怎样把话说到点子上？

怎样把话说到点子上？
2023/3/27 8:57:00 群学书院

     很多人都缺失一项非常重要的能力，就是有条理地表达。

     给大家推荐一本非常实用的工具书《概括力：三步学会精准表达》，它把精准表达的方式，解释得清楚易懂，实践性强。

     学好精准表达，能够帮你建立良好的思维逻辑，对你的生活和工作都会大有裨益。

     让我们一起来读读这本书。

     怎样把话说到点子上？

     01

     概括力有什么用？

     传达一件事时，不可一味地长篇大论。很多情况下，过于冗长的表达反而让人无法领会核心思想。比如，一名下属向上司汇报、商谈相关工作，可能有以下两种表达。

     表达方式之一：

     今天我想着就前几天的活动去各个公司登门致谢，然后到A公司时，正好碰到了前田先生……聊着聊着，我就说到了我们公司的“美味提醒”(商品名)，然后前田先生说他想和我们一起做这个项目。他本身就很擅长网络推广……关于这件事，您方便抽空谈谈吗？表达方式之二：

     跟您汇报一下关于A公司的前田先生想参与我们公司的“美味提醒”项目，帮助我们销售的事情。他说可以帮助我们制作销售网页，通过网络媒体扩大宣传等。请问，您可以和他见一次面，聊聊这件事吗？哪种汇报形式更简明易懂呢？很明显，大家都会选第二种。究其根本原因就在于概括力的差异。

     再举个例子。你最近看了一部电影，想告诉朋友这部电影的内容。一种表达如下所示：

     电影里的主人公非常聪明，而且很帅，他叫健一，工作非常努力，也很出色。说到工作，其实他的职场环境并不好，上司滥用职权，以大欺小，压迫职员。但是，健一凭着很强的适应力……(一直不停地说。)像这样，虽然你按照电影中的播放顺序娓娓道来，但是因为描述过于冗长，你的朋友也不会对此感兴趣。这样的阐述杂乱无章，又没有重点，很难让人听懂情节的发展。

     我们再来看另一种表达。

     这个电影讲述了主人公面对不合理的裁员政策，仅靠说话技巧就一举扭转局面，成为一名成功的视频博主的励志故事，非常感人。这样阐述就有可能让你的朋友觉得有点儿意思，进而产生兴趣。

     那么，为什么后一种表达方式更容易让人产生兴趣呢？究其原因，也在于概括力的差异。

     概括力究竟是什么？

     概括力是指抓住关键信息，顺应场景，简洁明了、有逻辑性地进行表达的能力。

     概括能力强的人有一个共同点，那就是向别人传达信息时，舍弃90%的信息。他们确信“只要传达10%的信息，对方就会理解”。表达者的这种自信，会带给接收者莫大的安心。

     什么都想说，便是典型的不会概括。这样的人，不是担心自己说得少会导致对方无法理解，就是不会正确处理和整理信息。

     很多情况下，人们之所以担心说得少会导致对方无法理解，其实是因为自己没有理解重点、要点，从而没有自信。为了弥补这种缺乏自信，人们就会拼命不停地说。还有一种情况是，人们之所以不会正确处理和整理信息，多是因为不了解概括的过程、步骤等。

     顺便说一下，如果你看了两个小时的电影，脑子里却没有任何想说的话，这从某种意义上可以说是非常糟糕了，简单来说就是输入力不足。为了锻炼概括力，你必须在输入(信息收集)方面下大功夫。

     本书所传达的概括力其最终形态是精准的输出行为。

     与喋喋不休、10分钟也说不到重点的人(概括能力弱的人)相比，要点明确、5分钟便能表达清楚的人(概括能力强的人)更能给人留下好印象。开展业务或发表演讲时，显然后者更容易取得好成绩。

     在远程通信尤为频繁的今日，最重要的便是文字信息的处理能力。用电脑、智能手机上网搜索相关信息时，必须在输入栏中输入关键字，这时就需要快速概括的能力。在获取信息阶段，倘若一个人花3分钟就搞定，另一个人花10分钟才搞定，那么在工作中，他们的进展和产出也会明显不同。

     概括力强的人能够精准地掌握信息，并且总是知道说什么(说话的中心内容)、说到什么程度(说话的分寸)、先说什么后说什么(说话的顺序)。他们在讲话时少有偏题，即使不小心偏题了，也能在绝妙的时机将话题引回主线。

