的跟头。全会开始前，丁书记向我交代说：“小张，你通知各位首长，大会中间休息的时候，我们穿插开个常委会，地点就在主席台吧。”
“明白。”我顺口答应着。可我遇事爱为领导着想的惯性思维，没想到使自己陷入很尴尬的境地。
我坐在会场的最后一排，边听台上领导的讲话边琢磨，一会儿在主席台开常委会，还得把与会人员赶到会场外，影响不太好。特别是首长们在主席台已坐了近两个小时，都很累了。赶巧旁边就有一个小会议室，常委们活动两步，到那里开会岂不是更好？想到这里，我悄悄溜出会场，让炮研所招待所的服务员把小会议室打扫得干干净净，还摆上了茶水和洁白的小毛巾。一切准备停当，我才返回大会场。
我其实懂得遇事先请示、不能擅作主张的规矩，想向丁书记当面汇报一下在小会议室开会的想法，但丁书记正在全神贯注地向全会作报告，无暇听我汇报。眼看快到会中休息了，怎么办？我灵机一动，写了一个纸条悄悄地放到了丁书记手边。
丁书记作完报告，主持人宣布休息20分钟。丁书记拿起纸条一看，上面写着：“请各位常委到小会议室开会。”他便举着纸条问：“不是在主席台开会吗？怎么又变成小会议室了？”
“我想，小会议室安静一些……”我赶忙站起来解释说。
“是你说了算，还是我说了算？”丁书记一脸不高兴，“就在主席台开会!”
常委会自然按丁书记定的地点举行。我一边做会议记录，一边觉得脸上火辣辣的，心里也像打翻了五味瓶。过后，我痛定思痛，总结出一条深刻教训：工作是要干到位，但是不能越了位啊!
若干年后，我把自己的这次尴尬经历化名江秘书写成一篇《案例》文章，中央办公厅《秘书工作》2014年第9期予以刊发。我在案例后面，写了如下体会：
这个案例不是个案，它是不少机关经常遇到的、反复出现的一个带有普遍性的现象。因而，习近平总书记早就告诫说：“秘书人员要经常检查自己的思想、工作‘到位’的情况，不能‘离位’，更不能‘越位’。”他还要求秘书人员“不自以为是”“不能想当然，随意删节、更改补充领导的指示”。
在这个案例中，江秘书凭想当然删节了领导亲自加上的讲稿段落，是越位的一种表现；他给领导递纸条，改变会议地点，虽然出于好意，同样是越位的一种表现。类似递纸条引发的问题，不只是发生在一般秘书身上，就是一些高级机关的高级领导干部，有时也难免出现这种低级失误。
有一份资料介绍说，中国加入世贸组织后，谈判首席代表龙永图曾在一家报刊发文回顾，在谈判关键的时候，朱镕基总理与美方代表谈判，他曾用写纸条的方式一次、两次、三次“提醒”朱总理，第三次总理发火了，一拍桌子说：“龙永图，你不要再递条子了!”龙永图感到“我当时真没面子。”事后他认识到，当时虽然出于好心提醒，但恰恰忽视了自己的身份和所处的位置。总理与对方怎么谈，谈到什么地步，他会有自己的定夺标准，他定会有自己应当把握的尺寸。
我们介绍这个事例，也是为了进一步证明，无论哪级机关，工作中都应注意“到位不越位”的问题。
如何才能到位不越位？关键是处理好秘书与领导的关系。对此，习近平总书记有明确要求：“在处理同领导的关系中，力求做到‘参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从。’”结合实际落实总书记的指示，我觉得要把握好一条原则，也就是始终遵循领导就是领导、部属就是部属的原则。在领导面前，机关工作人员是绝对的下级，绝对的配角，不可主次颠倒，擅自越位，特别是不能有意无意显示自己的高明和能耐。具体来讲，要做到以下几点：
在日常工作中，是领导的指示就是领导的指示，是个人的意见就是个人的意见。机关工作人员在授权的情况下，可以代表领导，但不能代替领导；你可以向领导提出建议，但不能把自己的意见强加于领导；领导有了指示，你可以代替传达，但决不能擅自以领导的名义下达个人的想法；领导对一个问题没有表示明确意见，你就没有去揣摩、推断和传达的义务。
在参加活动中，有四句话需要牢记。第一句，绝不能和领导抢镜头；第二句，绝不能和领导抢话头；第三句，自己是领导代表而不是代替领导；第四句，服从服务于领导而不是依附依托于领导。无论是随同领导参加活动，还是代表领导参加活动，都要把屋好自己的身份和分寸，在上述四个框架下讲话、做事，任何时候都不要出现决策越位、表态越位、工作越位、答复问题越位、显示场合越位等问题。
