方法 | 巧用SPADES模式，做好培训项目管理
2018/11/16 17:15:52 YUNZHI学习场
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将实用的项目管理(project management)原则引入培训设计，将能有效提高项目的成功率。
过去我一直相信，我所推动的培训与发展项目是“成功”的。然而，我发现我所谓的“成功”和别人想的不大一样。我以为只要达到了预期的学习目标就是“成功”，但实际上，项目中的一些环节没能在期限内完成，预算也有点超标，而这些在别人眼中可不是小问题。
后来，我学习了项目管理相关的知识，并逐渐尝试把它们融入到培训工作中。很快我发现项目运作更有效率，我不仅能够实现培训目标，还能够满足公司的期限和预算要求。
将项目管理融入培训设计程序
每个培训专业人员都有自己偏好的课程设计方法。其中，绝大多数人青睐ADDIE模式(Analysis分析—Design设计—Development开发—Implement实施—Evaluation评估)。然而，我不得不指出，无论是ADDIE还是其他的教学系统设计(ISD)模式，其实都不够完整。
作为培训专业人士，我们所面对的问题不只是改善学习体验。事实上，如果我们只关注学习本身，那就犯了以管窥天的毛病。记住，培训项目本身终究是一个“项目”，我们管理培训项目的方式，和企业内部其他人员管理项目的方式并无不同。因此，我们必须学会将项目管理技巧融入日常工作。
何为项目管理
项目管理(project management)是讲如何有效运用人力和其他资源，在特定时间里完成某项特定的工作。一般而言，“项目”有明确的开始和结束时间点，也会有较为明确的预算、团队及管理者。创造并实施一项培训方案的过程，完全符合项目的定义。
我们希望能和企业内部其他部门的人员平起平坐，并得到高管的重视，就必须懂得他们的语言。除了培训本身，我们还需懂得时间表、预算、资源等知识。我们当然需要达成培训目标，但同时也必须满足项目本身的时间和预算要求。美国项目管理协会(PMI)把项目管理的过程细分为五个主要环节和十个主要知识点。
美国项目管理协会(PMI)是世界领先的非营利性质项目管理专业机构。PMI致力于收集各个领域先进的项目管理经验，并转化为可供任何人学习并运用的行业标准。同时PMI也提供全球最权威的项目管理资格认证。
五个环节分别是启动(Initiating)、计划(Planning)、执行(Executing)、监督与控制(Monitoring and controlling)、结束(Closing)。有些环节耗时较长，有些则较短，但所有项目都包含这五个步骤。这五个环节保证了项目能够正确地开始和计划、恰当地执行和管理，并最终完美地结束。
PMI定义的十个知识点包括整合(integration)、范围(scope)、时间(time)、成本(cost)、质量(quality)、人力资源(human resources)、沟通(communications)、风险(risk)、采购(procurement)及利益相关者(stakeholders)。项目设计和运行过程中所涉及的问题，基本上都可以归类在这十点当中。当然，并不是每个项目都会涉及这十大知识点。例如，如果你的项目并不需要从外界采购任何东西，那么也许就用不上“采购”这部分的知识。
事实上，虽然项目管理方面的知识对我们培训专业人员很有帮助，但我们不可能仅仅仰赖PMI定义的这些程序和知识，就创造出成功的培训项目来，而需要结合两个领域的知识。SPADES模式，就是把传统的ADDIE模式和项目管理的精髓结合起来，创造出的更为全面的培训设计方法。
SPADES集培训管理与项目管理长处于一身
SPADES是指开始(Start)、规划(Plan)、管理(Administer)、开发(Development)、实行(Engage)、终止(Stop)。其中的各个环节与传统ADDIE模式基本对应，但加入了项目管理方面的技巧，以确保项目能够满足所有人的期望。
由于每个培训项目都是独一无二的，因此你未必需要全面用到以下所提的所有知识。然而，每个项目所经历的环节基本是一致的。
1开始
开始阶段是为整个项目打好基础。首要工作之一，是明确培训项目的利益相关者，哪些人会与你的项目产生联系，你第一个想到的当然是培训师和学员。不过，还需想深一层。
