人才培养 | 学习型组织的开会新形式：开放空间会议
2014/1/22 环球人力资源智库
导读：所谓「开放空间」就是创造出一个可以相互讨论的平台，没有人知道答案，对未知开放，以随时准备迎接惊喜(Be prepared to be surprised)的心，勇敢的提出自己的看法，同时也敞开心门，倾听别人的想法。
来源：天涯社区
编辑：wing
日前参加一项以「开放空间技术」(Open Space Technology)所引导的会议，在将近七个小时的讨论中，每个人都热烈的参与，提出许多很有建设性的意见;更令人惊讶的是在会议结束时，大家都觉得很快乐、很舒畅，对于有共商的部分，也充满行动的热情。这跟以前所参加的大多数会议之无聊、单调、各说各话、争吵不休、推委敷衍，简直有天壤之别。
会议的目的有很多种，若是做政策宣示，已有明确的方向、答案，就不适合用这种技术，可是大部分的会议是要集思广益，即藉由会议的形式激发参与者的智慧与经验，找到最后的可行方案，有效的解决问题。因此，在会议之前「应该」是没有人知道答案在哪里;换言之，要对答案开放(open)，才有可能找到答案。若还没有开会，就已经有结论，那就不必开会了，可是大部分的会议却在已有答案的窄小空间(space)里，各执己见、揣摩上意、附和两句，难怪开会时会觉得很闷，也激荡不出什么好点子。
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所谓「开放空间」就是创造出一个可以相互讨论的平台，没有人知道答案，对未知开放，以随时准备迎接惊喜(Be prepared to be surprised)的心，勇敢的提出自己的看法，同时也敞开心门，倾听别人的想法。它提出四大原则：
1.出席的人都是最适当的(whoever come is the right people)
2.不管何时开始都是最适当的时间(whenever it starts is the right time)
3.不管发生什么，都是当时只能发生的事(Whatever happen is the only thingthat could have)
4.结束的时候就结束了(When it's over，it's over)
在开放空间会议中，每一成员都可以针对讨论的主题提出自己认为重要的议题，而成为该议题的召集人，召集人必需做三件事：
1.预先约定的时间到了，要召集会议。
2.尽量让每一位参与者都有机会发言。
3.找人做会议记录。
每一个议题的讨论时间很有弹性，通常在一小时到一个半小时之间，可视实际情况延长或缩短。在讨论的过程中，开放空间会议鼓励参加者运用「双脚法则」(The Lawof two feet)，意思是每一个人都要为自己的学习负责，你可以在某一个讨论时段，参加这一时段中你有兴趣参与的议题，在这个议题上，若你觉得没有学到东西，或认为自己在这项议题上已没有贡献，就可以运用你的「双脚」，很自由的到别组去讨论，或暂时休息一下也可以。
每项议题的会议记录，会用大海报纸张贴在「新闻墙」上，没有参加会议的人可以藉此了解其它组的讨论情形，进而引发新的议题，在最后做整理时，做了几件很有意思的事：
1.全体参加者到新闻墙看看今天所有的讨论结果，若有需要可以在各议题的会议记录上加上自己的意见，或修正自己的看法，以便整理记录更完整。
2.每个人发五个红色小贴纸，贴在你认为最重要的会议记录上，不一定每一个重点贴一张，若觉得这个实在太重要了，可以把五张贴纸贴在同一个点上。经过这个步骤之后，在新闻墙上可以很明显的看出大家认为重要的关键点集中在少数的几个地方，这已形成初步的共识。
3.针对有初步共识的重要部分，每一个人想一想把自己在那一方面有兴趣、能有所贡献，可以主动认养或另组小组做更深入的讨论。
4.若时间允许，可针对几项焦点问题，展开进一步的行动计划，把大家的智慧化为行动。
开放空间会议把尊重人，及相信每个人都能有所贡献的理念，透过具体的形式(游戏规则)展现出来，进而引发许多颇具建设性的走向行为。「理念─形式─行为」成为一种良性循环的增强回路，带动整个会议的气氛，爆发出一股惊人的生命力。
开放空间会议让我见识到「组织学习」新的展现，对于有意推动学习型组织的企业，值得一试!
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