     提高概括力会使你的各个方面获得改善。

     因为概括力应用在方方面面，比如表达自己的意见时，提出策划方案时，向客户做报告时，讨论和谈判时，说服别人时，等等。

     当然，在理解对方并与其产生共鸣的交流中，概括力的作用也不容小觑。一边获取对方的信息(想法、心情、价值观、性格等)，一边投其所好，说一些合适的话，这种行为本身就是概括的过程。

     02

     学会极致的概括表达

     概括力究竟是什么？

     我会这么回答：无论如何(即使到了生命的最后一刻)都要说的话。

     请你竭尽全力思考一下，现在的这一瞬间，如果是生命的最后一刻，你想对对方说些什么？这便是概括。

     举个例子，你会如何回答以下问题呢？

     问题：你是什么样的人？

     如果我没猜错的话，现在你的大脑应该在高速运转，你肯定在努力思考自己是怎样的人。

     表达方式之一：

     嗯，我很开朗，而且，最喜欢做快乐的事情……工作的话，是销售工作，或许不是最合适我的，但我一直在非常努力地做……我没什么特别的爱好，比较喜欢喝酒……我也很重视家庭。还有，我觉得自己的好奇心比别人强。啊，对了对了，我特别喜欢历史，尤其是从战国时代的武将那里学到了人生中重要的东西……很明显，这种表达没有进行任何信息整理，直接将脑海中浮现的事情说了出来，掺杂了过多的无用信息，并且缺乏总结，所以很难令对方产生兴趣。这也体现了说话人的概括能力很弱。

     相反，概括能力强的人会如下这样说：

     表达方式之二：

     我是一个目标导向型的人。不仅是工作，在兴趣、恋爱、减肥等方面，我也非常喜欢树立目标，并朝着目标踏踏实实地努力。这样的表达很容易让人记住，也很容易让人了解你是什么样的人。

     “表达方式之一”中没有而“表达方式之二”中有的，便是无论如何(即使到了生命的最后一刻)都要说某句话的意识。

     针对“你是什么样的人”这一问题，“表达方式之二”是在掌握多个特征(信息)的基础上进行分门别类，然后按照重要程度排好顺序，最后决定如果是生命的最后一刻自己会说什么，从而得出“我是目标导向型的人”这一结论。虽然整体的字数不及“表达方式①”的一半，但给人的印象远远好于“表达方式①”。另外，第二句的“不仅是工作，在兴趣、恋爱、减肥等方面，我也非常喜欢树立目标，并朝着目标踏踏实实地努力”只是“目标导向型的人”的具体解释。

     无用的话和多余的话，于对方而言都是杂音。

     内容越明确、越具体，就越不容易混入杂音，也就越容易被对方理解。

     03

     概括的三个步骤

     概括分为三个步骤：收集信息、整理信息、传达信息。

     整个概括过程是否顺利，体现在最后一步。如果一个人可以在任何情况下都能很好地将信息传达给对方，最终达到自己的目的，我们便可以说他的概括能力很强。然而，仅靠“传达”是不行的，因为“传达信息”只是整个概括过程的一部分。

     提高概括力的三个步骤，它们没有优劣之分，所有的过程都很重要。

     这三个步骤为：

     第一步：收集信息——收集足够的有效信息

     其实，信息也有很多种。

     从别人那里听到的话(包括闲聊)；

     在会议和商谈中听到的事情；

     现场体验；

     自己的五感接收到的信息；

     在研修和研讨会上学到的东西；

     文件、公文、数据、邮件等信息；

     报纸、书籍、杂志等媒体信息；

     网站和社交软件上的信息。

     另外，以各种各样的信息为导火线，自己心中产生的想法和意见，也是一种信息。同样，基于信息的预测和假设也是信息。

     如果把概括比作做饭，那信息就是食材。巧妇难为无米之炊，如果自己心里没有信息，即使想要输出，也无法实现。当然，如果把自己的所见、所闻、所感、所想等都当成重要信息处理的话，大脑很快就会崩溃。

     盲目地收集信息反而会很危险。在这一点上，概括能力强的人一开始就能高效地进行信息处理。他们能够快速地筛选有效信息，从而巧妙地控制信息的输入。

     第二步：整理信息——分门、排序整理信息

     收集好信息后，这些信息就会储存在人的大脑中。

     概括能力强的大脑就像整理得井然有序的房间。我从不把带回家的东西(信息)一股脑儿地随意扔在地上或桌子上，而是在判断是否需要的基础上，把不需要的东西扔进垃圾桶，把需要的东西分类收纳。收纳时也要安排好优先顺序，基本上是把输出概率高的东西放在前面，输出概率低的东西放在后面，以便需要时可以高效地提取。