在与领导交谈中，要把握好分寸。机关干部如何与领导交谈，也是个非常敏感的问题。一方面，机关干部必须与领导干部交谈，另一方面，与领导交谈又不允许太随便，要求在谈话的范围、态度上有一定的分寸。
首先，要注意谈话的政治性。你所谈的，不要涉及领导的人际关系、保密事务，不能与领导所执行的政策、方针所冲突；
其次，要注意谈话的从属性。谈话时要明白自己的身份，夸夸其谈，对领导指手画脚，就会越位，就可能触怒领导；
再次，要注意谈话的依据性。说话要有根有据，不能信口开河。总得来讲，在领导面前，未经核实的情况不能乱讲，没有依据的意见不能乱提；在机关不能炒作未公开的领导意见，不能背后说三道四；到基层讲话办事也要注意分寸，不能盲目迎合一些消极情绪。
延伸阅读：《案例》刊发后一些读者和学者也对此进行了评说：
让智慧帮助你
越位是足球比赛的常用术语。运动员及时接应到位，往往能获得进球机会。一旦越位则错失机会，徒劳无功。职场生涯与足球比赛相类似，只有到位不越位，才能获得上级的信任与赏识、同级的支持与配合、下级的尊重与拥护，形成和谐团结的工作氛围，助推组织目标的实现。相反，如果像案例中的江秘书那样不小心越位，往往会吃力不讨好，有时甚至是哑巴吃黄连——有口说不出。
到位不越位，首先定好位。清楚自己在组织里的角色定位，明白所在岗位的职权界限，是实现到位不越位的起码前提。职责范围内的事不推诿敢担当，恪尽职守，尽心尽力干到最好，就是工作到位；超越职责范围时自觉摆正位置，不随便参与、干预，才能有效避免越位。所以，足球比赛中运动员冷静观察自己的跑位，“不在其位，不谋其政”，基本就是这个道理。
但事情往往难就难在，每一个岗位的分工、职责都不可能泾渭分明，多多少少都会存在模糊或交叉地带。想干没有清晰授权，不干又可能影响工作，这时候实现到位不越位就比较困难。实践中可以考虑以下几种常用办法：
第一，多请示勤沟通。请示上级，可以争取获得授权或认可，也是对上级的尊重；沟通同级，事先多通气，可以避免误会、得到支持。想一想，江秘书的纸条如果这样写：“丁书记，常委会可否到小会议室开？您在主席台坐的时间长，可活动几步，与会同志也不用离开会场。妥否，请指示。”效果会不会不一样？
第二，坚持出于公心。说得明白些，就是的名或利的事尽量不做、担责补缺的事可多做。有两件事让我至今记忆犹新。我有一位同事在一次灾后恢复生产会议前发现参会人员少了金融企业负责人，请示来不及，但恢复生产需要金融支持，他立即补充通知有关人员赴会，结果得到了领导的表扬。还是这位同事，有一次组织领导考察活动，安排工作餐时考虑刚刚被考察的单位负责人就在附近，就临时通知这位企业负责人陪同就餐，结果领导很不满意。一次表扬，一次批评，为什么？就是前者是对工作的拾遗补缺，而后者有卖人情让企业负责人多接近领导争取支持的嫌疑。
第三，分清轻重缓急。一般来说，时间要求不紧迫的应尽量先请示沟通再办，重大紧急且来不及请示的应果断处理并将结果第一时间报告。
到位还是越位，在赛场裁判是评判者，在职场是以符合不符合领导需要、领导满不满意为标准，最终裁决者是领导。所以拿捏好到位和越位之间的分寸，必须揣摩斟酌领导的不同风格、心态、个性和信任程度，这往往是最难的地方。
一是领导风格的不同。“举重若轻”型领导倾向于决定目标、任务、政策的方向，主张分工负责，下放较多的权限，下属在处理问题和补位时可主动积极一些；而“举轻若重”型领导不仅确定目标、任务、方向，还关心具体落实的细节和过程，事必躬亲，下属就要注意事前多请示汇报，防止越位。
二是领导心态的不同。案例中的江秘书以悟性高、把握领导意图准而著称，以前都是顺风顺水，为什么领导退休前自己两次似乎没有问题的补位都出了差错？主要原因就在于领导心态变了，工作几十年，每个人面临退休都难免有情绪波动，但江秘书对领导心态的细微变化关注不够，还按以前的习惯服务，让人感觉无视领导权威，这就难怪要挨批评。
三是领导个性的不同。有的领导追求完美，果断自信，决断力强，下属就要注意切不可自作主张，超越自己权限办事；有的领导性格温和，宽容失误，下属处理事务时的余地即使大些也不会被当成越位。
四是领导信任程度的不同。对你信任程度高，越点位也可能不当成问题，甚至办砸了可能也认为是好心办错事；信任程度低，即使因事情较急稍许越位，也可能在领导心里打上问号，甚至受到误解和批评。