例如，你的上级是否会和项目产生直接联系，学员们的上级呢？随着项目的推展，是否会改变学员与顾客或其他人员互动的方式，你的项目是否会用到别人的资源(例如，内容专家Subject Matter Experts)。
所有会和项目产生联系，或受到项目影响的人，都是利益相关者。而这些人都会对你的项目进展及往后产生的结果充满兴趣。
需求分析(need analysis)也是这个阶段的重要工作。你必须明确当前状态与项目所期望达成的目标之间的差距(gap)，并找出衡量差距的方式。需求分析的结果与往后的项目评估指标密切相关。
2规划
在规划(Plan)阶段，最重要的工作是明确你的团队所要完成的任务，以及所需的资源。在一个运作良好的项目中，项目经理应该制定详尽的规划，其中涉及到详细的任务、沟通、预算、风险、采购及资源等。
任务计划有助于排定工作进度，并确定所需的时间。提前了解这些是非常重要的，因为说不定公司只给你三个月的时间，但你却发现需要四个月才能完成。
如果做好规划，就能提前知道需要多少时间，有助于往后和其他利益相关者维持良好的关系，并避免进度落后。任务计划不仅涉及需要多少时间，还与你需要的资源有关。
培训项目往往需要依靠内容专家(SMEs)来提供课程内容和指引。任务计划可以让你知道何时会需要内容专家的协助，可以提前通知他们，让他们留出时间做好准备。总之，一个清晰的计划会告诉你哪些事情会在什么时候发生，即使没有按计划发生，你也可以迅速做出调整。
3管理
事实上，管理(Administration)工作贯穿在培训项目的每个环节之中。最明显的例子就是沟通(communicating)，项目经理花费大量的时间和团队成员、利益相关者、用户、供应商以及其他专业人士沟通。因此，项目经理需要知道每个人的沟通习惯和期望，这有助于项目经理安排合适的沟通方式，也许是每周一次的正式汇报，也可能是非正式的口头谈话。
沟通也是项目经理掌控整个项目的基本方式。项目经理需要随时确保每项任务都按期、按预算完成。如果没有及时发现，项目初期一点点的拖延或者浪费，都有可能最终导致整个项目无法按时完成或者预算失控的结果。
4开发
开发(Development)这个环节应该算是培训项目特有的一个步骤。这包括我们很熟悉的课程设计及开发环节。
设计(design)就是创造整个课程框架或培训方案的过程，包括评估指标和培训方法的设计、制定课程主题与目标，以及确保课程能够满足学习需求等。
开发(development)是把课程设计转化为具体的课程内容。例如，设计在线课程模块，或者课程设计人员编写具体的课堂培训材料等。
5实行
实行(engagement)阶段与ADDIE模式的“实施”阶段类似。当然，这个阶段也涉及到很多评估与分析工作。如果是在线课程，这一阶段就是从课程上线、学员上课时开始；如果是传统的课堂授课，则是从第一堂课起算。
在开始规划项目时，就要明确项目的结束时间。有些培训课程是会不断重复、再重复的，但这并不意味着培训项目本身也不会结束。例如，你也许开发了一项新员工入职培训课程，这个课程往后会每周不断地重复(只要有新人员加入公司)，永无止境。但这并不是说这个项目也永无止境(否则就不算是一个“项目”了)。
事实上，当课程真正上了轨道并顺利运作后，也就到了培训设计项目结束的时候。当项目阶段结束以后，往后的培训工作就转由日常运营部门的人员来负责。
6终止
项目的终止(stop)是极为重要，却经常被项目经理忽略的步骤。在这一阶段，项目经理需要和每个利益相关者充分沟通，确认该项目的所有目标和期望是否都已经完成。
如果每个人都很满意，所有目标都已经实现，你就可以认为项目是“成功”的。如果并非所有人都满意，这就给了你一个发掘错误并反思的机会，让你进一步完善往后的其他项目。
当然，项目经理还应该确保所有文件工作都已经完成并归档、所有货款都已付清、所有资源都已物归原主。此外，对培训项目而言，还需要保证整个课程已经顺利交接给日后负责运营的人员，并能够持续运作了。
结语
如前所述，ADDIE和其他类似的模式只能确保我们能够实现培训目标，却无法保证项目能够准时、按预算完成。因此，想要获得更多的支持以及认可，培训专业人员必须拥有更广泛的知识和视角。
作者简介
阿兰.哈里斯(Allan Harris)：知名课程设计师、项目经理以及培训专家，拥有美国PMI认证的项目管理师(Project Management Professional，PMP)资格。
编译|陈致中 摘编自|《T+D》出处|《培训》封面图|摄图网
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