     整理信息时，需要注意以下三点：

     得取舍，获取有效信息；

     将信息分门别类；

     按重要性等将信息排序。

     第三步：传达信息——简明扼要地将信息传达给对方

     这一步就是要把储存的信息传达出去，也是真正考验概括力的时候。

     在传达信息时，最重要的便是对信息进行提炼，理想的状态是将现有的信息删掉9成。输出时不仅要决定“说什么”，还要决定“不说什么”。不擅长传达信息的人，往往容易犯“什么都说”“不考虑顺序乱说”等错误，结果给对方造成负担。

     想必不少人知道电梯推销，它是指一个人在乘坐电梯的极短时间内，向对方说明、演示等。因为时间非常有限，所以要充分珍惜和利用好每秒。这时，如果能舍弃九成措辞，便能呈现出最好的效果。

     在实际工作中，我们很多时候都要见缝插针地传达信息，比如工作汇报、会议、洽谈等前后的短短几十秒到几分钟。无论时间多还是少，如果一个人每次都能做到舍弃九成去表达，他的概括能力就很强。

     概括的三个步骤

     05

     概括力的六个关键

     1. 明确传达目的

     上学时，我们经常做这样的题目：阅读下文，用100字左右概括主要内容。这样的概括训练确实有效，可以让人学会抓住信息的要点。

     但是，步入社会后我们才发现，这样的概括技巧并不能直接派上用场。因为社会人需要的概括力是动态的，需要根据表达目的和实际情况等灵活变动，而“抓住信息的要点”只是其中一部分。

     目的就是“终点”，商务场合的目标大多是获得理想的结果。比如，提出策划案的理想结果便是让别人采用。所以我们要认真思考如何做才能达到目的，如何概括所获信息才能让策划案被采用。

     实际上，我们的大脑拥有高性能的导航系统。只要设定好目的地(终点)，大脑就会开始高速运转。

     为了让策划案被采纳，什么时候说最好？

     如何表达才好？

     展示什么优点才好？

     这样的反复思考，就意味着你在概括的过程中下了一番功夫。为了达到目的，聪明的大脑往往能够迅速收集、整理好有效信息，并且催促身体付出必要行动。“没有目的的概括等于画饼充饥”，所以概括时首先要明确目的。

     2. 明确传达对象

     除了概括内容，我们还要注意将信息传达给谁，也就是说，要明确传达对象是谁，这一点至关重要。

     举一个关于自我介绍的例子。

     虽然说自我介绍的内容都是关于自己的，但我们也会因对方是谁而在脑海中概括出不同的信息。比如，对方可能是分配到自己部门的新人、自己跳槽后遇到的新上司、客户方的负责人，也可能是加入自己足球队的新成员，又或者是搬来的新邻居，等等。

     因为如果你无视听众的属性和倾向，就很可能会造成对方对你传达的信息完全无法理解或毫无兴趣。

     如果你是房地产公司的一名市场部员工，那么市场营销和销售能力也是概括力的一部分。概括能力强的人在制作本公司的产品宣传单时，会在脑海中深思熟虑“最想将这张宣传单给谁”(目标客户是谁)。

     如今的社会充满了竞争，而且信息过剩，消费群体又呈现出多元化特征。宣传单想要吸引多元化的广大群众，尤为困难。

     ①一对50多岁的夫妻，想买一栋房子以安享晚年。

     ②一对40多岁的夫妻，考虑到要照顾年迈的父母，想买一栋可以两代人居住的房子。

     ③一对30多岁的夫妻，双职工，没有孩子，想买一栋充满都市感(设计感)的房子。

     ④一对20多岁的夫妻，有未满5岁的孩子，重视家人健康，想买一栋室内空气流通等各方面都好的房子。很明显，这四组传达对象的目标非常明确。有了如此具体的传达对象，你就必须好好研究一下如何概括出表达要点。