再进一步讲，到位和越位之间有时候确实是难以区分的，关键在于对“度”的把握，这就是人们常讲的“过犹不及”。而这个“度”的把握，明确责任分工是基础，处理好职能模糊或交叉地带的事务是难点，契合领导的需求并让领导满意是关键。每一个在职场工作的人，都要认真研究这些，才能掌握好办事的分寸。这既是现实到位不越位的基本方法，也是为人处事之道，更是人生的一种智慧。
(此文来源：《秘书工作》2014年第9期；作者邓立松，海南省委办公厅信息综合室副主任)
关键在把握“度”
案例表明，江秘书以其一贯行为，赢得机关同人的高度评价：领导来不及考虑的问题他能提前想到，领导想到的问题他能具体细化，领导担心的问题他能提前预见，领导希望解决的问题他能有办法破解。此即工作到位，甚至具有超前服务的特征。
位，即指位置、方位，亦指职位、地位。《吕氏春秋?劝学》中讲：“故为师之务，在于胜理，在于行义，理胜义立，则位尊矣。”工作到位，有两层含义：一指使事务达到预定目标，二指圆满完成某项任务。对秘书而言，既是责任与担当，又是准则与效果。在这一点上，丁书记的信任，同行的肯定，都是顺理成章的。
但是，案例中，江秘书有些“聪明反被聪明误”了：先“凭想当然地”删掉了丁书记工作报告后面的退休感言，后又擅自调换常委会的会议地点。此即工作越位。越位，原为体育术语，是首创于1874年的足球比赛规则：在足球赛中，进攻队员于对方半场接本队队员传球的瞬间，其站位比倒数第二名防守队员距离球门更近，同时比足球距离球门更近，并试图借此位置进球或干扰比赛，即被判罚越位。将这一概念借用与社会生活，便有了“超越所处职位和地位”的含义。越位，在生活中，诸如社会交往，朋友相处，几乎无所不在，而其中尤以工作层面为甚。领导班子成员之间，同事之间，上下级之间，地区、部门、单位之间，都要警惕、注意并处理好这一课题。越位，混淆分工界限，干扰工作成效，背离既定目标，影响和谐关系，恰如人们所说，“手伸长了”“种了别人的田”，此举实为工作之大忌。本案例界定于丁书记与江秘书之间，延伸看来，也就是上下级之间，具体而言，是江秘书对丁书记要“到位不越位”。解此困局，方法多种，如下四招必不可少：
其一，破解关系，把握界限。工作到位、越位现象，之所以具有一定普遍性，同两者往往渗透、交织不无关系。工作中规中矩、不越雷池一步者，无此困扰。在正常情况下，工作主动积极、多想多干的秘书，有时则出此纰漏。机关同人的四句评价，是肯定江秘书多思善为，可也包含着风险因素。关键在于把握“度”，因为超越真理一步便是谬误。习近平总书记曾经说：“在处理同领导的关系中，力求做到‘参与而不干预，协助而不越权，服从而不盲从’。”在职权范围内，秘书可以纵横驰骋，充分展示聪明才智，超此范围，哪怕只有一小步，也将背离当初的美好愿望。
其二，理解意图，须听将令。秘书在辅助领导的工作中，准确理解、正确执行领导意图，至关重要。所谓领导意图，是指领导者对全局或局部制定政策、部署工作、处理问题的设想、目标及策略、打算。这种意图，虽然有时为领导者个人表述，但代表的则是领导集体的意志。了解领导意图，听领导指令，乃秘书工作的本分与遵循。
其三，勤于沟通，化于无形。沟通，是管理学中的一门操作技巧。秘书常在领导身边，具有得天独厚的沟通优势。沟通是语言的，更是心灵的。秘书应该脑勤、眼勤、手脚勤。勤而不惰，敏而不滞，许多障碍、矛盾就可在沟通中化解，有利于辅助领导完成使命。江秘书如果在两项失误中，能够主动及时沟通，问题便可迎刃而解。
其四，摒弃自恃，谨言慎行。秘书不可因为水平高、善写作、领导信任、同事垂青而飘飘然，由此目空一切。背上“自负”的包袱。杨修可为教训惨痛：担任曹操的主簿，即秘书，他才华卓越，聪明能干，却聪明反被聪明误，终死于“恃才放旷”。只要领导有言在先，秘书不可凭一厢情愿，靠想当然而自作主张。江秘书调整会议地点，自有其合理因素，却未与丁书记沟通，更未获首肯，其错误自然明明白白。秘书要对工作常怀敬畏之心，低调做人，严于律己，既“到位不越位”，又能够有效发挥参谋助手作用。
(此文来源：《秘书工作》2014年第9期；作者张庆儒，公文学者)
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