企业档案管理员管理实务
2024/4/1 跨越全球
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档案管理的重要性
在当今经济社会，随着法律法规的不断健全和全民法律意识的不断提高，寄希望于通过法律诉讼途径来维护自己的合法权益、或讨一个公正的说法，已经是一种司空见惯的大众化行为。作为社会经济运行的活跃主体一企业，不论是否情愿，最主要的证据通常又来源于企业发展过程中形成的档案，“举证责任倒置”的分配原则又几乎将企业的举证责任推向了极限。
因此，说企业档案的使命关乎企业的生死存亡，绝不是危言耸听。
下面分享以下几个案例
案例一
例如：
某施工企业在与发包方签订一座长达13km的跨海大桥的施工合同后，由于将调整决算价格的重要补充协议遗失，因而在后期讨要工程欠款的诉讼中，本应因价格因素的调差而应得的8 000万元工程款付之东流。
点评：
企业与外界进行经济交往中签署的各类合同，尤其是随后根据实际情况增加的补充、变更协议的遗失，使得企业在合同的履行过程中一旦发生争议，如协商不成而被推向被告席位时，败诉的结局则在所难免，甚至于承受巨额的经济损失。
案例二
“长城”葡萄酒商标侵权纠纷案
原告：中国粮油食品(集团)有限公司(简称中粮集团)
被告：北京嘉裕东方葡萄酒有限公司
被告：南昌开心糖酒副食品有限公司
被告：秦皇岛洪胜酒业有限公司，
【案情】“长城及图”是原告中粮集团使用在其葡萄酒产品上的注册商标并被国家工商局认定为驰名商标。原告认为被告使用“嘉裕长城”商标制造和销售各种葡萄酒，侵犯其商标权给其造成极大的经济损失，故向法院提起诉讼，索赔1法院经审理认为，原告“长城”虽由文字和图形组合而成，但足以使相关公众将含有“长城”文字的“嘉裕长城”商标的葡萄酒产品与原告产品相混淆，或认为两者在来源上具有特定联系。被告的“嘉裕长城”商标使用了原告“长城”商标最具显著性的文字构成要素，侵犯了原1000余万元。
点评：
企业自主创新核心技术原始档案的泄密或遗失，对企业来说，可能是灾难性的打击。近年来，掌握了企业技术的高级技术人员发生跳槽、泄密事件在我国已十分普遍。这无疑是企业发展的一个重大隐患。而且时时威胁着企业的发展。更为严重的是多数企业的自主创新核心技术原始档案往往散落在企业的技术人员手里，一旦这些原始的档案遗失，或随着技术人员的流动而被转移到竞争对手企业手里，企业不仅无法继续保证其对该核心技术的独自占有，更有甚者，由于原始档案的遗失，反被作为侵犯知识产权的被告，遭到竞争对手的起诉，企业要么花费巨额代价以换取该项技术的使用。要么从此无缘该项技术。
档案与我们密切相关
我们每一个人从出生的那一刻算起，就与档案结下了一生的缘分。比如说你的出生证明就是你的第一份档案!它客观记录了你来到这个世界时的几乎全部情况：出生的时间、性别、体重、健康情况、是否顺产、父母情况、接生的医院、医生、家庭住址，甚至于你的脚印等。至于你成长过程中的照片或DV、各种学历证明、日记或工作笔记、工作履历证明、各种奖励证书、患病诊治记录、婚姻证明、银行存折、社会保险手续、甚至商业活动中的购房、购车、购物、借据、贷款手续等等，经过整理保存就是你的个人档案，也可称为家庭档案。
国家、社会、学校以及其它任何单位活动的开展，都在形成各种各样的文件，有保存价值的文件就成为了档案。
档案基础知识
一、发展概要
(一)文字出现前：结绳刻契
在文字出现之前，人们用结绳刻契作为记事表意的一种方法。所谓结绳就是在绳子上打上大大小小、各式各样的结，以表示不同的意思，刻契就是在骨片、木片、竹片或其它材料上刻画出各种形状的标记，用来记录某种事实或作为有关各方的一种信约。它可以说是档案的前身
(二)文字时代
具有科学意义的档案，是在原始公社衰亡，私有制出现的时候，伴随着文字的产生而产生的。历史载体沿革:
(三)档案历史名称变革
夏、商、周[西周、东周(春秋、战国)]、秦、西汉、新朝、玄汉、东汉、三国时期(魏、蜀、吴)、晋(西晋、东晋)、南北朝[南朝(宋、齐、梁、陈)、北朝(北魏、东魏、西魏、北齐、北周)]、隋、唐、五代(后梁、后唐、后晋、后汉、后周)、十国[前蜀、后蜀、吴、南唐、吴越、闽、楚、南汉、南平(荆南)、北汉]、宋(北宋、南宋)、辽、西夏、金、元、明、清、中华民国、中华人民共和国。
二、档案概述
档案定义分析
档案形式分析
(一)档案是由文件有条件地转化而来的。办理完毕的文件才能成为档案，情况有三：
1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。
2、文件内容要求长期执行(办理)，但只要完成了文书处理程序也算一种。
3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕。
从这个角度来看，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
(二)具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。
从这个角度来看，文件是档案的基础，档案是文件的精华。
(三)按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案
文件是档案的因素，档案是文件的组合。
从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘、U盘、云端等。
从表达方式基本三种：文字、图像、声音；
从记录方法：手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。
从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。
从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。
档案属性分析
档案作用分析
具体而言：
档案是单位工作的查考证据
档案是生产建设的参考依据