     以下便是针对每个目标整理出的“无论如何(即使到了生命的最后一刻)都要说的话”。

     ①这栋无障碍住宅是专门针对老年人设计的，可以让老人毫无压力地享受老年生活。

     ②这栋住宅可以居住两代人，考虑周到，充满人性化设计，非常温暖。

     ③这栋住宅设计感十足，极具现代化大城市的家居风格。

     ④这栋住宅重视居住者的健康，使用天然的环保材料，尤其适合有宝宝的家庭。像这样，在明确传达对象后，说话者可以概括出有感染力、冲击力的语言。

     3. 满足对方的需求

     在确定对方的身份后，你必须同时考虑对方的需求，但是绝对不能盲目地猜测，因为很多情况下我们所想的可能只是单方面的想象或妄想而已。了解对方需求的最佳方法便是与对方交谈。

     不管对方是上司，还是客户，我们都要勇敢地与其交谈，哪怕是闲聊。在与对方交谈的过程中，我们便可以慢慢地引导对方给出以下问题的答案。

     ?(他)想了解什么？

     ?(他)想做什么或者我做什么会让他开心？

     ?(他)有什么烦恼？

     ?(他)有什么困难？

     ?(他)为何事感到不安？

     ?(他)因何事感到不满？

     ?(他)有什么还未解决的问题？

     ?(他)有什么想要的东西？

     ?(他)对什么感兴趣？

     ?(他)有什么开心的事情？

     ?(他)有什么想实现的目标或者想完成的梦想？

     ?(他)有什么即使花很多钱也想得到的东西？

     收集到这些答案，便了解了这个人的需求。如果你不擅长了解他人的需求，就请先养成这样的意识：即使是私下闲聊，也要满足对方的兴趣。

     向对方传达信息的优先顺序依次为以下三点：

     ①满足对方需求的信息；

     ②让对方开心的信息；

     ③自己想传达的信息。

     很多概括能力弱的人都会优先选择第③点，从而导致传达效果不佳。社会人需要的概括是双向的，并非单向。我们要随时考虑对方的需求和兴趣。

     假设你从国外旅行回来，这时你需要简单概括一下海外旅行的事。如果聊天的内容能够满足对方的兴趣，对方一定会很高兴。反之，如果不能满足对方的兴趣，对方就会对聊天失去兴趣，毫不关心。

     如果对方是美食爱好者，你就聊食物；如果对方喜欢历史，你就讲一讲关于世界遗产的事情；如果对方对经济感兴趣，你就聊聊当地的物价和商业趋势；如果对方对飞机服务感兴趣，你就聊聊航空公司的事。总之，若你掌握了满足对方兴趣的方法，你的表达就基本合格了。

     反之，如果一个人从不喝酒，你却没完没了地讲葡萄酒的事，或者和一个对政治毫无兴趣的人谈论某国的政治，对方就很可能会觉得无聊，甚至希望这个聊天快点儿结束。

     另外，人们的需求和兴趣一直都在变化，我们要随时关注对方的语言、表情、说话的语气、样子等，观察出对方当下想要的东西。

     4. 想象对方理想的反应

     当向别人传达某种信息时，你会预想一下对方的反应吗？即你对对方的反应感兴趣吗？更进一步说，你是否想过对方最好能给予什么样的回应？

     其实，如果你想要达到某种目的，就不能把对方的反应交给对方，而是应该由你自己决定对方的反应。

     比如，在会议上提出某种想法前，你是否想过上司和同事会有何反应？如果没有，就说明你不擅长表达。其实，人类的大脑本身具有很强的导航功能，只是你没有将其充分发挥出来。

     在会议上提出某一想法时，你想得到的理想回应是什么？“哇，这主意不错，我们赶紧试试吧!”我想你想要的应该是类似这样的回应。如果是的话，你就一定要下定决心：“我一定要让他们这样回应。”

     决定对方的反应=描绘具体的想象

     无法想象自己登上珠穆朗玛峰的人，能登上珠穆朗玛峰吗？答案是：不能!

     以登顶珠穆朗玛峰为目标的登山家，不会只是想想“如果能登顶就好了”，而是抱着“一定要登顶”的强烈信念，总是清晰地描绘着自己登顶后的场景。

     越是将某事具体化地想象与描绘，就越容易实现它。

     这个结论已经在脑科学界得到证实。此外，很多运动员也都利用意象这个心理训练工具进行训练，效果明显。

     再举个告白的例子。如果一个人向单恋已久的他(她)告白，心里总是惴惴不安地想着“他(她)会不会拒绝我……”，而另一个人则是清晰地想象着“对方微笑着答应自己”的样子，二者的结果肯定会大不相同。

