想要开好线上会议，护理管理者不妨看看这些建议……
2021/4/12 17:28:55 现代护理报
导读
由于新冠肺炎疫情的流行，在线会议正在呈现前所未有的增长。例如，在线会议软件Zoom平均每天连接的会议参与者人数从2019年12月份的1000万名激增至2020初的2亿名。
在医疗领域，为减少医护人员的病毒暴露风险，员工会议、共享治理会议、质量改进会议等都转变为线上会议，甚至许多一对一的会议也在线上进行。如今，护理管理者也越来越多地选用线上会议的方式与其他护理人员、团队进行沟通。在线会议为所有轮班工作的护理人员，尤其是夜班人员提供了便利。尽管线上会议会引起一些人对团队凝聚力、工作关系、生产力下降和技术问题的担忧，但只要做好适当的准备、考虑到会议空间和便利，就可以达到事半功倍的效果。
提前测试，确保设备运行良好
在音频和视频两种可用的情况下优先选择后者，因为视频有助于开展个性化的在线对话。需要注意的是，视频会议需要更高的宽带要求，这可能不是每一位会议参与者都具备的。因此，会议组织者应选用便于组织和团队成员访问的应用程序。
在进行首次会议前，应该进行技术测试，熟悉聊天、屏幕共享、录制等工具；一些应用程序还要求事先授予访问权限等，这些注意事项都需要事先进行测试、熟悉。另外，会议组织者需要对与会者提供技术指导，并留下技术人员联系方式，以便出现问题后与会者能及时寻求帮助，解决问题。
技术问题之外，组织者还应对整个会议议程做出整体规划。确定会议主持人和记录员，以及由谁负责领导会议主题的讨论；在总时间内，为每个议题进行时间规划；对于那些需要深入思考和讨论的话题，尽早靠前安排，因为与会者的注意力在会议初期最为集中。
会议时间确定后，可以通过电子邮件向与会者发送会议链接。如果会议时间需要大家商议确定，可以使用Doodle之类的在线日程安排工具，通过投票确定合适的开会时间。无论是个人还是大型团体的会议，Doodle都允许个人跨时区确定首选时间和实际可用时间。会议一旦建立，就可以添加到每个人的电子日历中。
会议议程、会议纪要、需要商议的文件等应该放在同一个文件夹中进行发送，这有利于与会者在会议期间轻松访问文件，而不必查看、切换多个位置。
选择合适地点，减少外界干扰
对于线上会议，专业技术人员建议选择一个安静的房间，铺上地毯，提高隔音效果；避免选择含锐角较多的空间，减少回音和外来噪音。佩戴耳机能够收到很好的捕捉声音的效果。
背景选择一个光线好的中性墙，桌旁放置一个强度可调的台灯，来照亮与会者面部。将摄像头提高到眼睛的高度，这样看起来更自然，就像与人面对面坐着一样。与会者讲话或聆听时，应注意看摄像头而不是屏幕，这些技巧需要多练习。
为减少分心，应事先告知他人自己的会议日程，在门上放置“请勿打扰”“正在开会”等标志。事先安排好家中的宠物，以免被打扰。如果是在公共场所通过移动设备参加会议，一定要注意降低外部噪音。
选择参加会议的地点应该属于较为私密的空间，能够允许与会者讨论病人的隐私问题而不必担心泄露。为了防止黑客等人员入侵，要为每个会议创建一个唯一的链接。多数在线会议应用程序都设有访问密码。某些情况下，可以先让参会人员进入等候室，再由主持人允许后进入会议。另外，还可以通过隐私功能在所有参与者都出席会议后锁定会议。
做好统筹，提高与会人员参与性和互动性
在会议开始前10~15分钟到达会议室，关闭所有不重要的窗口和程序，尽量减少干扰；打开并最小化要讨论的文档，以便轻松查看文档选项。会议正式开始之前可以先组织一个互动，比如让与会者分享最近发生在他们身上的大事，这不仅有助于吸引与会者，还可以测试一下每个人的设备是否能正常工作。
所有与会者只能通过一台计算机或智能手机设备访问会议。会议期间，要求参与者不发言时将设备设为静音，以减少无关的噪音和干扰。
在线会议应用程序中的聊天功能非常实用。它允许参会人员实时提出问题、讨论问题，主持人可以在屏幕上查看并在适当的时间作出回应。另外，在线投票的互动方式，也可以大大提高与会者的参与性。会议结束后还可以多留出5分钟的时间，收集与会者的意见反馈，以便为以后的会议积攒经验。
线上会议还有一个优势就是可以通过录制会议，让更多的人重温会议精彩内容，共享会议信息。
将会议从面对面过渡到线上平台，会议方式更加灵活、安全、有效。随着疫情的持续流行，在线会议在医疗领域已成为常态。尽管有人担心线上会议会削弱工作关系和生产力，但数据表明，线上会议和面对面会议一样具有吸引力。
作为一名护理专业教授、线上会议方式推荐者，本文作者之一的Cecil Holland表示，以上策略将帮助护理管理者组织更高效的在线会议。她呼吁在不损害组织、员工和患者需求的情况下积极利用新的技术。
▲
来源：现代护理报
作者：赵艳
责编：仇家兴
-THE END-
现代护理报
中国护理第一报 最权威护理公众号
视频投稿：xdhlbwx@126.com
文章投稿：xdhlbgzz@163.com
护士维权热线：0311-67562434
源网页 http://weixin.100md.com
返回 现代护理报 返回首页 返回百拇医药