档案是政治斗争的必要工具
档案是科学研究的可靠资料
档案是宣传教育的生动素材
档案是维护国家、集体、个人合法权益的法律信证
总之，档案的作用可概括为：凭证作用和参考作用。
企业档案保管限期表
档案管理实务
一、文档的收集与整理
档案收集工作，就是把分散在各单位内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规定集中保存起来。收集工作是为了解决文件形成后的分散状态与利用要求集中的矛盾，它是档案工作的起点，是档案工作的第一个环节，也是实现档案集中统一管理的一项重要和基本的内容。
文件与档案的区别？
文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
档案与资料的联系与区别？直接记述和反映本单位/参考..\综合管理\公司综合\制度类\档案管理办 法及实施细则1.doc
文档的格式
归档文件材料范围
1、上级来文
2、本单位制发的文件
3、下属单位来文、本单位或部门管理过程记录文件或资料
各类文件材料的归档要求
1、文件材料要齐全、完整，准确反映本单位各项活动的历史面貌。
2、文件材料的规格与字迹材料要求。
3、归档声像材料的要求。
归档时间
1、科研档案归档时间：成果鉴定后三个月内归档；
2、设备档案归档时间：安装调试完毕三个月内归档；
3、基建档案归档时间：各施工承包单位应在项目实体完成后三个月内将项目文件向建设单位归档；
4、会计档案归档时间：隔年向档案室移交；
5、业务档案归档时间：由动态转静态后移交；
6、其他档案归档时间：活动结束后归档。
二、归档文件的整理与编目
为了解决档案的零乱状态与系统查找的矛盾。就是把收集来的零散的不系统的文件材料进行分类、组合、排列和编目，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。
档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。
对归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒，使之有序化一个的过程。
整理时应注意6点
归档文件的整理单位：以件为整理单位进行文件级整理，就是将归档文件整理的基本单位还原到文件本身，从而达到简化概念、简化操作的目的。整理单位一般应为“自然件”，即单份文件为一“件”。
1、文件正本与定稿应作为一件；
2、正文与附件为一件；
3、正文与文件处理单为一件；
4、原件与复制件(包括复印件以及抄件等)应作为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册(本)为一件。
卷内文件目录格式
3.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用16开型(即长×宽为260mm×185mm)或国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。
3.2页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm
卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm
卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm
卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm
三、档案保管
档案保管的基本要求
档案保管是为了解决档案的不断毁损和需要长远利用的矛盾。由于自然和社会的各种原因，档案总是处于渐变性的自毁过程或者可能遭到突变性的破坏。档案保管工作的任务，就是克服与限制损毁档案的各种因素，努力延长档案的寿命，维护档案的完整与安全。
四、档案鉴定
档案鉴定工作，是为了解决档案庞杂和只需要保存有价值的档案的矛盾。
就是根据档案对今后各方面可能起的作用，通过甄别档案的价值，确定期保管期限，把已失去价值的档案剔除销毁。(简略介绍)
五、档案统计
档案的统计工作，是为了解决数量不清与要求心中有数的矛盾。
就是通过以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。做到合理规划。
通常的项目有：
①卷内文件目录和案卷目录，
②档案收进、移出登记簿，
③全宗名册或全宗目录，
④全宗单，
⑤档案目录登记簿，
⑥档案利用与效果登记簿等。原始登记是统计调查的基础，各档案馆(室)的原始登记与各级档案部门的统计工作相互结合，即形成档案统计网络。
六、档案检索
档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，管理和利用档案的工具。
档案检索工具的种类很多，可按编制方法、信息处理手段、收录材料范围、作用等不同的标准进行分类。
按编制方法可分为目录、索引、指南。档案目录是由许多条目组成的有机体，也是档案馆(室)检索体系的主要部分。常用的有分类目录、专题目录、全宗文件目录、案卷目录等。索引是将档案中的各种事物名称、档号或存址等，按照一定顺序加以编排的一种检索工具，指南是以文字叙述的方法，综合介绍档案情况的一种书本形式的工具书，档案检索工具必须具备存储档案材料线索和提供查找途径的职能，并以档案信息存储丰富、检索迅速准确、方便实用为衡量质量的主要标准。
七、档案利用
满足特定的各种利用要求，需要为提供档案准备好直接的辅助手段，并通过各种方式实际地提供档案和有关资料。
可以分两类：档案利用工作可区分为提供档案利用和利用档案
(1)提供档案利用是档案管理部门及其人员直接提供档案，为了解查询问题的利用者提供服务；
(2)利用档案是利用者为了研究和解决问题，以阅览、复制、摘录等形式使用档案。
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