     我们的大脑有一个导航系统，可以引领我们实现自己想要的目标。设定“得到对方认可”这一目的(目标)时，真实地想象(决定)一下“对方做出的理想反应”，会让我们更容易地得到想要的结果。

     5. 确认概括的信息量

     概括的最终目标是传达。为此，我们要进行输出。

     工作中最常见的输出行为便是说话，而我们说话时必须考虑自己被给予的时间，比如：

     会议上的发言时间是多少分钟；

     和客户的谈判时间是多少分钟；

     向上司汇报的时间是多少分钟。

     我们要根据自己被允许的时间调整概括的信息量。

     如果只有1分钟左右的时间，就必须集中精力说一些“无论如何(即使到了生命的最后一刻)都要说的话”；

     如果有5分钟或者10分钟的时间，就在说完“无论如何(即使到了生命的最后一刻)都要说的话”之后，按照优先顺序依次传达其他信息。

     如果不把握好时间，我们就很有可能会传达不完信息，或者在还没说到重点时被迫戛然而止。

     另外，一名优秀的职场人，需要充分利用好谈话时间。因为“时间=金钱”，要知道浪费时间就是错失良机。

     如果实在不清楚自己有多少时间，可以用这样的方式向对方确认一下，比如：“请问可以耽误您两分钟吗？我给您打个电话。”“请问能给我15分钟吗？”

     以文章的形式输出亦是如此。我们必须首先确认一下自己被允许表达的字数是多少(是在写满一张A4纸之内，还是400字等)。

     有些场合并没有规定字数，比如发送邮件。虽说没有字数要求，但你也不能把自己想到的内容一股脑儿地全写上去，啰啰唆唆地写一大堆是很失礼的。特别是工作邮件，既要有必要的信息，又要简洁明了。如果内容实在太多，就要另外想些办法，比如在适当的地方分开层次，或者以附件的形式附上文本等。

     6. 语言信息与非语言信息的概括

     我们上学时常回答的“阅读下文，并概括其主要内容”之类的问题，便是对语言信息的概括。

     很多场合下我们还需要对非语言信息进行概括。非语言信息是指语言和文字以外的信息，比如，我们在现场的所见、所闻、所感、所触，这些都是广义上的非语言信息。此外，在人际交流中获得的情感方面的信息等也属于非语言信息，例如，感受到对方“生气”“高兴”等。如果不能概括出非语言信息，我们输出时就无法传达问题的本质和我们做事情的诚意。

     假设你的上司让你去巡视一下已开业三周的公司直营新店(餐厅)。新店店长告诉你：“开业以来销售业绩一直很好，没什么问题。”如果你只是囫囵吞枣地汇报，巡视报告就会像下面这样：

     ① 只是语言信息的概括：

     开业以来销售业绩一直很好，没什么问题。然而，其实你已经看到了一些非语言信息。比如，午饭时间店内也有很多空位，兼职员工不常面带微笑，厨房和大厅之间的配合不太好等。这时，你应该调整一下汇报方式，如下所示。

     ② 包含非语言信息的概括：

     真田店长说销售业绩很好，没什么问题。但是，我巡视当天发现，午饭时间店内却有很多空座位，顾客并不多。所谓销售业绩好，也有可能只是某段时间的暂时现象。

     另外，我还发现，兼职员工没有面带微笑，厨房和大厅的配合也不太好。尤其是面无表情的待客方式，给客人的印象非常不好。我认为，这些需要尽快改善，也许是因为员工培训不到位。我觉得，需要由总部派人指导一下新店的工作。以上这样包含非语言信息的概括，使整个汇报变得截然不同。

     收集非语言信息需要观察力。

     例如观察人时，需要注意以下要点(部分示例)：

     眼睛：善意的眼神，不服气的眼神，充满敌意的眼神；

     表情：开心的表情，愤怒的表情，明朗的表情，阴暗的表情；

     声音：洪亮的声音，明朗的声音，干脆利落的声音，弱小的声音，沉闷的声音，嘈杂的声音；

     态度：给人积极印象或给人消极印象。

     这位店长说话时的表情如何？是不是虽然嘴上说着“销售额很好，没什么问题”，但表情或者声音却很沉闷？即使表情和声音都很明朗，也有可能是他尚未意识到危机。

     因此，非语言信息和语言信息一样重要，同样需要认真地收集、整理、传达。

     小结：概括力的六个关键

     明确传达目的

     明确传达对象

     满足对方的需求

     想象对方理想的反应

     确认概括的信息量

     语言信息与非语言信息的概括

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